Заполнение трудовой книжки

Содержание

Образец заполнения трудовой книжки 2017

Образец покажет, как заполняется трудовая книжка по разделам, и как должна выглядеть титульная страница.

Документ содержит три части:

  • титульная часть — основные сведения о работнике;
  • сведения о работе — информация о принятии на должность, переводе и увольнении;
  • сведения о награждениях.

Титульный лист выглядит следующим образом:

Пример заполнения второго раздела (о том как, правильно внести запись об увольнении подробнее рассказано в этой статье):

Трудовая книжка – важный документ, который подтверждает трудовой стаж и опыт работника. Бережно хранить этот документ и делать в нем грамотные записи – прямая обязанность работодателя. Сегодня запись в трудовую книжку уполномочены производить не только юридические лица, но и индивидуальные предприниматели, поэтому вопрос о правильности ее оформления стал еще более актуальным.

Как оформить трудовую книжку впервые

Если ваш новый сотрудник только начинает свою трудовую деятельность, скорее всего, вам придется оформлять ему трудовую книжку с «нуля». Приобрести новый бланк трудовой можно в магазине канцтоваров.

Начинать оформление следует с заполнения титульного листа. С ним обычно не возникает сложностей – правильно и в соответствии с паспортом заполняем строки под фамилию, имя и отчество, а также дату рождения. Образование и профессия проставляются в соответствии с документом об образовании. Далее ставится дата заполнения, а также подписи будущего владельца трудовой книжки и лица, ее заполнившего. На месте для печати ставят оттиск печати организации, оформившей трудовую, либо оттиск печати отдела кадров (при ее наличии).

Как правильно оформить трудовую книжку: прием на работу

Запись о приеме на должность делается в разделе «Сведения о работе». Для начала в графе 3 следует записать полное наименование организации-работодателя, а если в Уставе есть краткое название – привести его тут же, в скобках. Если в трудовой уже есть запись о предыдущих местах работы, писать заголовок нужно в первой же чистой и свободной строке – не надо «залезать» на чужие подписи и печати.

Сразу же под этим заголовком, на следующей строке следует последовательно заполнить:

Графа 1 – порядковый номер записи, т.е., следующий номер после предыдущей.
Графа 2 – дата приема на работу. Не дата заполнения трудовой книжки, а
именно дата вступления в должность!
Графа 3 – тут делается запись о принятии сотрудника на работу. Стоит помнить, что название должности и специальности должно указываться в полном соответствии с договором.
Графа 4 – для реквизитов приказа о приеме на работу. Обязательно проставьте номер и дату документа.

Примерная запись о приеме на работу будет звучать так: «Принят на должность электрика 1-го разряда». Если в договоре прописано, что человек принимается в конкретный отдел, это должно прозвучать в формулировке записи, например: «Принят в машинный цех на должность старшего механика».

Во всех остальных случаях запись в трудовую делается аналогично, при этом меняется только сама формулировка записи. Также, если один работодатель заполняет книжку неоднократно, то заголовок со своим наименованием он указывает только один раз – в самом начале взаимоотношений с владельцем книжки.

Как правильно оформить трудовую книжку: перевод на другую работу

Запись о переводе на другую работу производится только в том случае, если это перевод на постоянное место работы. Временные переводы в трудовой книжке не отражаются.

Работника могут перевести как в рамках одного отдела, так и в другое структурное подразделение. Если новая должность при переводе в другой отдел называется абсолютно так же, как и прежняя, информацию о ней все равно следует отразить в записи.

Например, при переводе сотрудника в его трудовой пишут:
«Переведен на должность старшего бухгалтера»
«Переведена на должность заместителя директора в финансовый отдел»

Как правильно оформить трудовую книжку: увольнение

Запись об увольнении производится в последний день работы сотрудника. Увольнение по инициативе работника, т.е. по его собственному желанию делается на основании пункта 3 первой части статьи 77 Трудового кодекса.
Например, запись могла бы звучать так:

«Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»

Внизу записи расписывается лицо, ответственное за ведение трудовой книжки, делается расшифровка его должности и ФИО, а также ставится круглая печать организации или ИП (в последнем случае – при ее наличии).

Ниже работник ставит свою подпись, подтверждая, что ознакомлен со всеми сделанными в его трудовой книжке записями.

Вот такие премудрости ожидают работодателя при оформлении трудовой книжки работника. Организация или предприниматель несут полную ответственность за хранение этого документа и обязаны после увольнения работника выдать ему трудовую со всеми соответствующими записями. При этом если сотрудник не может получить ее лично – документ высылается ему по почте, и с этого момента ответственность за задержку выдачи трудовой с работодателя снимается.

Василиса Мезенцева

Статья раскроет основные моменты, связанные с правилами заполнения трудовой книжки. Для чего необходим документ, как правильно его заполнить, и кто этим занимается – далее.

Трудовая книжка – основной документ, содержащий сведения о трудовой деятельности и стаже человека. Правильное заполнение документа позволит избежать трудностей.

Каким образом заполнять трудовую книжку? Какие новые правила заполнения трудовой книжки в 2017 году?

Что нужно знать

Трудовая книжка должна быть у каждого гражданина. Она информирует нового работодателя об имеющемся опыте человека, а также дает возможность подсчитать трудовой стаж.

Во время работы документ находится в организации, на руки сотруднику он не выдается до момента увольнения.

В книгу вносят всю информацию, касающуюся работника – , повышение, награды, перевод в другое структурное подразделение и прочее.

Основные моменты

В настоящее время принят законопроект, согласно которому трудовые книжки отменят в 2017 году.

В первую очередь, это касается индивидуальных предпринимателей и тех компаний, в которых работает не более 15 человек.

Для самих работников и работодателей отмена трудовой книжки имеет массу преимуществ. Для сотрудников:

Для работодателей отмена трудовых книжек принесет:

Назначение документа

Наличие этого документа и правильное его оформление играют немалую роль как для сотрудника, так и для работодателя. Трудовая книжка – документ, в котором содержатся записи о трудоустройстве человека.

Согласно Трудовому кодексу, этот документ выполняет ряд функций:

  • отображает стаж и опыт человека (в дальнейшем понадобится для установления размера пенсии);
  • содержит информацию об образовании сотрудника;
  • показывает данные о награждениях и ;
  • дает возможность работодателю узнать причины, по которым человек был уволен с предыдущих должностей.

Трудовая книга – официальное подтверждение трудового стажа человека.

Действующие нормативы

Нормативные документы, регулирующие правила заполнения документа:

Правила оформления трудовой книжки

При заполнении трудовых книжек следует придерживаться таких правил:

Запись должна сопровождаться подписью руководящего лица организации. Печать также обязательна. Это может быть печать предприятия или отдела кадров.

Главное – чтобы на ней было название и адрес организации. При взятии в банке может потребоваться копия документа. Ее также необходимо уметь правильно оформлять.

Правила оформления копии трудовой книжки подразумевают ее заверение сотрудниками кадровой службы. Заниматься этим может и начальник отдела, и обычный специалист.

Сначала необходимо сделать копии всех страниц, начиная с титульной. Копия незаполненных страниц не нужна. Следующий этап – заверение копии.

На последнем листе ставятся такие записи:

  • копия верна;
  • продолжает действовать;
  • должность работника;
  • его подпись и расшифровка;
  • дата заверения.

На каждом листе проставляется печать. Она должна касаться записи и подписи, в противном случае (если будет стоять на пустом месте) документ будет считаться недействительным.

Чтобы не ставить запись на каждом листе, копию книжки можно заверить по-другому – скопировать листы, сшить их и пронумеровать.

На последний лист наклеивается специальный бланк, на котором указывается число сшитых страниц и ставится подпись , печать организации.

При приеме на работу

При устройстве на работу записи вносятся в 3 графу «Сведения о работе», где указывается:

  • наименование организации;
  • дату принятия на работу;
  • название должности и реквизиты документа, по которому осуществляется прием.

Сначала необходимо заполнить титульный лист по предъявлению паспорта. Необходимо вписать:

  • дату рождения цифрами;
  • образование – на основании аттестата или диплома;
  • специальность – ту, которая написана в дипломе;
  • дату заполнения;
  • подпись и печать.

Для правильного внесения записи о приеме на работу понадобится 2 документа – и приказ.

Датой приема на должность считается дата заключения соглашения с работодателем.

При увольнении

В случае освобождения от должности сотрудника работодатель обязан вернуть на руки сотруднику его трудовую книгу.

При увольнении записи производят следующим образом:

Запись в трудовой книжке должна быть такой же, как и в приказе на увольнение. Также указывается ссылка на статью Трудового кодекса, которая раскрывает причину увольнения.

С записью необходимо ознакомить сотрудника. Тот должен проверить ее на наличие ошибок. После внесения записи ставится подпись работника, проверяющего и печать предприятия.

Заполнение документа при увольнении должно содержать такие записи:

Трудовая книжка выдается на руки в день увольнения.

Как быть с дубликатом

Бывают ситуации, когда человеку необходим дубликат трудовой книжки. Его составление – вынужденный процесс, возникающий при утере оригинала.

Причины, по которым создается дубликат книжки:

В порче или утрате трудовой книжки может быть виноват и работодатель, и сотрудник.

При поступлении на работу трудовая книга отдается на хранение в кадровую службу организации или руководителю.

Видео: оформление трудовой книжки, лекция для кадровиков
Если документ теряется по их вине, работник вправе привлечь к ответственности административного типа и потребовать дубликат. Составляют они его самостоятельно – собирают справки, выписки, приказы.

Если документ испорчен по вине работника, то оформлением дубликата он занимается самостоятельно. Перед этим он должен написать заявление. Составляется оно в произвольном виде.

Чтобы оформить дубликат, необходимо собрать такие справки:

  • из архива;
  • данные из налоговой и трудовой инспекции , Пенсионного фонда ;
  • ксерокопии заключенных ранее трудовых соглашений;
  • справки с предыдущих работ;
  • выписки из и .

При заполнении дубликата трудовой книжки важно соблюдать правила. Главное – на титульном листе должна быть надпись «Дубликат».

Не стоит забывать, что в жизни человека могли произойти изменения – смена фамилии, получение образования и прочие. Это необходимо учесть в дубликате книжки.

Данные нужно вносить не со слов владельца книжки, а на основании собранных справок. Если человек не хочет собирать справки, он может завести новую трудовую книжку.

При заполнении документа предыдущие записи не нумеруются. Первая запись о приеме на работу должна быть именно той организации, в которой оформляется дубликат.

Заполнение вкладыша

Вкладыш в трудовую книжку представляет собой дополнительный лист. Его составляют, когда страница книжки заполнена полностью.

Это не самостоятельный документ. Если в трудовой книжке не стоит отметка о получении вкладыша, он будет считаться недействительным.

При его заполнении стоит учесть следующее:

Оформлением занимается отдел кадров. В трудовую книжку вкладыш подшивается. Чтобы получить вкладыш, сотрудник должен написать заявление на имя руководителя.

Для вкладыша существует специальная форма. Другой его тип будет недействительным.

Книга учета движения трудовых книжек

Книга учета необходима для фиксации факта перемещения трудовых книг. Заполняет документ и хранит его отдел кадров организации.

Книга содержит следующие записи:

  • о принятии трудовой книжки нового сотрудника;
  • об оформлении трудовой книжки работнику (если устраивается впервые);
  • о выдаче дубликата;
  • об оформлении вкладыша;
  • о выдаче трудовой книжки на руки сотруднику (под его роспись).

Хранится журнал у ответственного за его хранение лица. Стандартная форма книги учета имеет 13 разделов:

Графа 1 Номер записи
Графа 2-4 Данные о дате трудоустройства (заполняется после 5 дней работы)
Графа 5 Личные данные сотрудника
Графа 6 Серия и номер книжки
Графа 7 Должность
Графа 8 Подразделение, в которое принят сотрудник
9 колонка Содержит сведения о приказе, на основании которого осуществлен прием на работу
10 графа Подпись ответственного лица
11 графа Заполняется, если за выдачу трудовой книжки сотрудник вносил плату
12 и 13 раздел Заполняют при увольнении работника

Ведется журнал только в бумажной форме, в электронном варианте ведение недопустимо. При внесении записей необходимо строго соблюдать нумерацию.

Записи делаются темными чернилами. Исправления недопустимы. В книге учета должна быть подпись ответственного за ее хранение лица и сотрудника, чья трудовая книжка сдается на хранение.

Наличие печати или пломбы;

  • заверительная подпись ответственного лица.
  • Заверять документ имеет право лишь руководитель организации. Исправления в книге недопустимы.

    Если сотрудник кадровой службы допустил ошибку, исправить ее можно 2 способами:

    Трудовая книжка является официальным документом, подтверждающим стаж работы человека. К ее заполнению стоит относиться серьезно, соблюдать требования законодательства.

    Основным документом при трудоустройстве является трудовая книжка. Если человек впервые устраивается на работу, то за предоставление соответствующего документа отвечает работодатель. В иных случаях обозначенное удостоверения предоставляет сам работник. Если соискателю необходимо всего лишь принести документ, то кадровые сотрудники должны знать все актуальные правила по оформлению страниц.

    Кроме стандартных моментов, таких как занесение записи о найме или об увольнении, в этом вопросе есть много нюансов – исправления, оформление вкладышей, регистрация, хранение и прочее. Разобраться с особенностями внесения обозначенных записей в рабочем документе трудящегося вам поможет настоящая публикация.

    Порядок и правила заполнения трудовой книжки

    Если гражданин отработал хотя бы в течение пяти дней в компании, то на его имя уже необходимо оформлять надлежащую запись в рабочее удостоверение трудящегося. Чтобы осуществить данную операцию без ошибок требуется ознакомиться с некоторыми правилами:

    • Для новых сведений используется сквозная нумерация;
    • Вносить информацию следует на русском языке;
    • Для иностранных компаний, функционирующих в РФ, может допускаться дублирование данных на родном языке для учредителей предприятия;
    • Сокращения не разрешены, а цифры нужно использовать арабские;
    • После каждой информации необходимо заверять ее при помощи печати. При использовании ручки можно применять следующие цвета чернил: черный; фиолетовый; синий.

    Особые правила существуют применительно к оформлению дат. Допустимый формат – ДД.ММ.ГГГГ. Изучать порядок ведения рабочего удостоверения подчиненного рекомендуется начиная с титульного листа. Там отмечаются личные данные, дата рождения, образование, профессия работника, после чего ставится печать.

    Заполнение трудовой книжки при приеме на работу – образец

    Важным моментом официального трудоустройства считается внесение записи о данном факте в рабочую книжку подчиненного. От того как будет оформлен соответствующий документ зависит начисление будущей пенсии сотрудника. Поэтому при найме на службу требуется придерживаться следующей процедуры внесения сведений в акт:

    • В средней части кадровиком записывается название компании и факт приема нового сотрудника;
    • Слева указывается – дата трудоустройства;
    • Справа – реквизиты приказа.

    Если рабочее удостоверение оформляется впервые, тогда следует знать особенности заполнения титульного листа трудовой книжки. Согласно с существующими правилами титульный лист должна оформлять та компания, которая считается для работника первым местом службы. Особенность титульного листа заключается в том, что кроме ФИО и даты рождения, обозначается уровень образования и специальность. Управляющий компанией и кадровик, заполняющий трудовую книжку, в завершении обязаны поставить свои подписи.

    Заполнение трудовой книжки при увольнении по собственному желанию 2017 — образец

    При увольнении подчиненного надлежит отразить данный факт в соответствующем рабочем удостоверении трудящегося. В подобном случае указывается, кто являлся инициатором прекращения сотрудничества (в данном случае – собственное желание подчиненного). При внесении данных в акт допускаются две формулировки – уволен и трудовой договор расторгнут.

    Образец заполнения трудовой книжки при переводе в другую организацию

    Сведения, которые касаются перевода вносятся сразу за информацией о приеме, если в период нахождения в штате организации человек не получал никаких наград и вознаграждений. Основанием перевода выступает приказ, ввиду этого в правой части необходимо сослаться на соответствующее распоряжение. Необходимо указать всю информацию, которая касается приказа, а именно: дата издания, порядковый номер.

    Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу у ИП

    Общие правила для индивидуальных предпринимателей никак не отличаются от норм заполнения, который установлен иных компаний. Напротив информации о приеме в рабочем удостоверении должна присутствовать ссылка на рабочую договоренность и сведения о ней. Также при заполнении можно сослаться на приказ, который будет считаться подтверждением найма на службу нового подчиненного. После включения соответствующей информации предприниматель ставит подпись и печать.

    Ошибки при заполнении трудовой книжки и их исправление

    Трудовая книжка – документ, отражающий историю трудовой деятельности работника и являющийся исходником для расчета стажа работы. Она должна быть выполнена на стандартном бланке и соответствовать установленному образцу.

    1.1. Как заполнить новую трудовую книжку?

    Новый документ оформляется гражданам, не имевшим ранее трудовой книжки, при приеме на работу. Заполнение происходит в их присутствии. По закону новая трудовая книжка должна быть заведена в течение семи дней с момента трудоустройства, если трудящийся проработал в вашей организации более пяти дней. С работника удерживается сумма, равная стоимости бланка трудовой книжки. Старые книжки на новые менять не рекомендуется.

    1.2. Как, какими чернилами, какой ручкой заполнять трудовую книжку?

    Запись производится аккуратно, без любого рода сокращений. Слова «распоряжение», «приказ», «переведен» и подобные пишутся целиком. Для обозначения дат, характеристик, выражаемых в числовом значении, используются только арабские цифры. Формат записи даты принятия на работу, увольнения и других действий – 08.04.2012 (пример).

    Для записи подходят перьевые, гелевые, шариковые (роллерные) ручки. Какими чернилами заполнять трудовую книжку? – Паста, гель, чернила должны быть водостойкими, устойчивыми к выцветанию, рекомендуемые цвета – синий, черный либо темно-фиолетовый.

    1.3. Кто должен заполнять трудовую книжку?

    Заполнением трудовой книжки занимается работодатель. Самостоятельно записи не производятся. Должностное лицо, ведущее и хранящее трудовые книжки работников на предприятии, назначается приказом директора организации.

    Это может быть сам директор, но чаще всего оформление этого документа находится в ведении отдела кадров, при отсутствии такового – назначенного бухгалтер.

    2. Образец заполнения трудовой книжки

    Для кадровых служб оформление, заполнение, хранение трудовых книжек регламентируется следующими постановлениями правительства РФ:

    • – № 225 – «О трудовых книжках» от 16.04.2003;
    • – № 51 – «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» от 06.02.2004;
    • – № 69 – «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10.10.2003.

    Для сотрудников вашего бизнеса да и для вас как для владельца бизнеса важно знать какие предусмотрены детские пособия в 2013 году?:

    2.1. Что заносят в трудовую книжку?

    В документ заносятся сведения о трудящемся: ФИО, должность, специальность, квалификация, информация о выполняемой им работе, записи о переводе на другую работу либо должность в рамках организации, увольнении.

    Также в документе отражаются награждения за успехи в труде, повышение квалификационного разряда. Информация о работе по совместительству вносят по желанию работника на основании представленных оформителю документов.

    Сведения о взысканиях не документируется, за исключением случаев, когда нарушение послужило причиной увольнения. Увольнение, то есть прекращение трудового договора, обязательно должно быть обосновано в трудовой книжке.

    ВИДЕО: Трудовая книжка

    2.2. Если неправильно заполнена трудовая книжка?

    Исправления вносятся по месту бывшей работы или на новом месте по предъявлению документов, подтверждающих обоснованность этого шага.

    В пометке должно быть указано, когда, кто исправил: ФИО, должность, дата, печать, «исправлено верно». Новому работодателю для обоснования исправления необходим официальный документ со старого места работы, подтверждающий допущенную ошибку.

    Зачеркнутая, неверная запись после исправления (внесения новой) не считается действительной. В пометке также указывается название подтверждающего исправление документа.

    3.Как заполнить дубликат, вкладыш трудовой книжки?

    3.1. Дубликат трудовой книжки

    Дубликат должен полностью соответствовать по действительному содержанию оригиналу.

    Исключения: неверные записи, записи послужившие причиной замены книжки, записи, которые невозможно восстановить по причине отсутствия соответствующих документов.

    На титульном листе новой книжки делается информационная надпись – «Дубликат», на старой, если таковая сохранилась, – «Взамен выдан дубликат…» с указанием серии, номера нового документа.

    Дубликат, то есть повторный экземпляр трудовой книжки, оформляется в случае;

    • – ее утери работником или работодателем;
    • – наличия записей, признанных недействительными (в том числе – о незаконном осуждении);
    • – невозможности дальнейшего ее использование (ветхость, повреждения)

    3.2. Заполняем вкладыш в трудовую книжку

    Если места для записей документе больше нет, то в него вшивается работодателем лист-вкладыш установленного образца (№ 225). Для оформления необходимы паспорт и документы, удостоверяющие образование, квалификацию, сотрудника.

    Вкладыш не является самостоятельным документом и рассматривается как часть трудовой книжки. В документе проставляется штамп «Выдан вкладыш» в обязательном порядке. Указываются номер, серия вкладыша.

    Заполняем титульный лист

    Титульный бланк трудовой книжки заполняется в двух случаях:

    • первое трудоустройство;
    • оформление дубликата.

    Образец новой трудовой книжки утвержден Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и с тех пор не менялся.

    Вся информация о владельце трудовой вносится чернилами черного, синего или фиолетового цвета. При заполнении необходимо указать:

    • Ф.И.О.;
    • дату рождения (ДД.ММ.ГГГГ);
    • образование и специальность;
    • профессию.

    Информация вносится на основании предоставленных работником документов: как там написано, так и пишем. Никакие записи «со слов» работника не пишутся и не вносятся. Текст должен быть написан аккуратно, разборчивым почерком. Не допускаются помарки и ошибки. Даты вносятся арабскими цифрами. На всякий случай напомним, какие документы работник должен вам предоставить при заключении трудового договора:

    • об образовании (если работа требует специальных знаний, умений и навыков);
    • о воинском учете (если лицо военнообязанное);
    • СНИЛС (если отсутствует — работодатель оформляет этот документ сам);
    • паспорт.

    Трудовая не указана в списке, хоть это и обязательный документ, но мы про него и пишем. Образец оформления трудовой книжки 2019 года вы сможете увидеть ниже.

    Все, что записано на титульном листе, заверяется подписью специалиста, ответственного за заполнение, ведение и хранение трудовых книжек. Здесь нужно сказать пару слов. В любой организации, вне зависимости от формы собственности и направления деятельности, на одного из работников будет возложена ответственность по оформлению и хранению трудовых книжек в рамках организации (подробнее см. пункт 45 правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Кто это будет — кадровик, бухгалтер, работник другой службы или сам директор — не имеет значения. Важно, чтобы такой человек был назначен приказом, который имеет такое же название — об утверждении ответственного лица за заполнение и хранение трудовых книжке и вкладышей к ним. Еще нюанс: целесообразнее назначить двух работников на это направление, потому что если работник один, он может и заболеть и в отпуск уйти, а второй как раз его на это время подстрахует.

    Далее ставится печать компании, если она есть. Ее оттиск ставится в специально отведенном для этого месте на бланке. Если печати нет, значит, не ставим.

    После того как кадровик внесет необходимые сведения, владелец документа в специально отведенной строке расписывается в знак согласия с тем, что все данные внесены верно. Если были допущены ошибки, то такой документ признается недействительным и подлежит уничтожению, а владельцу трудовой книжки выписывается новый бланк (за счет организации).

    Заполненный титульный лист трудовой книжки 2019 года выглядит так:

    А как же быть в ситуациях, когда работник меняет свои персональные данные? Не выкидывать же книжку… Да, этого делать не нужно, для этого случая законодательством предусмотрена возможность внесения изменений: старые данные работника на титульной странице мы аккуратно зачеркиваем (речь о Ф.И.О.), а на развороте трудовой аккуратно пишем новые сведения. Заверяем эту запись своей подписью с расшифровкой (если есть печать, ее тоже ставим). Более подробно, как заполнять трудовую книжку 2019 году в данном случае, написано в разделе III правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Необходимо иметь в виду и помнить, что исправление записей на титульном листе и в остальных разделах трудовой осуществляется разными способами.

    Заполняем раздел «Сведения о работе»

    После того как титульный лист заполнен, переходим к разделу «Сведения о работе». Здесь фиксируется:

    • наименование компании;
    • число, месяц, год внесения записей;
    • сам факт приема на работу;
    • передвижения по должностям;
    • переводы (на постоянной основе);
    • совместительство (по желанию работника по основному месту работы);
    • причины расторжения трудового договора.

    Записи в трудовой книжке 2019 года вносятся на основании приказа, который издает руководитель организации. Реквизиты документа указываются в отведенной для этого графе. Запись следует внести в течение 7 дней со дня издания распоряжения (при приеме, переводах, повышениях и т. д., при увольнении записи вносятся, как правило, в последний рабочий день, см. пункт 10 Правил, утвержденных Постановлением № 225). Порой специалисты путают сроки пять и семь дней. Пять дней — это срок, по истечению которого работодатель обязан завести на своего работника трудовую книжку (п. 3 Правил). Каждой записи соответствует свой порядковый номер. Не нумеруются только заголовки в разделе «Сведения о работе».

    Образец заполнения трудовой книжки (2019)

    Как внести запись об увольнении

    Согласно приказу нанимателя, в трудовую вносится запись (именно в том виде, который есть в приказе, без сокращений). Указывается основание увольнения (ст. 77 ТК РФ), например: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Пример заполнения трудовой книжки по данному основанию представлен чуть ниже.

    Если расторжение трудовых отношений имеет иные причины, например утрата доверия, то ссылка на статью поменяется, запись будет следующего содержания: «Трудовой договор расторгнут в связи с совершением виновных действий работником, непосредственно обслуживающим товарные ценности, дающих основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя, пункт 7 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации». Вне зависимости от причины ухода работника знакомят с этой записью и выдают бланк документа на руки.

    Запись заверяется подписью руководителя (или уполномоченного лица) с расшифровкой, ставится печать предприятия (при условии, что она есть). В знак ознакомления с записью работник также ставит в бланке свою подпись, указывает фамилию и инициалы. Расшифровка подписи — важный момент, так как фамилия должна совпадать с указанными на титульнике данными. После этого работник расписывается в книге (некоторые называют ее журналом) учета движения трудовых и вкладышей к ним.

    Правильное заполнение трудовой книжки (2019) исключительно важно, особенно в свете последних реформ пенсионного законодательства. ПФР не примет в работу документы, оформленные неправильно, или просто не зачтет период работы человека, оформленный с ошибками. Когда-нибудь мы все выйдем на пенсию, и не хочется это время тратить на исправление чужих ошибок.

    Трудовая книжка, заполнение, не ограничивается заполнением титульного листа и раздела о работе, трудовая содержит еще один раздел — сведения о награждениях и поощрениях.

    Нормативная база

    Согласно ст.16 ТК РФ между исполнителем должностных обязанностей и работодателем возникают отношения в момент подписания приказа о зачислении.

    Для заключения трудового договора по букве закона физическое лицо должно представить:

    • свой паспорт (в случае, когда это по любым причинам невозможно – иной документ, удостоверяющий личность);
    • трудовую книжку (если человек устраивается на свое первое место работы, она предоставляется непосредственно организацией работодателем);
    • СНИЛС;
    • все имеющиеся документы об образовании и прочие справки, подтверждающие степень квалификации;
    • военный билет.

    Предприятие может выдвигать собственные требования к пакету документов, необходимому для устройства в офис.

    Это право проистекает из ст.65 ТК РФ.

    Трудовая книжка особенно важна для строго учета занятости. Отвечать за ее сохранность и своевременно заполнение должен сам владелец.

    По закону, принимающая его на должность фирма обязуется выдать этот формуляр работнику в двух случаях:

    • При первичном поступлении на работу.
    • Если документ был утерян.

    Заполняется трудовая книжка согласно нормам, установленным в ст.66 ТК РФ. Не допускается замена формуляра на любые иные виды документов.

    Информация, подлежащая внесению в трудовую книжку, специфицирована в ч.4 ст.65 ТК РФ.

    Так, на страницы формуляра в обязательном порядке вносятся личные данные владельца, указывается занимаемая им на предприятии должность, сведения о всех перемещениях внутри предприятия, значительных событиях: награждениях, переводе, увольнении и зачислении.

    Ведение данного документа должно осуществляться по правилам, установленным в Федеральном законе от 29.12.2006 N 255-ФЗ.

    Там же определено, что трудовая книжка заполняется на русском языке, за исключением особых случаев, когда допускается двойное заполнение для жителей республик, имеющих свой национальный язык.

    Алгоритм заполнения формуляра указан в специальном Постановлении Минтруда России от 10.10.2003 N 69.

    Кто отвечает за ведение, учет и хранение?

    Оформлять и заполнять трудовые книжки по правилам действующего законодательства Российской Федерации могут только организации и частные предприниматели.

    После поступления на работу трудовая книжка передается в отдел кадров предприятия-нанимателя, и во все время, пока частное лицо трудится на этом предприятии, отвечают за хранение формуляра, его своевременное заполнение именно его сотрудники.

    При увольнении трудовая книжка выдается на руки работнику, и, тем самым, он отвечает за документ до момента, пока не устроится на новое место работы.

    При этом он должен расписаться в личной карточке и книге учета предприятия.

    Заполнять страницы формуляра самостоятельно он не имеет права.

    Отдел кадров в крупной фирме занимается учетом трудовых книжек рабочих. В более мелком предприятии такими полномочиями может быть наделен бухгалтер, секретарь или иное должностное лицо, официально уполномоченное на это приказом.

    Кто заполняет, если нет кадровика?

    В случае если на предприятии нет кадрового отдела или специально уполномоченного на совершение подобных действий лица, оформление, заполнение и необходимое исправление данных в трудовой книжке осуществляет непосредственно директор организации либо официально уполномоченное им лицо, обладающее необходимой квалификацией.

    Когда открывается?

    Трудовая книжка в обязательном порядке открывается в момент устройства на первую официальную работу.

    В этом случае на имя работодателя следует написать заявление с просьбой об оформлении формуляра на имя нового работника.

    Первое заполнение новой книжки производится в течение одной недели после подачи заявления в произвольной форме.

    Осуществляться оно должно только в присутствии лица, на которое оформляется документ, так как в этот момент вносятся все основные сведения личного порядка, и они должны быть оформлены корректно.

    Образец заполнения трудовой книжки в 2019 году

    Теперь давайте разберем основные моменты по заполнению трудовой книжки.

    Инструкция и основные правила

    Оформление трудовой книжки осуществляется согласно специальной инструкции Минтруда. С ее основными положениями полезно будет ознакомиться, чтобы не совершать ошибок, а так же, чтобы убедиться в том, что ведение формуляра производится по всем правилам.

    При первом заполнении трудовой на титульный лист обязательно должны быть перенесены следующие данные:

    • Ф.И.О сотрудника, так, как они записаны в предъявленном удостоверении личности.
    • Полная дата рождения.
    • Данные о полученном образовании
    • Если человек имеет диплом специалиста, то, на основании этого документа, вносятся сведения о профессии и специальности.

    Трудовая служит наиболее полным и актуальным отражением рабочего пути сотрудника, поэтому все значительные изменения в его трудовой и общественной жизни должны быть зафиксированы на страницах формуляра.

    В обязательном порядке отражаются следующие моменты:

    • факт приема сотрудника в штат с указанием точного названия занимаемой на данный момент должности;
    • факт перевода на другую должность, понижения или восстановления в прежней должности;
    • перевод на другое предприятие;
    • нарушение правил предприятия, установленного режима труда;
    • премирование за особые заслуги;
    • смена фамилии и имени;
    • дополнительно полученное образование, курсы;
    • изменения в названии организации работодателя;
    • факт увольнения с указанием причины.

    Графы трудовой книжки заполняются в строгом порядке:

    1. Каждой графе, за исключением раздела «Сведения о работодателе», присваивается порядковый номер.
    2. В соответствии с приказом о внесении изменений проставляется дата в формате число/месяц/год.
    3. Вносится непосредственно информация.
    4. Указывается номер и реквизиты, дата выписки приказа о внесении изменений в формуляр работника.

    Какой ручкой заполнять?

    Согласно пункту 1.1 инструкции, записи вносятся черными, синими, фиолетовыми чернилами.

    Ни в коем случае не допускаются чернила иных цветов.

    Можно ли заполнять трудовую книжку гелевой ручкой? Да. При заполнении страниц допустимо применение шариковой, перьевой, а так же гелевой ручки.

    Все прочие письменные принадлежности не подходят для оформления формуляра и приведут к его порче.

    Нумерация

    Нумерация сведений в трудовой книжке, согласно установленным правилам, осуществляется строго в порядке хронологии и никак иначе.

    Можно ли писать печатными буквами?

    Заполнение граф с данными осуществляется прописными буквами. Существует одно исключение, а именно: при проставлении подписи сотрудника на титульном листе, можно указать свою полную фамилию и сделать это печатными буквами, во избежание возможных вопросов и путаницы.

    Делать это надо аккуратно, без ошибок и помарок.

    Запись делается без сокращений, все слова должны быть указаны четко, разборчиво. Сведения, необходимые для внесения, должны быть указаны в соответствующих графах по правилам заполнения, заверены подписью лица, вносящего изменения и печатью кадрового отдела, либо печатью предприятия.

    Документы-основания

    Это документы, которые служат основанием для внесения дополнений и изменений в трудовую книжку.

    К ним относятся:

    • личные документы работника (удостоверение личности, свидетельство о заключении/расторжении брака, об образовании);
    • внутрирабочие документы (приказы о приеме на работу, об увольнении, повышении в должности, переводе и т.д).

    Титульный лист

    Титульник трудовой книжки следует заполнять с особой тщательностью. При наличии любых помарок и исправлений эта страница считается недействительной, книжка подлежит списанию и замене.

    На первой странице указываются следующие данные:

    • Ф.И.О. полностью, как указано в паспорте;
    • дата рождения, число и год прописываются арабскими цифрами, месяц – словом;
    • на основании документа об оконченном или продолжающемся образовании записывается его уровень;
    • вносится точное название профессии и специальности, так же основываясь на информацию из документов об образовании;
    • в самом конце листа ставится дата в указанном выше формате и личная подпись владельца трудовой книжки, подтверждающая точность всех указанных данных;
    • в обязательном порядке ставится подпись ответственного лица, печать организации или отдела кадров.

    Образец записи в трудовую книжку генеральному директору вы найдете в нашей статье.

    Как рассчитать отпуск авансом? Узнайте .

    Прием на работу

    Согласно ст.66 ТК РФ, работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

    При приеме на работу запись в трудовую вносится следующим порядком:

    • в первой графе проставляется порядковый номер текущей записи;
    • во второй проставляется официальная дата, с которой сотрудник считается зачисленным в штат (а не дата подписания приказа);
    • в третьей графе указывается полное и сокращенные наименования организации-нанимателя, а так же точное наименование должности, на которую назначается работник, указывается его квалификация;
    • в четвертую графу заносится номер и дата приказа о зачислении нового сотрудника в штат.

    Трудовая деятельность

    Все вехи трудового пути в обязательном порядке отражаются на страницах трудовой книжки.

    В неё заносятся сведения о повышении квалификации, изменении статуса работника, поощрениях и наградах.

    Студенту, не окончившему образования на момент поступления на работу, дополнительно вносятся сведения о полученной специальности после окончания курса и вручения диплома.

    Перевод

    При переходе с одной занимаемой должности на другую, в трудовой осуществляется соответствующая отметка. Надо помнить, что перевод может считаться законным только в случае наличия согласия самого работника.

    Различают следующие типы перевода:

    • внутренний – при этом работодатель остается прежним;
    • внешний – контракт с текущим работодателем расторгается, заключается новый трудовой договор.

    Перевод может быть постоянным и временным (к примеру, с целью замещения отсутствующего сотрудника):

    • При внешнем переводе в третьей графе указывают дату и номер приказа об увольнении из одной организации (полное название), дату и номер приказа о зачислении в другую организацию (полное название). Указание должностей в обоих случаях.
    • При внутреннем переводе третья графа заполняется так: «переведен на должность» – с указанием оной, название отдела, если необходимо.

    Внешний перевод

    Внутренний перевод

    По совместительству

    При работе в двух организациях в трудовой книжке обязательно регистрировать только одну, но допустимо фиксирование всех текущих позиций, занимаемых сотрудником.

    Для работника второй вариант наиболее благоприятен, так как позволяет добавить себе трудовой стаж, отражает опыт работы по специальности.

    В некоторых случаях это невозможно – если основной работодатель возражает против дополнительной частичной занятости сотрудников.

    Чтобы внести запись о дополнительной работе, сотрудник обязан представить по месту основной занятости справку, на основании которой будет сделана соответствующая отметка в трудовой.

    Справка должна содержать:

    • полное и сокращенное название организации;
    • наименование должности работника;
    • дата зачисления в должность;
    • реквизиты фирмы.

    Со справкой подается заявление в свободной форме и заверенная директором сторонней организации копия приказа о зачислении в штат.

    На основании этих документов основной работодатель издает приказ о внесении добавлений в трудовую книжку сотрудника.

    Впервые принятому работнику

    Делается запись на основании приказа о зачислении. В соответствующих графах указывается дата приема на работу, номер записи, название организации и занимаемая должность сотрудника, номер и дата выписки приказа.

    Так же при первом поступлении на работу заполняется титульник кадровым работником организации.

    Поощрения, благодарности и награды

    В течение своей трудовой деятельности работник может быть премирован и награжден по различным причинам.

    Обязательными к внесению на страницы трудового формуляра являются следующие события:

    • вручение государственных наград (в том числе присвоение почетного звания);
    • награждение дипломами, грамотами, знаками отличия;
    • ряд трудовых поощрений, прописанный в ТК РФ или предусмотренный внутри самой организации.

    Запись делается в графе 3 раздела «Сведения о награждениях». При этом указывается кем и когда, за какие заслуги был награжден сотрудник, прописываются реквизиты документа-основания.

    Так же происходит внесение записи о благодарности:

    Увольнение

    При увольнении сотрудника в графе 3 указывается основание для увольнения, записываются реквизиты приказа, на основании которого действие приведено в исполнение.

    Записи, сделанные за время работы в организации, обязательно должны быть заверены подписью и печатью руководителя до того, как трудовой документ будет выдан на руки работнику.

    Сокращение штата

    При увольнении по сокращению штата в трудовом формуляре производится запись о сокращении сотрудника на основании приказа с приведением реквизитов данного документа.

    Что делать, если ?

    Как написать заявление на неоплачиваемый отпуск 1 день? Смотрите .

    Может ли сгореть неиспользованный отпуск? Читайте .

    Восстановление в должности

    Если работник оспаривает в суде решение о его увольнении то, при вынесении благоприятного вердикта, он должен быть восстановлен в своей последней должности немедленно.

    Отказ исполнения решения суда ведет к административной ответственности.

    В трудовую книжку при этом вносится запись, на основании которой запись об увольнении следует считать недействительной. В качестве документа-основания указываются реквизиты исполнительного листа.

    Смерть сотрудника

    В случае смерти сотрудника, руководитель предприятия издает указ о расторжении трудового договора на основании факта смерти.

    После этого делается подробная запись в трудовой книге на основании документов:

    • Удостоверение личности покойного (паспорт).
    • Свидетельство о смерти.
    • Уставные документы предприятия.
    • Документы, предоставленные отделом кадров.
    • Бухгалтерия.

    Взыскания и выговоры

    Записи о дисциплинарных взысканиях не могут быть внесены в трудовую книгу законным порядком. В формуляр можно внести запись об увольнении с указанием причины, которой может быть дисциплинарное нарушение.

    Внесение изменений и исправления

    Как же происходит внесение изменений и исправлений уже устаревшей информации? Разберемся.

    При смене фамилии и присвоении квалификации

    Если происходит смена фамилии, имении, квалификации работника, то согласно п. 2.3 Инструкции изменения вносятся следующим образом: существующая запись перечеркивается одной чертой, поверх нее вписывается новая информация.

    Ее достоверность подтверждается названием и номером документа, на основании которого было произведено изменение (например, свидетельство о заключении брака). Корректива заверяется подписью работника и печатью предприятия.

    Переименование организации

    Хотя изменения названия организации работодателя никаким образом не влияет на изменение условий труда работника, согласно пункту 2.2 Инструкции эта информация должна быть внесена в трудовую книжку.

    Делается это следующим образом:

    • первая и вторая графы записи остаются незаполненными;
    • в третью графу заносится информация об изменении названия организации, где указывается прежнее и настоящее название в полном и сокращенном виде;
    • в четвертой графе проставляется дата и реквизиты документа, на основании которого она делается.

    Запись недействительна

    Если требуется исправить запись, сделанную в разделе «сведения о работе», следует помнить, что вычеркивать ее нельзя.

    После записи, содержащей ошибку, делается следующая по нумерации запись, проставляется дата внесения, а в графе 3 пишется: «запись №… считать недействительной», после чего следует исправленная, верная запись.

    Графа 4 заполняется двумя вариантами:

    • повторно дается сноска на номер и дату приказа, ставшего основанием для недействительной записи;
    • указывают номер и дату приказа, выданного с целью внесения изменений.

    Как сделать пропущенную

    Если в трудовой книжке по каким-либо причинам не была своевременно произведена запись об осуществленных изменениях, работник может обратиться с заявлением к работодателю, представив официальный документ, подтверждающий произошедшее событие, которое необходимо зафиксировать.

    При внесении данной записи указывается фактическая дата события. В остальном ТК заполняется по стандартному образцу.

    В случае, если работодатель отказывается вносить изменения задним числом, следует обратиться с жалобой в трудовую инспекцию.

    Устные заявления не могут быть основанием для внесения записи задним числом.

    Заполнили задним числом

    Чем грозит внесение записей задним числом? Для работника это может иметь негативные последствия, так как отражается на его стаже и, соответственно, начисление пенсии впоследствии может быть не в его пользу. Таких ситуаций стоит избегать по возможности.

    Делают ли запись в трудовой книжке о продлении срочного трудового договора? Узнайте из нашей статьи.

    Могут ли не отпустить в запланированный отпуск? Смотрите .

    Оформление дубликата

    При утере книги, ее порче (когда прочесть записи на страницах становится невозможно) необходимо оформить дубликат.

    Если утеря или порча произошла в момент, когда ТК находилась на руках у работника, то для восстановления документа следует обратиться к последнему работодателю.

    Для этого подается заявление по установленной форме, которое рассматривается в течение 15 рабочих дней. Дополнительно может потребоваться представить все имеющиеся сведения о предыдущих местах работы: справки о зачислении, увольнении, карьерных передвижениях, приказах.

    В новой трудовой книжке на титульном листе вверху проставляется слово «Дубликат», далее титульник заполняется по стандартному образцу.

    На первом развороте проставляется общий стаж труда, далее специфицированные сведения о местах работы на основании представленных справок.

    В случае если порча или утрата трудовой произошла по вине нынешнего нанимателя, на него ложится ответственность по сбору сведений и восстановлении информации, касающейся трудовой истории работника.

    Работодатель не отдает трудовую книжку. Что делать? Узнайте из статьи.

    Законно ли иметь две трудовые книжки одновременно? Смотрите .

    В каких случаях требуется справка об отпуске с места работы? Читайте .

    Нюансы

    Как и каждый другой документ, трудовая книга имеет свои нюансы оформления и заполнения. Рассмотрим основные из них.

    Вносятся ли записи индивидуальным предпринимателем на себя и работников?

    ИП может вносить данные в трудовую книжку на себя самостоятельно в том случае, если он зарегистрирован как юридическое лицо и получил соответствующий статус руководителя организации.

    Это дает ему право так же вносить записи в ТК своих сотрудников.

    Если ИП совмещает свою деятельность с работой на другом предприятии, то в той фирме на него ведется формуляр как на обычного сотрудника, что не освобождает предпринимателя от обязанности уплаты налога на частный бизнес.

    При заполнении ТК вместо названия организации проставляется «ИП», далее указывается полное имя работодателя.

    Какие данные вносятся госслужащим?

    При поступлении на государственную службу трудовая книжка заполняется в обычном порядке, только вместо наименования организации в графе номер 3 указывается структурное подразделение органа государственной власти.

    Название должности нового работника указывается в соответствии с реестром должностей государственной гражданской службы.

    Можно ли вносить записи самостоятельно?

    Согласно закону, вносить любые правки и делать новые записи самостоятельно частное лицо не имеет права. Однако есть исключение.

    Если работник был премирован сторонней или вышестоящей организацией и получил приказ о занесении выписки об этом в ТК, но запись об этом факте не была сделана до того, как он уволился с последнего места работы, он имеет право внести данную запись сам, руководствуясь образцом.

    Обязательно ли должна быть голограмма?

    Голограмма является дополнительным средством защиты документа от его подделки. Вклеивать ее в ТК не обязательно, однако работодатель может внести данный элемент в формуляр.

    Четкое место для вклейки голограммы не указано Законодательством, однако чаще всего она вносится на титульник трудовой книжки.

    Возможно ли внесение данных без печати?

    Нет, печать кадрового отдела в обязательном порядке должна заверять сделанную запись.

    В 2019 году стал актуальным вопрос, нужна ли именно печать предприятия? Это необязательно. Она может быть проставлена в том случае, если кадровиков в организации не имеется. Тогда запись заверяется личной печатью директора или официальной – организации.

    >Запись в трудовую книжку индивидуального предпринимателя