Выписка из приказа

Что это такое

Приказ является документом распорядительного характера, который выпускает уполномоченное лицо или руководитель предприятия. В нем прописываются поручения и факты, перед которыми ставят сотрудников. Перечисленные в приказе условия требуется выполнять.

Выпиской из приказа называется документ, заверенный подписью руководителя, в котором повторяются некоторые разделы или положения оригинального документа. Выписка обладает полной юридической силой и позволяет повторить или подтвердить определенные пункты приказа.

Законодательством разрешено оформлять выписку от руки или заполнять на компьютере. Руководитель может ее распечатывать, ксерокопировать и сканировать. Главное, чтобы на ней стояла настоящая роспись.

За форму разрешается взять фирменный бланк компании или обычный лист А4. Можно заранее пропечатать все реквизиты на бланке и заполнять недостающую информацию от руки.

Если у руководства возникают вопросы, они регулируется Трудовым кодексом РФ. 62 статья ТК РФ устанавливает, что если от сотрудника поступил запрос на получение выписки, работодатель не имеет права отказать.

Исключением являются случаи, когда требуется выдать конфиденциальную информацию другого работника. Выписка подготавливается в течение нескольких дней.

В каких случаях требуется

Благодаря выписке можно получить только важные сведения из приказа. Без нее пришлось бы распечатывать и заверять весь оригинальный документ. Некоторые приказы состоят из десятков страниц, в которых нет возможности быстро найти информацию.

Некоторые приказы хранятся в единственном экземпляре и их запрещено копировать или размножать, например, если в нем содержаться личные сведения. Архивные данные не всегда хорошо сохраняются и не могут быть четко скопированы. Выписка позволяет передать данные на новой бумаге, которую легко читать.

Стандартными ситуациями предоставление выписки сотруднику считаются:

  • подтверждение принятия на работу или увольнения, если трудовая книжка находится на стадии восстановления, утеряна или повреждена;
  • премирование сотрудника;
  • подтверждение стажа для предоставления в Пенсионный фонд;
  • предоставление информации для исполнительных органов.

Статьей 312.1 Трудового кодекса установлено, что работник вправе отправить работодателю письменный запрос на получение электронного документа. Выписку можно переслать почтовым отправлением или на электронный адрес в соответствии с внутренним распорядком компании.

Это требуется в случаях, когда сотрудника нет на рабочем месте. Для заверения руководителю требуется завести в ПФР электронную подпись.

Если работодатель отказывает без объяснения причин, сотрудник имеет право требовать письменного ответа. С бумагой требуется подойти в профсоюз, чтобы они обязали начальника выдать выписку.

Как правильно оформить и его образец

Образец выписки из приказа о приеме на работу составляют в соответствии с теми же правилами, что и основной приказ. Документ выдается без ошибок или исправлений, на нем ставятся реквизиты организации.

Бланк можно скачать здесь.

Бумага обязательно содержит:

  1. Товарный знак или эмблема предприятия. Она располагается сверху, в центре документа.
  2. Название организации полностью. Заполнение проходит в соответствии с учредительной документацией.
  3. Регистрационный номер, который совпадает с номером приказа.
  4. Дата, которая повторяет день издания оригинального документа.
  5. Место, где издается бумага. Вместо названия «приказ» требуется написать «выписка из приказа». Наименование бумаги ставится в центре, пишется заглавными буквами, в конце не ставится точка.
  6. Тело документа, где содержится распорядительная информация. В него входят пункты о сотруднике, которому требуется выписка.
  7. ФИО полностью и должность сотрудника, который заполнял оригинальный приказ.

Нет необходимости заверять выписку личной подписью сотрудника, которому требуется бумага. Она отличается только названием, остальные пункты повторяют основной документ.

Работодатель заверяет бумагу и передает его человеку. В выписке можно сокращать преамбулы оригинального документа.

Чтобы заполнить выписку, требуется:

  • определиться, какой раздел приказа должен быть скопирован в выписку. Чаще всего достаточно одного пункта, но разрешено переносить любое количество информации. Главное, чтобы все данные, имеющие отношение к ситуации, были отражены;
  • если есть, вписывается преамбула. В противном случае любая выписка начинается со слова «Приказываю»;
  • содержательная часть, в которую копируются разделы приказа. Если в пунктах есть порядковые номера, они проставляются без изменений.

Выписку необходимо заверить одним из разрешенных способов:

  • надпись «Верно»;
  • должность сотрудника, который заверяет документ;
  • подпись руководителя и расшифровка.

В конце ставится дата заверения и печать, если есть. Можно использовать печать кадрового отдела. Если в документе обнаружена ошибка, он перечеркивается, заполняется новая выписка.

Срок действия и хранения

Законодательством не установлено, в течение которого требуется хранить выписки, поэтому они считаются бессрочными. В личном деле сотрудника они находятся постоянно. Не требуется отдельно формировать папку с выписками, так как они только повторяют содержание приказа.

Оформление выписки из приказа не является сложным процессом, достаточно подготовить бланк и использовать его для всех сотрудников. Трудовым кодексом прописаны четкие требования, которые не дадут ошибиться при заполнении.

Размер распорядительного акта может отличаться в зависимости от его содержания. В случае с документами большого объема, подготовка полной копии ради выписки одного или нескольких абзацев не имеет смысла. Значительно легче подготовить выписку, которая будет содержать в себе все необходимые сведения. Помимо этого, подготовка данного свидетельства позволяет сохранить конфиденциальность информации о деятельности самой компании. Ниже мы предлагаем поговорить о том, как сделать выписку из приказа и рассмотреть правила составления подобной документации.

В практической деятельности выписка из приказа готовится, если документ имеет большой объем, а требуемая информация занимает только небольшую его часть, либо из соображений конфиденциальности

Зачем нужна выписка из приказа

В процессе делопроизводства, должностные лица часто сталкиваются с необходимостью подготовки выписки из приказа, для ответа на запрос, поступивший от внутренних подразделений компании или контролирующих органов. Необходимость составления выписки объясняется тем фактом, что подобная документация может иметь объем в несколько листов. Также следует отметить, что приказы, поступающие от руководства, могут содержать в себе конфиденциальные сведения, относящиеся к категории коммерческой тайны. Довольно часто в распорядительной документации указывается информация о нескольких работниках. В случае необходимости предоставления сведений лишь одному лицу, делопроизводитель должен оформить краткую выдержку из акта.

Специалисты говорят о том, что рассматриваемые документы можно разделить на два условных типа:

  1. По личному составу – при подготовке этого документа копируется весь распорядительный раздел.
  2. По деятельности компании – при создании этой выписки отражается лишь констатирующая часть.

Как правило, подготавливаемый документ содержит в себе лишь один раздел, скопированный из приказа. Так, в подготовленном бланке может быть приведена информация о приеме конкретного лица на свободную вакансию, изменениях внутри компании или расторжении трудового соглашения с определенным тружеником.

По словам экспертов в области юриспруденции, рассматриваемый бланк имеет законную силу, равную самому распорядительному акту.

Основные отличия выписки от копии

Работники, не знакомые с правилами делопроизводства ошибочно считают, что выписка и копия приказа являются равнозначными документами. Довольно интересен тот факт, что в сфере юриспруденции, данные документы имеют равнозначную законную силу. Главным различием этих бланков является их содержание. Копии распорядительных актов изготовляются при помощи ксерокса. Это означает, что данный бланк содержит в себе всю информацию, что и оригинальный акт.

Выписка из приказа содержит в себе лишь часть сведений, содержащихся в оригинальном документе. Как правило, делопроизводители или другие должностные лица копируют лишь распорядительную часть документа. Еще одним отличием между рассматриваемыми бланками является то, что при составлении выписки, лицо, заполняющее бланк, должно заверить документ личной подписью. В случае с копиями документов необходимость выполнения данных действий отсутствует.

При оформлении выписки из приказа целиком выписывается только вся констатирующая часть, включая слово “приказываю”

Разновидности документа

Как уже было сказано выше, в делопроизводстве используются два вида выписок, различающихся между собой своим содержанием. Документ, посвященный личному составу, содержит в себе только информацию, связанную с работниками компании. Это означает, что в данном бланке отсутствует преамбула и пояснительная часть, где приводятся основания для выпуска распоряжения. В этом случае указываются лишь те сведения, что содержатся в распорядительном разделе акта.

Важно обратить внимание на то, что приказы, связанные с личным составом, изготавливаются в соответствии с требованиями контролирующих органов. Согласно действующему законодательству, должностному лицу, составляющему приказ о назначении или переводе сотрудника в новую должность, необходимо использовать унифицированную форму бланка. Использование таких форм значительно усложняет подготовку выписок из документов. Однако, далеко не все кадровые мероприятия проводятся по подобной форме. В действующем законодательстве отсутствует регламент, регулирующий порядок составления приказов, связанных с назначением дисциплинарной ответственности. Это означает, что данный документ составляется в свободной форме, что значительно облегчает подготовку выписок.

Распорядительные акты, связанные с основной деятельностью компании, содержат в себе информацию о действиях руководства. К данной категории можно отнести документы о назначении либо увольнении генерального директора, акты, посвященные штатному расписанию или порядке выполнения работ. Выписка из подобной документации должна содержать в себе преамбулу, основную часть и раздел, поясняющий причину необходимости издания документа.

Как правильно оформить

Несмотря на то что содержание рассматриваемого бланка базируется на основном распорядительном документе, выписки рассматриваются как отдельный документ, обладающий собственной юридической силой. По словам экспертов, предназначение выписки оказывает непосредственное влияние на содержание бланка.

Выписка из приказа, как правильно оформить:

  1. В первую очередь, указывается название компании. Для заполнения этого раздела необходимо получить информацию из «Устава». В случае с филиалами и представительствами, первостепенно указывается наименование вышестоящего органа, после чего фиксируется название подразделения.
  2. Далее указывается номер, присвоенный приказу при регистрации, а также дата его составления.
  3. «Тело» документа начинается с фразы «Выписка из распоряжения (приказа)».
  4. При заполнении «тела» бланка следует учитывать его особенности. В случае с выпиской из приказа, связанного с деятельностью компании, приводится констатирующая часть основного документа. При составлении документа, касающегося личного состава, из оригинального акта копируется информация, которая идет после слова «Приказываю».
  5. В последнюю очередь заполняется раздел, где указываются сведения о лице, подписавшем распоряжение.

О приеме на работу

Выписка из приказа о приеме на работу, образец которой будет приведен ниже, должна содержать сведения лишь об одном труженике, принятом в ряды организации. При составлении документа необходимо указать информацию о лице, выступающем в качестве работодателя. Далее указывается дата приема на работу, должность нового сотрудника и название структурного подразделения. Вышеперечисленная информация должна быть заверена подписью заполняющего бланк и фирменным штампом.

Составление и оформление выписки мало чем отличается от выписки из приказа по основной деятельности

Об увольнении

В действующем законодательстве отсутствует регламент, согласно которому оформляется этот документ. Это означает, что при формировании подобной документации, должностному лицу следует придерживаться общих правил делопроизводства. Образец выписки из приказа об увольнении должен в обязательном порядке содержать информацию о самом предприятии и труженике, с которым прекращены трудовые отношения. «Тело» документа начинается с формулировки «Выписка из приказа об увольнении».

Данный документ относится к категории актов, посвящённых личному составу компании. Это означает, что каждый работник, к которому относится данный бланк, имеет законное право ознакомиться с его содержанием. В шестьдесят второй статье ТК РФ говорится о том, что данный бланк может быть затребован не только увольняемым сотрудником, но и контролирующими органами.

Как правило, необходимость в составлении данного документа возникает при утере или порче трудовой книги. Именно это обстоятельство заставляет труженика обращаться в организации, где ранее велась трудовая деятельность. На основе полученных документов создается дубликат трудовой книги. Помимо этого, необходимость в получении выписки из приказа об увольнении может быть вызвана отсутствием отметки о величине трудового стажа в трудовой книге.

О командировке

Выписка из распорядительного акта о командировке должна содержать в себе реквизиты компании, наименование документа, регистрационный номер и дату составления. Далее копируется текст, содержащийся в распорядительной части оригинального акта. Составленный бланк должен содержать в себе подпись руководителя компании и её расшифровку. Информация, приведенная в выписке, должна быть заверена фирменным штампом компании.

Выписка из приказа – образец оформления

На практике, когда приказ имеет небольшой объем, потребность в том, чтобы делать выписку, не возникает, достаточно просто сделать копию. А вот если документ имеет значительное количество страниц, а необходимая информация занимает только его малую часть, необходимо делать выписку. Выписку также часто делают из соображений конфиденциальности.

Возьмите за основу образец, согласно которому обычно оформляется выписка из приказов:

  • во-первых, полное воспроизведение реквизитов бланка приказа, вид документа при этом изменяется с «ПРИКАЗА» на «ВЫПИСКУ ИЗ ПРИКАЗА», дата и номер сохраняются;
  • преамбулу приказа, то есть его начальную часть сохраняют неизменной, в случае ее отсутствия достаточно слова «ПРИКАЗЫВАЮ»;
  • далее производят выписку только необходимых пунктов из распорядительной части приказа;
  • далее следует указать инициалы и фамилию лица, которое подписало приказ, и его должность, при этом личной подписи данного лица не требуется;
  • выписку из документа всегда нужно заверять аналогичнозаверению копии документов, то есть с произведением записи «ВЕРНО», обозначением должности и подписью (с расшифровкой) заверяющего, датой и печатью для сторонней организации; более подробно вопросы этой темы рассматривает отдельная статья.

По схожему образцу оформляется выписка из приказов по личному составу. Принципиальное отличие состоит в отсутствии части текста, который объясняет причины издания приказа (преамбулы). В связи с этим выписка интересующего пункта производится из распорядительной части («Перевести…», «Принять…» и пр.), все остальное аналогично выписке из приказов, касающихся основной деятельности организации.

Более наглядно и понятно это будет выглядеть на конкретном примере:

>Образец выписки из приказа

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «БЛИЗКО»

(ОАО «Близко»)

Выписка из приказа (образец)

Кадровикам по роду деятельности часто приходится оформлять оригиналы и копии приказов, а также заниматься подготовкой выписок. Мы расскажем, в каком порядке оформляется выписка из приказа (образец есть в нашей базе), как ее правильно заверить, а также в каких случаях выписка из приказа по основной деятельности или по личному составу может с полным правом заменить основной документ.

Из этой статьи вы узнаете:

  • в каких случаях оформляется выписка из приказа;
  • как сделать выписку из приказа-2017;
  • как выглядит образец выписки из приказа о приеме на работу;
  • где найти готовый образец выписки из приказа по основной деятельности;
  • когда предпочтительнее сделать копию приказа.

Кадровая практика предполагает оформление выписок из приказов, распоряжений, трудовых книжек, учетных журналов и других документов. Это связано с большим объемом информации, содержащейся в деловых бумагах. Если возникает потребность только в малой части данных, вошедших в приказ или иной документ, готовится выписка.

В книге вы найдете инструкцию по кадровому делопроизводству, которая облегчит работу; реквизиты документов.
Также узнаете, как восстановить кадровое делопроизводство после предшественников; узнаете все об архиве кадровых документов: от формирования дел до уничтожения документов.
Рассмотрим экспертизу ценности документов, расскажем, что делать со старыми документами и как быстро наладить кадровый учет, или 20 нормативных актов, которые обязан знать каждый кадровик.

Скачать книгу

Еще одна немаловажная причина — конфиденциальность. Документ, отдельные части которого содержат сведения с ограниченным доступом, нельзя просто взять и полностью скопировать. Конфиденциальная информация будет разглашена, а это недопустимо. Проще и правильнее сделать выписку, в которой отражаются строго определенные сведения.

Выписка из приказа

Правильно оформленная выписка из приказа (образец-2017 подскажет, как это сделать) считается самостоятельным документом, имеющим юридическую силу. По сути, это заверенная работодателем выдержка, отражающая отдельное распоряжение или указание.

Выписка из приказа о приеме на работу или любого другого документа — оптимальное решение в ситуации, когда исполнителю для решения конкретной задачи не требуется полный его текст. Несмотря на малый объем, по составу реквизитов и особенностям внешнего оформления она практически не отличается от подлинника.

Подробнее о выписках из документов читайте здесь:

  • Готовим выписку из документа. Для суда, по требованию работника, для проверяющих
  • Как оформить копию, справку или выписку по запросу сотрудника
  • В какой срок работодатель должен оформить документы по запросу сотрудника: справки, копии, выписки из приказов

Возникает резонный вопрос: кому и при каких обстоятельствах может понадобиться выписка из приказа об отпуске, образец которой вы найдете в нашей базе кадровых документов, приказа о приеме на работу или иного документа? Чаще всего с таким требованием обращаются представители органов социальной сферы (например, пенсионного фонда), прокуроры и судьи, инспекторы ГИТ и другие должностные лица.

Из книги вы узнаете все о правилах внутреннего трудового распорядка, найдете инструкцию по кадровому делопроизводству, которая облегчит работу.
Также узнаете, на какие ошибки в ПВТР инспектор обратит внимание в первую очередь и как составить положение об оплате труда.
Рассмотрим сложные вопросы штатного расписания и штатной расстановки: как вместо двух документов вести один удобный файл, и как принять локальный нормативный акт.

Скачать книгу

Обычно запрос касается информации о конкретном работнике. Но распорядительный документ нередко бывает сводным и наряду с запрашиваемой информацией содержит сведения о других лицах, не имеющих никакого отношения к запросу. В этом случае нужно понять, как сделать выписку из приказа (образец-2017 послужит ориентиром), и выдать ее.

Может ли сам сотрудник обращаться с просьбой о получении выписки? Статья 62 Трудового кодекса РФ наделяет его таким правом. Более того, даже бывший сотрудник организации может обратиться за выпиской (например, для исправления неверной записи в трудовой книжке по новому месту работы). Все выписки и копии документов, связанных с работой, выдаются безвозмездно на основании письменного заявления сотрудника. Законодатель установил трехдневный срок, в течение которого необходимо оформить, заверить и выдать запрашиваемые документы.

Выписка из приказа: как правильно оформить

Оформление выписки из приказа — стандартная процедура, которая, тем не менее, может вызывать вопросы даже у практикующих кадровиков со стажем. Документы такого типа имеют юридическую силу только при наличии всех обязательных реквизитов и полном соответствии источнику в той части, которая интересует того, кто запросил документ.

Основанием служит оригинал приказа. Порядок действий следующий:

  • сначала копируются «шапка» и преамбула приказа, а также его реквизиты — регистрационный номер и дата издания;
  • заголовок «Приказ» заменяется формулировкой «Выписка из приказа»;
  • соответствующий тематике запроса фрагмент распорядительной части документа переносится в выписку (см. образец);
  • полностью прописываются инициалы, фамилия и должность руководителя, издавшего приказ;
  • в нижней части листа обязательно оставляется место для заверительных реквизитов.

Убедитесь, что выписка содержит все без исключения реквизиты, используемые в подлиннике: наименование и юридический адрес предприятия, дату и место издания приказа, идентификационный номер налогоплательщика. Чтобы заверить документ, нужно сделать на нем пометку «Верно».

Обычно этим занимается сотрудник, оформивший выписку — работник кадровой службы или секретарь. Заверитель обязательно указывает под пометкой свою должность и ФИО. Если документ занимает несколько страниц, заверяется каждая!

Затем проставляется дата оформления выписки и печать отдела кадров. Собственно, для документа, предназначающегося для внутренних нужд организации, этого достаточно. Но если выписка запрашивается с целью подачи в сторонние учреждения или организации, необходимо дополнительно заверить ее печатью предприятия.

Скачайте документы по теме:

  • Журнал регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических материалов
  • Выписка из приказа о приеме на работу
  • Пример выписки из СЗВ-М для сотрудника
  • Инструкция по кадровому делопроизводству

Как оформить выписку из приказа по личному составу?

Образец выписки из приказа о приеме на работу или любого другого распорядительного документа, имеющего непосредственное отношение к личному составу, почти идентичен выписке из приказа по основной деятельности. Но есть одно немаловажное отличие, о котором всегда следует помнить — отсутствие преамбулы, части, поясняющей причину издания приказа. В текст выписки из распоряжений по личному составу она не включается. Воспроизводится только информация, содержащаяся в распорядительной части документа.

Приказы по личному составу часто составляются с применением унифицированных бланков первичного учета, которые, как известно, имеют табличную форму и содержат всего одно распоряжение. Выписку из такого документа технически сложно выполнить. Поэтому если речь идет о решении, касающемся одного работника, целесообразнее сделать копию и заверить ее в обычном порядке.

Эта рекомендация относится ко всем документам, оформленным на бланках:

  • Т-1 (о приеме работника на работу);
  • Т-5 (о переводе работника на другую работу);
  • Т-9 (о направлении работника в командировку);
  • Т-11 (о поощрении работника);
  • Т-8 (о прекращении действия трудового договора с работником);
  • Т-6 (о предоставлении отпуска работнику).

Но не для всех кадровых мероприятий разработаны унифицированные формы. Например, вынесение и снятие дисциплинарных взысканий, внутреннее совместительство, совмещение должностей оформляется распорядительными документами, составляемыми в свободной форме. Поэтому их содержание вполне резонно воспроизводить в выписке, если возникает такая потребность.

Кроме того, в кадровой практике применяются и унифицированные формы другого типа. В их наименовании присутствует индекс «а» (бланки Т-1а, Т-5а, Т-6а, Т-8а, Т-9а, Т-11а). Он указывает на то, что действие приказа распространяется на двух и более работников. Такие документы не копируют полностью, а оформляют выписку.