Журнал регистрации трудовых договоров

Что представляет собой журнал учета трудовых договоров и соглашений к ним?

На крупных предприятиях количество трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним может быть огромным, и чтобы не держать их все под рукой, кадровому инспектору легче обзавестись дополнительным кадровым регистром — журналом учета, куда в хронологическом порядке вносится информация как о самих договорах, так и о допсоглашениях к ним.

О форме трудового договора подробно рассказано в этой статье.

Так систематизируются сведения о приеме и увольнении работников, а также об изменениях условий труда.

ВАЖНО! Ведение указанного журнала не является обязательным требованием трудового законодательства, однако оно может существенно помочь кадровику в его работе с персоналом.

Способ ведения журнала регистрации договоров выбирается каждым кадровым работником самостоятельно. Это может быть и тетрадь, приобретенная в магазине, а могут быть скрепленные между собой листы бумаги, например, формата А4. Но во всех случаях журнал регистрации нужно будет прошить, пронумеровать и скрепить подписью руководителя или другого уполномоченного лица.

На журнале должно быть отражено следующее:

  • наименование работодателя;
  • даты начала и окончания ведения журнала;
  • Ф.И.О. ответственного лица и его подпись.

В остальном оформление журнала будет зависеть от пожеланий самого кадровика и особенностей его работы.

9 видов приказов, которые отражаются в журнале

Любой приказ представляет собой правовой акт внутреннего действия, который обычно издается руководителем компании, ее обособленного подразделения, филиала. Приказы классифицируются по разным признакам, в том числе и по сфере, которую они регулируют. Например, они могут касаться личного состава, материальных средств предприятия. Вместе с тем выделяют большую группу приказов, которые регламентируют сложные, комплексные вопросы, касающиеся всей компании в целом. Их называют приказами по основной деятельности. Выделяют несколько разновидностей таких документов:

  1. О назначении директора.
  2. Об образовании подразделения компании.
  3. О введении в действие разработанного штатного расписания.
  4. О введении системы перечисления заработной платы путем безналичных платежей.
  5. Об инструкциях по заполнения расчетного листка.
  6. Об учреждении правил трудового распорядка.
  7. О сокращении 1 или нескольких работников.
  8. О мерах по охране информации, которая составляет коммерческую тайну.
  9. Об учреждении коллективной материальной ответственности работников.

Мнение эксперта Озерова Марина Юрист, специализация наследственные, семейные, жилищные делам Полный список приказов по основным видам деятельности .

Есть и другие виды, которые также относятся к основной деятельности – они подлежат фиксированию в журнале регистрации. К тому же не следует путать разные типы документов. Например, если вступает в силу акт об утверждении ключевого сотрудника, чья должность прописана в уставе (это может быть не только директор, но и главный бухгалтер, начальник службы охраны), такой приказ следует зарегистрировать именно в журнале по основной деятельности, а не по личному составу.

Еще один важный момент – документы, связанные с основной деятельностью и с административно-хозяйственными вопросами регистрируются отдельно, потому что последний хранятся в течение 5 лет. Что касается первой группы актов, их следует хранить постоянно (не менее 75 лет). В течение этого же времени хранится и журнал.

Образец записи в журнале: инструкция по заполнению

Фиксирование записи о создании приказа обязательно, потому что в этом случае документ окончательно вступает в силу. Таким образом, запись придает ему юридическую силу как внутреннего нормативного акта, обязательного к выполнению в пределах всего предприятия или конкретного его обособленного подразделения. К тому же благодаря упорядоченной системе фиксирования существенно упрощается поиск нужного документа среди тысяч бумаг, подобных ему.

Титульный лист

На титульном листе ответственное лицо прописывает:

  1. Название компании, ее организационная форма. Допускаются общепринятые сокращения – ООО, ПАО и другие, например: ООО «Дольче вита».
  2. Дату, когда был заведен документ. Она может не совпадать с началом календарного года, что нормально.
  3. Дату, когда был окончен документ (заполнена последняя страница). После этого журнал передают в архив на долгосрочное хранение (не менее 75 лет).
  4. Ответственный за ведение – должность, фамилия, инициалы.
  5. В графе «срок хранения» указывают «постоянно».

Записи о приказах

Порядок формирования записи можно установить самостоятельно, поскольку к форме нет строгих законодательных требований. Обычно все записи фиксируются в табличном виде; указывают такие сведения:

  1. Номер документа – нумерация идет в сквозном порядке, с начала и до конца года. Документы, информация о которых фиксируется в разных журналах, имеют разную нумерацию – свой порядок есть в документах по основной деятельности, по личному составу и т.п.
  2. Далее следует дата издания документа – с этого дня он обычно и вступает в силу.
  3. Затем приводится название заголовка (в точности, как в приказе). Здесь же можно прописать краткое содержание.
  4. Отмечают количество листов и приложений через косую черту «/».
  5. В графе «ответственный» прописывают фамилии и инициалы сотрудников, которые отвечают за выполнение изданного приказа.
  6. В графе «ознакомить» – фамилии и инициалы сотрудников, которые в письменном виде (под подпись) должны ознакомиться с текстом документа.

По желанию можно вставить и графу «Примечания», где по необходимости прописываются краткие комментарии к изданным приказам.

Последняя страница

После того, как журнал будет окончен, необходимо оформить окончание его ведения. Для этого сначала нужно прошнуровать все страницы и скрепить их шнуром. Затем прописывают количество листов (а не страниц), ставят дату и подпись с расшифровкой (фамилия, инициалы). Эти записи вносит ответственное лицо, которое вело журнал в течение всего его периода (или лицо, замещающее этого сотрудника).

Зачем нужен журнал учета документов

Все деловые бумаги, составляющие документооборот компании, являются документами, то есть, имеют юридическую значимость. Составляются они с различными целями — информационными, распорядительными, инструктивными, заявительными и пр.

Почти во всех случаях обработки и использования документов необходим контроль над их исполнением. Он может быть осуществлен только в том случае, когда документ прошел внутреннюю регистрацию, то есть, ему был присвоен регистрационный номер и сведения о нем были внесены в журнал учета документов.

Процедура регистрации

Все процедуры, составляющие процессы создания, получения и обработки документов, строго регламентированы. Это основное условие их юридической силы. Порядок регистрации деловых бумаг установлен ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Согласно этому стандарту, регистрация документа — это внесение учетных сведений о нем в реестр, имеющий установленную форму.

Сведения, в том числе, фиксируют факт создания документа, его получения, отправления или передачи для исполнения. При этом для точной и однозначной идентификации, документу присваивается учетный регистрационный номер — специальный реквизит, считающийся обязательным. Такими реестрами являются журналы регистрации.

Процедура регистрации обязательно проводится в отношении большинства документов. Она необходима для:

  • учета;
  • контроля над исполнением и выполнением тех задач, для которых создан документ — например, ознакомления, применения в работе или принятия к сведению;
  • поиска, анализа, отчетной работы с документами.

К тем видам документов, сведения о которых не вносятся в журналы регистрации, можно отнести:

  • печатные издания, имеющие информационный и рекламный характер — газеты, журналы, брошюры, буклеты, листовки и пр.;
  • прайс-листы и прейскуранты, присылаемые без сопроводительных писем;
  • копии информационных изданий и материалов, присылаемые с целью ознакомления;
  • поздравительные телеграммы, письма и адреса;
  • программы тренингов, курсов, семинаров, совещаний и конференций;
  • пригласительные билеты;
  • личная корреспонденция, присылаемая на адрес компании.

Документы, требующие регистрации и внесения в журналы регистрации, подразделяются на входящие и исходящие. Регистрация входящих бумаг осуществляется после первичного просмотра, распределения и обработки. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов», введенным в действие с 3 марта 2003 года, регистрационный номер и дата регистрации составляют обязательный реквизит, имеющий порядковый номер 12. После присвоения регистрационного номера основные сведения сведения о документе вносятся в журнал учета документов.

Обратите внимание: с 1 июля 2017 года ГОСТ Р 6.30-2003 будет заменен новым ГОСТом Р 7.0.97-2016.

Виды журналов учета документов

Исходящие документы, создаваемые и подписываемые в компании, должны регистрироваться в день подписания. Регистрация и внесение учетной записи в журнал учета документов производятся одновременно. При этом следует учитывать, что регистрация может быть произведена только после того, как документ будет полностью оформлен, то есть, заполнены все реквизиты, являющиеся обязательным для данного вида деловых бумаг. В частности, это касается поля «Согласовано» или «Утверждаю».

Как правило, сведения о разных видах документов вносятся в разные журналы. Именно поэтому на предприятии могут быть оформлены следующие виды журналов регистрации;

  • приказов по основной деятельности;
  • приказов по личному составу;
  • распоряжений по основной деятельности;
  • распоряжений по личному составу;
  • первичных документов;
  • нормативных документов;
  • учета выдачи документов;
  • справок и копий документов, выданных работникам;
  • поступления и выбытия электронных документов;
  • входящей корреспонденции;
  • исходящей корреспонденции;
  • приказов о направлении сотрудников в командировки.

Понятно, что все виды регистрируемых документов могут иметь разный состав сведений, которые необходимо отразить в журнале. Форма журнала учета документов не утверждена на государственном уровне, поэтому у работодателя имеется возможность разработать и утвердить ее самостоятельно, локальным нормативным актом, регламентирующим документооборот на предприятии.

Недостатки и преимущества ведения бумажного журнала учета документов

Учет документов на предприятии также может вестись в карточной и электронной форме. В компаниях, где документооборот невелик, чаще всего используется журнальная форма, в которую вносятся записи о документах, имеющих наиболее высокий статус и приоритет. Так, например, законом установлена обязанность работодателя по ведению журнала учета трудовых книжек и вкладышей в них.

В бухгалтерии также ведутся журналы учета первичных документов, потеря которых чревата для компании крупными неприятностями.

Кроме того, журналы используются и в том случае, когда необходимо зарегистрировать документы, имеющие гриф секретности, коммерческой или служебной тайны.

Как правило, в журнале предусматривается отдельная графа, в которой сотрудник, получающий документ на исполнение, проставляет собственноручную подпись с указанием даты. Эта подпись является подтверждением принимаемой на себя сотрудником ответственности за сохранность и сроки исполнения документа.

Минусы ведения журнала в бумажной форме

Неудобство ведения журнала учета документов в бумажной форме заключается в невозможности одновременного доступа к нему нескольких работников. Если документопоток компании большого объема, процесс внесения записей в журнал может занимать много времени. Кроме того, по «бумажному» журналу затруднен поиск нужного документа, особенно, если не соблюден порядок внесения записей и регистрационные номера не расположены по порядку.

Как следствие — затруднен и контроль над своевременностью обработки и исполнения документов.

Выход в этом случае такой: на предприятии необходимо организовать автоматическую форму регистрации документов, дополнив ее журналами регистрации для тех из них, которые имеют наибольшую важность. В таком случае, при комбинированном способе учета, целесообразно завести только один журнал учета выдачи документов, в котором будут регистрироваться сведения о выданных документах и проставляться подписи лиц, получивших их на руки.

Журнал вводного инструктажа по охране труда: структура документа

Рекомендуемая форма рассматриваемого документа утверждена приложением № 4 к ГОСТ 12.0.004-90. Главный ее элемент — таблица, в которой предполагается указание:

  • наименования организации;
  • даты проведения каждого инструктажа;
  • Ф.И.О. инструктируемого специалиста, года его рождения, профессии, специализации;
  • наименования структурного подразделения фирмы, в которое направляется инструктируемый;
  • Ф.И.О. и должность человека, который проводит инструктаж.

По факту проведения каждого инструктажа в журнале ставят подписи инструктируемый сотрудник и инструктор.

Существует ряд нюансов относительно заполнения рекомендуемой ГОСТ 12.0.004-90 формы документа:

  • в журнале может присутствовать графа с указанием подразделения фирмы, в котором работает инструктируемый (в том числе и вместо той графы, где отражается, куда он направляется в целях получения инструктажа);
  • если инструктаж получает группа сотрудников, то Ф.И.О. инструктора может быть указано только 1 раз напротив списка имен этих сотрудников (так же, как и место проведения инструктажа), но расписаться должны все участники инструктажа.