Счет на оплату

Что представляет собой счет на оплату услуг

Счет для оплаты услуг – это документ, выдаваемый продавцом покупателю, содержащий информацию об интересующих покупателя услугах, их стоимости, а также реквизитах для оплаты этих услуг.

Счет от продавца можно получить разными способами – лично у продавца, по электронной почте или посредством факса.

Счет обычно действителен на протяжении одного дня, если другое не указано дополнительно. Оплатить счет можно через любой банк, после чего можно ожидать получения оплаченной услуги (при условии, что счет оплачен вовремя, а цена, указанная в нем за товары или услуги не может быть изменена).

Рекомендуемые реквизиты счета

Единой формы бланка счета на оплату ценностей или услуг нет, каждая организация вправе оформлять этот документ по своему усмотрению, но законодательство все же выдвигает несколько требований по их правильному заполнению.

Итак, счет на оплату услуг будет считаться действительным, если на бланке присутствуют все нижеперечисленные реквизиты:

  • номер счета на оплату услуг
  • дата выдачи счета покупателю
  • название организации или индивидуального предпринимателя
  • индивидуальный налоговый номер или КПП для юридических лиц
  • банковские реквизиты продавца услуг: номер счета и полное наименование банковского учреждения, его реквизиты
  • перечень услуг, которые предоставляются заказчику
  • итоговая сумма счета, с указанием наличия или отсутствия НДС
  • подпись бухгалтера или другого ответственного лица
  • печать или штамп организации

Организация-продавец вправе самостоятельно дополнять счет любыми необходимыми данными, например: дату, до которой необходимо оплатить счет, личные данные персонала, оказывающего услуги, подробное описание предоставляемых услуг и т.д.

Рекомендации по оформлению и выдаче счетов

Счет без НДС

Наиболее правильным, полным и удобным является следующий вариант оформления счета на оплату услуг:

  • Сверху на бланке счета необходимо расположить шапку документа, то есть полную информацию о продавце услуг: логотип, точное название компании, ее реквизиты, адрес и телефон.
  • Ниже расположено полное название предприятия-продавца услуг.
  • Затем поочередно слева и справа указываются данные компаний – партнеров Продавца и Покупателя: названия, ИНН, ОГРН, КПП, банковские счета и названия обслуживающих их банков, нелишним будет указать адреса, телефоны, адреса электронной почты и официальный web-сайт организации.
  • Обязательно необходимо указать номер и дату выдачи счета. Автоматизированная программа учета сама присваивает номера документов, обычно это номер по порядку с начала года, даты указываются фактические. Номер счета должен быть уникальным, иначе может произойти путаница.
  • Ниже следует перечень услуг, за которые необходимо заплатить по счету. Чаще всего их оформляют в виде таблицы, где указывают наименование той или иной услуги, количество, единицы измерения и цену. Так как оплата данных услуг происходит без уплаты НДС, это следует указать в счете.
  • Последней строчкой таблицы является итоговая сумма оплаты за предоставленные услуги. Под таблицей еще раз указывается итоговая сумма оплаты, включая сумму прописью.
  • Внизу указывается ФИО руководителя предприятия, главного бухгалтера и ответственного за выписку счетов сотрудника. Напротив этих строк должны быть подписи соответствующих лиц, но если организация-покупатель этого не требует, можно обойтись подписью ответственного лица, который выписал счет. Закон не требует личной подписи администрации предприятия. Заверяется счет штампом или печатью организации.

Выдача счета никак не отображается в бухгалтерских проводках и никаких изменений в учете не предполагает, но все же правильно его оформить будет совсем не лишним.

>Правила оформления счетов на оплату

Счет на оплату: подробности его заполнения

В случае указания подробной информации о совершаемой сделке, счет на оплату приравнивается к договору о сотрудничестве. Если же счет заполнен некорректно, то заключение договора происходит только после фактической передачи товара и процесса подписания накладной. Тогда покупатель, который уже оплатил товар, не сможет на основании данного счета требовать от поставщика замену товара, изменение его количества и т.п. При этом покупатель может потребовать возврат уплаченных денежных средств по причине необоснованного обогащения.

Как правильно заполнить счет на оплату, чтобы документально зафиксировать продажу товаров (услуг)? Форма счета никем не регламентирована, поэтому организация вправе самостоятельно сформировать бланк счета. Единственным правилом является наличие в бланке главных реквизитов, которые нужны для того, чтобы документально отразить совершение фактов хозяйственной деятельности. Чтобы правильно заполнить счет на оплату, необходимо указать следующие обязательные сведения:

Счет на оплату в 2018 году

  • предприниматель указывает только свой ИНН, а организация – ИНН и КПП;
  • организация обязана ставить печать на счете, а у предпринимателя печати может и не быть. Поэтому он должен в отведенном для печати месте указать «Б/П», т.е. без печати;
  • банковские реквизиты тоже различаются. В частности, первые 5 цифр расчетного счета прямо указывают на организацию или предпринимателя: 40802 – так начинается счет для ИП, 40702 – для юридического лица;
  • организация в счете указывает свое уставное наименование, как правило, сокращенное. Например, ООО «Секундочка». А вот предприниматель должен указать, например, «ИП Иванова Анна Сергеевна».
  • счет может содержать в себе все существенные условия, которые присуще договору. В частности, предмет, цена и другие условия, предусмотренные для конкретного вида договора Гражданским Кодексом РФ. В этом случае счет выступает в форме оферты, и его оплата является признанием сделки заключенной. Очень часто на практике счет выступает вместо договора и даже в судебном порядке такой документ, содержащий в себе существенные договорные условия, после его оплаты считается доказательством заключения договора;
  • счет на оплату закрепляет документально предмет сделки – наименование и иные идентифицирующие сведения, — его количество, цену за единицу и общую стоимость. И оплата документа покупателем является подтверждением того, что он согласен приобрести именно этот товар или услугу и именно по такой цене;
  • кроме того, счет фиксирует предложение самого продавца, которое действительно в течение срока, предусмотренного в самом счете или в заключенном ранее договоре. По окончании этого срока предложение теряет свою силу;
  • также в счете содержится указание на применяемый режим налогообложения продавцом. Это особенно важно для тех, кто платит НДС. Для спецрежимников это имеет значение только при составлении проводок.

Когда счёт безоговорочно необходим?

В законодательстве прописаны моменты, когда выставление счёта является обязательным сопровождением сделки:

  • если в тексте договора сумма к оплате не была установлена (например, за услуги связи и т.п.);
  • по операциям, предусматривающим уплату НДС;
  • если организация-продавец имеет освобождение от уплаты НДС;
  • фирма-продавец, находящаяся на ОСНО, от своего имени продает товары или предоставляет услуги по договорам агента;
  • если заказчик внес предприятию-продавцу аванс или перечислил предварительный платеж за товар или услугу.

Итак, счёт на оплату не является обязательным документом, ровно как и подотчетным бухгалтерским. Он никак не может влиять на движение финансовых средств, он может быть в любой момент приостановлен или не оплачен – такие явления встречаются довольно часто и не имеют никаких правовых последствий.
Тем не менее, этот документ имеет равное значение для участников сделки, так как позволяет им заключить своего рода предварительное соглашение о перечислении денежных средств.

Кто выписывает счёта на оплату

Счёт на оплату всегда выписывает сотрудник бухгалтерского отдела. После того, как форма будет заполнена, документ передается руководителю организации, который удостоверяет его своей подписью. Ставить печать на документе не обязательно, так как ИП-шники и юридические лица (с 2016 года) имеют право не использовать печать.

Оформляется счёт на оплату в двух экземплярах, один из которых отправляется потребителю услуги или покупателю, второй – остается у организации, его выписавшей. Заполнить счёт можно как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант удобнее, так как не нужно каждый раз вносить сведения о предприятии.

Данный документ не имеет унифицированного образца, поэтому организации и индивидуальные предприниматели вправе разрабатывать и использовать собственный шаблон или выписывать счёт на оплату в свободной форме. Как правило, у давно работающих организаций и ИП форма бланка стандартна, меняются только данные о получателе счёта, наименовании товара или услуги, а также сумма и дата. Иногда организации дополнительно в счёте указывают условия поставки и оплаты (например, процент или сумму предоплаты), срок действия счёта и прочую информацию.

Если в документе при оформлении допускаются какие-либо ошибки, их лучше не исправлять, а выписать счёт заново.

Следует помнить о том, что в некоторых случаях, при решении разногласий между сторонами в судебном порядке, счёт на оплату является документом юридической силы и может быть представлен в суде.

Инструкция по оформлению счёта на оплату

С точки зрения делопроизводства, данный документ не должен вызвать особых сложностей при разработке и заполнении.

В верхней части документа указывается информация о получателе денежных средств. Здесь нужно указать

  • полное наименование предприятия,
  • его ИНН,
  • КПП,
  • сведения об обслуживающем счёт банке,
  • реквизиты счёта.

Далее посередине строки пишется название документа, его номер по внутреннему документообороту, а также дата создания.

Затем указывается плательщик по счёту (он же грузополучатель): тут достаточно указать только название компании, получившей товар или услуги.

Следующая часть документа касается непосредственно оказанных услуг или проданного товара, а также их стоимости. Оформить эти сведения можно как простым списочным перечислением, так и в виде таблицы. Второй вариант предпочтительнее, так как он позволяет избежать путаницы и делает счёт максимально понятным.

В первый столбец таблицы оказанных услуг или проданного товара нужно внести порядковый номер товара или услуги в данном документе.
Во втором столбце – наименование услуги или продукции (без сокращений, ёмко и чётко).
В третьем и четвёртом столбце необходимо указать единицу измерения (штуки, килограммы, литры и т.д.) и количество.
В пятый столбец нужно поставить цену за одну единицу измерения, а в последний – общую стоимость.

Если предприятие работает по системе НДС, то это нужно указать и выделить его в счёте. Если без НДС – эту строку можно просто пропустить. Затем справа ниже указывается полная стоимость всех товаров или услуг, а под таблицей эта сумма вписывается прописью.

В завершение документ должен подписать главный бухгалтер организации и руководитель.

За товар или за услугу?

Счёт может выставляться в качестве договоренности об оплате за поставляемый товар или предоставляемую услугу, а также за выполняемый вид работ. Разница состоит в графе «Назначение платежа», которую содержит счёт.

Для расчёта за товар данная графа должна содержать перечень всех видов отпускаемого товара, а также единицы, в которых он измеряется (штуки, литры, килограммы, метры, рубли и др.). Обязательно нужно указать количество товара и сумму за них (отдельно без НДС, если он есть, и полную сумму).

При оплате услуг в «Назначении платежа» нужно указать вид услуги или выполняемой работы. Не забудьте отметить необходимое количество, а также сумму с НДС и без.

СПРАВКА! Если предприниматель не хочет, он может не расшифровывать все виды поставок полностью, указав лишь номер договора, по которому осуществляется сделка. Однако, все равно эта информация должна быть подробно отражена в товарно-транспортной накладной или в смете. Поэтому в интересах предпринимателя указать в счёте полный перечень оплачиваемых товаров или услуг.

Не допускайте ошибок!

Рассмотрим наиболее распространенные неточности, которые предприниматели могут допустить при оформлении счёта.

  1. Не расшифрована подпись. Одной росписи недостаточно: должны быть сведения о том, кто поставил подпись. В онлайн-версии документа такой ошибки допустить не получится, так как там требуется электронная подпись.
  2. Пропуск сроков счёта-фактуры. Дата оформления счёта-фактуры обязана совпадать с датой выставления счёта и не превышать 5 дней со дня отпуска товара или предоставления услуги.
  3. Просрочка получения счёта для оформления вычета НДС. Налоговый вычет по НС должен быть заявлен в том же налоговом периоде, в котором был получен документ, это подтверждающий, то есть счёт-фактура. Чтобы не допустить этой проблемы, необходимо хранить свидетельства о дате получения счетов (почтовые извещения, конверты, квитанции, записи в журнале входящей корреспонденции и пр.).
  4. Перепутаны даты на экземплярах счёта-фактуры. Оба участника сделки должны иметь идентичные экземпляры, иначе счёт не доказывает законность сделки.
  5. «Шапка» с ошибками. При неточностях в названиях организаций, их ИНН, адресах и т.п. документ окажется недействительным.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если организация-составитель счёта заметила ошибку, она вправе исправить её в тексте счёта. Для этого неправильно записанный показатель зачёркивается, и вместо него ставится правильный. Внесённое изменение заверяется руководительской подписью, при необходимости – печатью, и отмечается дата, когда это было сделано. Другие организации вносить исправления в счёт не уполномочены.

КПП – что это такое?

Известно, что существует несколько реквизитов, необходимых для оплаты. К ним относятся БИК, ИНН, ОКАТО и другие. КПП является одним из таких реквизитов, причем присваивается он исключительно юридическим лицам.

Многих интересует вопрос относительно КПП плательщика в Сбербанк Онлайн: что это и присваивается ли он индивидуальным предпринимателям?

Ответ будет отрицательным: ИП не имеют такого кода. КПП расшифровывается как код причины постановки на учет. Он отображается в реквизитах отечественных, а также иностранных компаний, осуществляющих деятельность на территории России.

Код вместе с идентификационным номером юридического лица позволяет определить компанию и ее территориальные отделения.

Специфика рассматриваемого кода заключается в следующем:

  • каждое территориальное подразделение компании имеет свой КПП;
  • код меняется, если филиал переезжает в другой регион. То есть, частично меняются реквизиты.

Второй вопрос касается расшифровки КПП. Код присваивается органом налогового учета и состоит из 9 цифр, которые имеют следующие обозначения:

  • первые две указывают на субъект РФ;
  • следующие два знака указывают на № налоговой инспекции, осуществившей регистрацию субъекта;
  • 5 и 6 цифры или буквы латинского алфавита свидетельствуют о причине регистрации;
  • три последние цифры представляют собой порядковый номер.

В первую очередь номер предназначен для отображения в документах, которые необходимы для налоговых органов. Также код нужно указывать в платежных поручениях (если присутствует такая графа).