Среднесписочная численность работников

Формула расчета сведений о среднесписочной численности работников за год

Среднесписочная численность работников за любой период (год, квартал, полугодие, 2 — 11 месяцев) рассчитывается на основе среднесписочной численности работников за каждый месяц, входящий в этот период . Чтобы рассчитать среднесписочную численность работников за каждый месяц, действуйте в следующем порядке.

Определите списочную численность полностью занятых работников организации на каждый календарный день каждого месяца. В нее включаются и те работники, для которых законом установлена сокращенная продолжительность рабочего времени, например занятые на вредных работах.

В рабочие дни списочная численность равна количеству полностью занятых работников, с которыми у вас заключены трудовые договоры (в том числе не явившихся на работу по причине временной нетрудоспособности, а также находящихся в командировках и отпусках).

В расчет не включайте :

  • внешних совместителей;
  • работников, в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком;
  • работников, находящихся в неоплачиваемом учебном отпуске.

Списочная численность за выходные и нерабочие праздничные дни равна списочной численности на предшествовавший им рабочий день . Например, работника, уволенного в пятницу, надо включать в расчет списочной численности за ближайшие субботу и воскресенье.

Физические лица, занятые только по гражданско-правовым договорам, при расчете списочной численности не учитываются.

2. Рассчитайте среднесписочную численность полностью занятых работников за каждый месяц по формуле :

3. Рассчитайте количество часов, отработанных не полностью занятыми работниками за месяц. При этом рабочие дни, приходящиеся на период их болезни или отпуска, включаются в отработанное время в количестве часов, отработанных ими в предыдущий рабочий день.

К не полностью занятым работникам относятся те, кто по соглашению с работодателем трудится неполное рабочее время.

Пример. Расчет количества часов, отработанных не полностью занятыми работниками за месяц

4. Рассчитайте среднесписочную численность не полностью занятых работников за каждый месяц по формуле :

Пример. Расчет среднесписочной численности не полностью занятых работников за месяц

5. Рассчитайте среднесписочную численность всех работников за каждый месяц по формуле :


Округлите полученный результат до целых единиц: значение менее 0,5 отбрасывается, а 0,5 и более — округляется до целой единицы (форма П-4).

Пример. Расчет среднесписочной численности всех работников за месяц

Определив среднесписочную численность всех работников за каждый месяц, рассчитайте их среднесписочную численность за соответствующий период (год, квартал, полугодие, 2 — 11 месяцев) по формуле :


Округлите полученный результат до целых единиц: значение менее 0,5 отбрасывается, а 0,5 и более — округляется до целой единицы.

Правила расчета среднесписочной численности работников. Порядок расчета по разным промежуткам времени

Сведения о среднесписочной численности сотрудников должны быть рассчитаны за соответствующие отрезки времени, исходя из потребностей налогообложения.

Расчет за месяц производится путем сложения списочной численности за каждый день месяца и деления полученной суммы на количество дней в месяце. Среднесписочная численность сотрудников за выходной день берется по состоянию на предыдущий рабочий день.

На 1 марта в организации было трудоустроено 28 сотрудников. 5 марта один из них уволился. С 10 марта был принят новый сотрудник, 12 марта еще один. На период с 20 по 25 марта было привлечено 3 временных сотрудников по причине пиковой нагрузки.

Расчет среднесписочной численности будет выглядеть следующим образом:

  • С 1 по 4 марта включительно 28 сотрудников (28+28+28+28=112)
  • С 5 по 9 марта 27 сотрудников (27+27+27+27+27=135)
  • 10 и 11 снова 28 сотрудников (28+28 = 56)
  • Далее с 12 по 19 было 29 сотрудников (29+29+29+29+29+29+29+29=232)
  • С 20 по 25 было 32 сотрудника (32+32+32+32+32+32=192)
  • С 26 по 31 марта снова 29 сотрудников (29+29+29+29+29+29=174)

Для того, чтобы узнать среднее значение за месяц, сложим количество всех сотрудников за каждый день (112+135+56+232+192+174=901) и разделим на число дней в месяце – 31 (901/31=29,06). Среднесписочная численность за март получится 29.

Расчет за квартал производится суммированием численности за каждый месяц квартала и деления полученной суммы на три. Расчет за год аналогичен квартальному, но делить нужно уже на двенадцать. При этом, если начало работы организации не совпадает с началом календарного года и, соответственно, срок работы составляет неполный год, делить нужно все равно на двенадцать.

Этот же принцип применяется и к неполному месяцу – независимо от даты начала работы, делить нужно на фактическое число календарных дней в месяце.

Например: численность в марте -29, в апреле – 34, в мае – 40. Тогда среднее значение будет равно (29+34+40)/3=34 сотрудника за квартал.

Предположим, что организация начала работу с 15 июня. Первоначально в ней работали 2 человека. Через 3 месяца – с 15 сентября – их количество увеличилось до 5. С 1 декабря сотрудников стало 20.

Чтобы рассчитать среднюю численность за год, сначала вычислим это значение для каждого месяца отдельно:

  • Июнь: 2 * 16 / 30=1
  • Июль: 2 * 31 / 31=2
  • Август: 2 * 31 / 31=2
  • Сентябрь: (2*14 + 5*16) / 30=4
  • Октябрь: 5 * 31 / 31=5
  • Ноябрь: 5 * 30 / 30=5
  • Декабрь: 20*31 / 31 = 20

Итого сотрудников в течении года: 1+2+2+4+5+5+20=39.

Среднесписочное за год: 39 / 12 = 3.

В данном примере следует обратить внимание на то, что действие умножения применяется только потому, что в течении каждого месяца количество сотрудников практически не меняется.

Поэтому вместо суммирования для понимания принципа проще умножить на количество дней. На самом деле эти значения получаются суммированием за каждый день числа сотрудников, которое взято из документации по учету труда.

Нюансы и особенности проведения вычислений

В расчет численности должны включатся все фактически занятые сотрудники, в том числе сезонные, работающие удаленно, временные и сотрудники на испытательном сроке.

Не учитываются при подсчете численности адвокаты, сотрудники, трудоустроенные на основаниях внешнего совместительства, а также те, с кем трудовые отношения оформлены гражданско-правовым договором.

Отдельно следует отметить те категории сотрудников, которые могут быть учтены либо не учтены, в зависимости от определенных факторов:

  • Совместители – как уже говорилось, если это внешний совместитель, он не входит в отчетность, если совместительство внутреннее, то такой сотрудник учитывается один раз (как один человек), а не по количеству ставок или человеко-часов;
  • Учредители – учитываются, если им начисляется заработная плата. Если учредитель ведет на предприятии какую-либо трудовую деятельность, но зарплата ему при этом не выплачивается (получение дивидендов не относится к данному пункту), то в списочную численность он не войдет;
  • Командированные за границу – учитываются в зависимости от длительности командировки. Если она краткосрочная, такой сотрудник включается в общую численность, если командировка длительная – то нет;
  • Проходящие обучение (в том числе, если они направлены от организации и получают от нее стипендию) – учет зависит от того, сохранена ли за сотрудником заработная плата. Если да, то даже если обучение происходит с отрывом от работы, такой сотрудник учитывается.

Если имеются сотрудники, работающие неполный рабочий день, они также должны учитываться при расчете среднесписочной численности.

При таком способе учета нужно подсчитать общее количество часов, отработанных за день всеми сотрудниками, работающими неполный день. Далее расчет производится в зависимости от продолжительности рабочего дня в организации и количества рабочих дней в неделе.

Если график работы стандартный – восьмичасовой рабочий день при пятидневной неделе, то общее количество человеко-часов за день делится на 8.

Таким образом достигается сопоставимость числа сотрудников, работающих неполный день.

Например, если в организации трудится 10 сотрудников со стандартным графиком и 4 человека работают по 6 часов в день, то путем приведенных выше расчетов получим:

  • 4 * 6 = 24 человеко-часа в день
  • 24/8 = 3

Таким образом все сотрудники, работающие неполный день соответствуют 3 сотрудникам, оформленным на полную ставку.

В таком случае списочная численность за один день составит 10 + 3 = 13 человек.

Если при расчете человеко-часов сумма сотрудников в пересчете на один день получилась дробной, в отчет указывается целое число, полученное в соответствии с правилами округления.

Необходимо помнить, что помимо сотрудников, которым предоставлен график с неполным рабочим днем на основании обоюдного соглашения или по условиям трудового договора, есть отдельная категория лиц, которым работодатель в любом случае обязан предоставить возможность работать неполный день.

К этой категории относятся несовершеннолетние сотрудники, кормящие женщины, инвалиды первой и второй групп, работники, занятые на вредных или опасных условиях работы.

Особенности и нюансы процедуры вычисления рассмотрены в следующем видеоролике:

Если расчет среднесписочной численности требуется по формам РСВ-1 и 4-ФСС то к тому значению, которое было рассчитано, потребуется вычислить средние значения численности за отчетный период по тем категориям сотрудников, которые в это значение не включаются (внешние совместители и сотрудники, оформленные по гражданско-правовым договорам)

Пример расчета среднесписочной численности работников за год и за месяц

Пример расчета среднесписочной численности работников № 1

Средняя списочная численность работников ООО «Омега» на 29.12.2013 составляет 340 человек.
В данном учреждении 5-дневная рабочая неделя, 30 и 31 декабря соответственно суббота и воскресенье, численность списочная была такая же.

В соответствии со статьей 112 Трудового кодекса, праздничными нерабочими днями считаются: 1, 2, 3, 4, 5, 7 января. 9 января было принято 5 новых работников.

В период с 11 по 25 января — 4 сотрудника находились в отпуске без сохранения зарплаты, с 15 числа — одна сотрудница ушла в декретный отпуск, 17— был уволен один работник.

Итого, в ходе расчета показателя за 31 день января 2014 года участвовало 10 563 человеко-дней. Средняя списочная численность за январь месяц составляет 341 человек (10 563 человеко-дней : 31 день).

Для расчета средней списочной численности за какой-либо другой период, необходимо сложить данный показатель за каждый месяц, который участвует в расчете, и разделить получившуюся сумму на количество месяцев за период.

Пример расчета среднесписочной численности работников №2

Расчет средней списочной численности ООО «Омега», за период: январь-апрель 2014 года.Допустим, что средняя списочная численность за февраль составила 339,52 человека; за март – 338,64 человека; за апрель – 340,92 человека.

В январе такой показатель был – 340,74 человека.Средняя списочная численность за данный период составляет 340 человек ((340,74+339,52+338,64+340,92):4).

Для чего нужен параметр среднесписочной численности

Такие понятия, как плановая или нормативная численность трудозанятых работников, в большей части применяются в экономике, как регулятор штатного состава предприятий и определятся как оптимальное количество работников, необходимое для высокопроизводительного труда на конкретном предприятии.

Среднесписочная численность персонала (ССЧ) – показатель, который стоит особняком. Он применяется в особенных случаях:

  • от показателя зависит возможность ООО использовать льготные схемы налогообложения (УСН);
  • исходя из параметра ССЧ определяется необходимость в телекоммуникационных сетях при сдаче отчетности;
  • налоговые органы рассчитывают среднюю величину заработной платы в ООО по показателю ССЧ.

Отчет о ССЧ – обязательный документ, который предоставляют все организации и ИП, вне зависимости от организационно-правового статуса. Документ содержит сведения за истекший отчетный год.

Важно: для ООО или ИП, зарегистрированных в середине отчетного года, обязанность сдачи отчета о среднесписочной численности наступает через месяц после создания фирмы. По окончании календарного года такие субъекты сдают еще один отчет на общих основаниях.

Особенный порядок расчета ССЧ используется для ООО, зарегистрированных в ходе реорганизационных мероприятий организации-предшественника (ликвидация, перерегистрация). Такие вновь созданные компании должны рассчитывать среднесписочную численность с учетом сведений о работниках предыдущей организации.

Алгоритм подсчета среднесписочной численности

Вычисление среднесписочной численности производится на основании первичных документов, отражающих ежедневное присутствие сотрудников на рабочих местах. В качестве таких первоисточников выступают:

  • табели учета рабочего времени Т-12 и Т-13;
  • кадровые приказы (о приеме на работу, увольнении);
  • приказы о командировках, отпусках всех видов.

Для полноценного расчета ССЧ учитываются данные обо всех сотрудниках, находящихся в трудовых отношениях с работодателем. При этом неважно, какой вид договора используется для оформления – трудовое соглашение/контракт, договор на временную/сезонную работу. Если владельцы/учредители бизнеса фигурируют в ведомостях на получение зарплаты, то, вне зависимости от их трудоустройства, данные об этих лицах должны учитываться в расчетах.

Надо знать: в расчетах ССЧ учитываются все календарные дни месяца – включая выходные и праздники. Количество работающих человек считается по рабочему дню, предшествующему выходному.

Работники, принятые на условиях надомного труда, учитываются в списочном составе ООО, как полноценные единицы.

Категории сотрудников, не учитываемые в подсчете ССЧ

Каждый сотрудник ООО, явившийся на работу или отсутствующий по уважительной причине, подлежит включению в расчет среднесписочной численности. Не учитываются лишь работники, отнесенные к следующим категориям:

  • сотрудники, постоянно трудоустроенные в иной компании, работающие в ООО на услових внешнего совместительства;
  • учредители или руководители, не имеющие дохода в виде заработной платы;
  • молодые мамы в декретном отпуске (в том числе по уходу за ребенком) ;
  • адвокаты и военнослужащие;
  • сотрудники, отправленные в зарубежную командировку;
  • ученики, оформленные по ученическому договору с выплатой стипендии;
  • студенты и абитуриенты во время отпуска без содержания для сдачи экзаменационной сессии;
  • лица, работающие по договорам ГПХ;
  • работники, заявившие о своем увольнении и не исполняющие трудовых обязанностей до истечения срока договора.

Следует помнить: в расчетах ССЧ, предназначенных для Пенсионного фонда и Фонда соцстрахования, должны учитываться и внешние совместители, и люди, работающие по гражданским договорам.

Формула для исчисления ССЧ

Чтобы высчитать месячную среднесписочную численность, необходимо знать исходные данные:

  • продолжительность календарного месяца (в днях);
  • сумму всех сотрудников, подлежащих учету, за календарный месяц (в человеко-днях).

Частное от деления суммы человеко-дней на число календарных дней и будет показателем среднесписочной численности за текущий месяц.

Надо знать: величины среднесписочной численности на квартал, полугодие или год определяются методом среднего арифметического. Для этого суммируются ежемесячные показатели ССЧ и делятся на количество месяцев в искомом периоде.

При исчислении ССЧ за год для новых организаций применяется следующее правило: невзирая на фактическое количество календарных месяцев, в которые вновь созданная организация функционировала, общее количество месяцев в знаменателе формылы принимается равным 12.

Пример

На 1 июля в ООО числилось 65 штатных сотрудников. 6 июля было принято на работу 2 человека, а 16 июля уволилось 4 сотрудника. 29 июля работодателем был издан приказ о принятии на работу еще 5 человек.

Определяем ССЧ за июль:

ССЧ = 65*5 + (65+2)*10+(67-4)*15+(63+5)*3/31 = 69 (человек)

Возьмем за исходные данные численность (ССЧ) за 3 квартал:

июль – 69 человек;
август – 63 человека;
сентябрь – 75 человек.

Вычисляем квартальную среднесписочную численность:

69 + 63 + 75 / 3 = 69 (человек)

Так производится исчисление ССЧ при условии, что все сотрудники работают на условиях полной занятости.

Если на предприятии используется несколько рабочих режимов, то целесообразно вычислять ССЧ в человеко-часах. Ежемесячную норму рабочего времени можно узнать из производственного календаря, а расчеты производить на основании табелей выхода на работу. Алгоритм исчисления при этом остается неизменным, по аналогии с вышеприведенным порядком.

Таким образом стало ясно как вычислять среднесписочную численность работников и когда отчитываться о ССЧ в налоговую. ССЧ можно предоставлять как в количестве человек, так и в человеко-часах.