Счет фактура

Зачем нужен счёт-фактура

Счёт-фактура (СФ) считается бухгалтерским документом, эксперты утверждают, что для налогового учёта его можно рассматривать как первичный документ, а для бухгалтерии — нет, поскольку он составляется на основе других документов. Оформляется СФ на каждую операцию, по нему покупатель получает поставленный продавцом товар или услугу. Если получена предоплата, то выписывается СФ на сумму авансового платежа.

Документ широко используется налогоплательщиками: по нему покупатель претендует на налоговые вычеты в сумму НДС, уплаченной при расчёте за товар. Оформляя его, продавец подтверждает право покупателя на получение указанных вычетов.

Но не только продавцы и покупатели используют СФ, также его применяют посредники, комиссионеры или агенты. Оформляют СФ экспедиторы, застройщики.

Счёт-фактура не всегда необходим. Вот случаи, когда его не используют:

  1. Продавец и покупатель не уплачивают НДС (специальные режимы налогообложения или ст. 145 НК РФ).
  2. Продавец поставляет товар своему сотруднику безвозмездно.
  3. Покупатель является физическим лицом и приобретает товары для последующей продажи.
  4. Сделка не облагается НДС (ст. 149 НК РФ).

Различие счёта-фактуры и товарной накладной

Чем же отличается счёт-фактура от товарной накладной? Товарная накладная подтверждает факт передачи товара продавцом покупателю и подписывается обеими сторонами. А счёт-фактура аккумулирует сумму налоговых вычетов, подписывается продавцом и не является подтверждением передачи товара покупателю.

Срок выставления документа

Продавцу следует оформить и передать покупателю документ в течение 5 дней с момента исполнения условий сделки (отгрузки товара, оказания услуг, по окончании работ) или после получения предоплаты.

Форма и порядок заполнения счёта-фактуры

Бланк документа можно скачать . Счёт-фактура состоит из тринадцати строк и одиннадцати граф в таблице. Рассмотрим обязательные элементы СФ.

Обязательные элементы документа

Счёт-фактура состоит из информационного блока о сторонах сделки и таблицы с данными о предмете сделки. Информационный блок включает восемь строк:

  1. Порядковый номер и дата составления документа (строка 1), номер проставляется в соответствии с хронологией выдачи счетов налогоплательщиком.
  2. Номер и дата внесения изменений, если делались изменения (срока 1а).
  3. Наименование продавца (строка 2), юридический адрес для продавца — юридического лица или место жительства, если продавец ИП (в строке 2а), индивидуальный номер налогоплательщика в налоговой инспекции (строка 2б).
  4. Грузоотправитель и его почтовый адрес (строка 3).
  5. Грузополучатель и его почтовый адрес (строка 4).
  6. Покупатель (строка 6) и его юридический адрес для юридического лица или место жительства (покупатель ИП) (строка 6а), его номер в налоговой (строка 6б).
  7. Номер и дата расчётно-платёжного документа, к которому составлен счёт-фактура. Если этот счёт-фактура составляется на полученный аванс, то в строке 5 ставится прочерк. Если получены авансовые или иные платежи за поставляемый в будущем товар, то указывается документ, к которому прилагается этот счёт-фактура.
  8. Валюта (в строке 7), код валюты должен быть единым для всех перечисленных в документе товаров, узнать код любого вида валюты можно .
  9. Идентификатор государственного контракта (строка 8) указывается в том случае, если оформляется поставка по госконтракту.

Красным цветом обозначены нововведения, вступившие в силу с октября 2017 года: номер госконтракта, код товара по ТН ВЭД, подпись уполномоченного лица

Перейдём к таблице, которая содержит 11 граф, полностью описывающих предмет сделки — работу, услугу или товар.

  1. Первая графа предназначена для записи названия товара. В таблице появилась дополнительная графа 1а, в ней указывается код товара. Узнать его можно по общероссийскому классификатору ТН-ВЭД Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности. Этот столбец заполняют, если товар вывозится с территории РФ на территорию Евразийского экономического союза, в других случаях здесь ставят прочерк.
  2. В графах 2 и 2а вносят единицу измерения (код и обозначение) по общероссийскому классификатору единиц измерения (ОК 015–94 (МК 00–97)).
  3. В третьей графе отмечают объём товара в указанных единицах (если показатель отсутствует, то ставят прочерк).
  4. В четвёртой графе фиксируют тариф за единицу.
  5. В пятой графе записывается общая стоимость поставленных товаров (оказанных услуг или работ).
  6. В шестой графе фиксируется сумма акцизных сборов, если товар не подакцизный — ставят прочерк.
  7. Седьмая графа — налоговая ставка. Для операций, перечисленных в ст. 168 пп. 5 НК РФ, записывается «без НДС».
  8. Восьмая графа — сумма налога на добавленную стоимость.
  9. Девятая графа — общая стоимость поставляемых товаров (оказанных услуг или работ) по выставляемому СФ.
  10. В графах 10 и 10а указывают страну происхождения и её код по классификатору ОК (МК(ИСО 3166) 004–97) 025–2001, если товар произведён на территории другой страны.
  11. В одиннадцатую графу записывают номер таможенной декларации для товаров, произведённых не на территории России.

Счета-фактуры должны заполняться разборчиво, без исправлений или помарок

Формулировка «без НДС»

Если продавец применяет УСН, тогда он не должен выдавать СФ, так как, по сути, не уплачивает налог на добавленную стоимость. Однако часто бывает, что покупателю счёт-фактура необходим, и он настаивает на его получении. Разрешением вопроса может стать выписка бумаги с формулировкой «без НДС», но нужно понимать различие между «без НДС» и «0% НДС», так как выставление счёта-фактуры с НДС влечёт обязательство продавца отчитываться перед налоговой инспекцией за обозначенную сумму НДС (пусть даже и нулевую), а это лишние хлопоты.

Ставить в счёте-фактуре вместо пометки «Без НДС» ставку 0% небезопасно. Точнее, делать так «упрощенцы» не вправе. Поскольку нулевая ставка — это реальная ставка, применять которую могут плательщики НДС в отношении экспортных операций. И она должна подтверждаться определёнными документами, которые налогоплательщик представляет в налоговую инспекцию вместе с декларацией по НДС (ст. 164 и 165 НК РФ).

Сводный счёт-фактура

В комиссионных, агентских сделках может применяться сводный СФ. Это нововведение появилось в 2015 году. Например, продающий посредник (агент или комиссионер) отгружает товары (или оказывает услуги) нескольким покупателям, подобная операция может быть оформлена одним документом, сводным СФ. И наоборот, покупающий посредник (агент или комиссионер) приобретает для заказчика товары (услуги) от нескольких продавцов, и такая операция также может оформляться единым сводным счётом-фактурой.

Оформление СФ при частичном принятии товара

Частичное принятие товара подразумевает изменение стоимости поставляемых товаров, то есть требуется составлять корректировочный счёт-фактуру. Если товар принимается частично, то продавец готовит корректировочный счёт-фактуру на новую сумму с учётом недопоставленных товаров в течение 5 дней со дня подписания соглашения об изменении стоимости поставки. Потом регистрирует его в книге продаж и журнале учёта счетов-фактур. Покупатель учитывает в книге покупок первый счёт-фактуру с учётом уменьшения суммы.

Кто подписывает документ

Свою подпись на СФ ставят первые лица компании, директор и бухгалтер. Визирование документа допустимо и доверенным лицом, при этом право подписи доверенным лицом должно подтверждаться внутренним приказом о закреплении полномочий или выданной доверенности. В нормативных документах нет обязательного условия заверять документ печатью организации. Но, возможно, имеет смысл установить подобную обязанность при оформлении СФ на нескольких страницах доверенным лицом. Важно сделать это заранее, чтобы не доставлять неудобств покупателю.

Право подписи счёта-фактуры закрепляется внутренними распоряжениями (приказами)

Пример оформления документа при продаже товара

Предположим, что продавец ИП И.С. Иванов продал товар, облагаемый НДС. Следовательно, он должен выдать покупателю счёт-фактуру. Для его оформления понадобятся такие сведения:

  1. Ф. И. О.
  2. Юридический адрес — 770055 г. Москва, пер. Урукова, дом 12, корпус 1, квартира 22.
  3. Фактический адрес — 428000 г. Чебоксары, ул. Мира, до 25, квартира 1.
  4. Данные о платёжно-расчётном документе — №599 от 04.07.2017.
  5. Реквизиты покупателя — компании ООО «Рога и копыта».

Предметом сделки является продажа монитора Samsung X90. Так как товар произведён вне таможенной зоны Российской Федерации (имеется регистрационный номер таможенной декларации и указан код страны происхождения 646 — Руанда), в графе 1а указывается код по товарной номенклатуре. Обращаясь к ТН ВЭД, выясняем, что код товара — 8528599000. Мониторы считаются в штуках, код 796. Продаётся монитор в количестве одной штуки, тариф за единицу 4 237,49 рубля. Стоимость товара 4 237,49 руб., товар не облагается акцизными сборами, сумма налога равна 762,71 руб., общая стоимость равна 5 000,00 руб.

Счёт-фактура подтверждает реализацию компьютерной техники (монитора): страна-производитель острова Теркс и Кайкос (796), номер таможенной декларации 25252213213

Пример оформления документа при аренде помещения

Юридическое лицо ООО «Ветер», адрес: 118347 г. Москва, ул. Красная сосна, дом 5, сдаёт в аренду нежилое помещение компании ООО «Полёт» (111024, г. Москва, ш. Энтузиастов, дом 4). Документ составлен к платёжно — расчётному документу №131 от 08.10.2015.

В графе 1 записано наименование товара, в рассматриваемом примере аренда помещения за октябрь 2015 года с указанием реквизитов договора аренды (№3 от 01.10.2015).

Счёт-фактура выписан за аренду нежилого помещения в городе Москва

Книга продаж, книга покупок и журнал учёта СФ

Плательщики налогов ведут специальные учётные книги, где делаются записи о выданных (книга продаж) и принятых СФ (книга покупок), а также журнал учёта СФ. Налоговые органы обязали вести этот журнал посреднические компании (комиссионеров и агентов), а также транспортно-экспедиционные организации и застройщиков.

Журнал учёта состоит из двух частей: «Выставленные СФ» и «Полученные СФ». Оформляется журнал за налоговый период в электронном и в бумажном виде. При этом соблюдается хронологический порядок оформления записей в журналах. Хранятся СФ не меньше 4 лет с даты оформления.

Книги покупок ведут покупатели как в бумажном, так и электронном варианте. Записи вносятся на основании полученных СФ, а также корректировочных СФ, по мере их получения. В случае частичной поставки в книгу покупок вносят данные полученного СФ, но с учётом изменения суммы в связи с недопоставкой. Если по операции был оформлен корректировочный СФ, а первоначальный СФ покупатель не получил, то регистрируется корректировочный СФ.

Вопрос: нужно ли регистрировать в книге покупок счета-фактуры с нулевым НДС?

Ответ: да, регистрировать в книге покупок необходимо практически все счета-фактуры, полученные от продавца — и на авансы, и на отгрузку. Со своей стороны продавец оформляет счета-фактуры на все операции, которые облагаются НДС. И в данном случае не имеет значения, какова ставка налога.

Книга продаж оформляется продавцом. Здесь в хронологическом порядке записываются сведения обо всех выданных СФ, первоначальных, с изменениями, корректировочных. Если счёт-фактура не оформлялся (ст. 169 п. 3 пп. 1 НК РФ), то здесь регистрируются первичные документы.

Электронный СФ составляют в единственном экземпляре. Номер СФ присваивает оператор электронного документооборота, и подписывает документ лишь одно уполномоченное лицо. Для отправки электронного документа потребуется наличие интернета, продавец, покупатель и оператор электронного документооборота. Отправив электронный счёт-фактуру, продавец ожидает от покупателя извещения о получении. Получив счёт-фактуру, покупатель отправляет извещение продавцу, а также подтверждение оператору. И принять счёт-фактуру «задним числом» уже не получится.

С введением электронного документооборота процесс сдачи отчётности по НДС заметно упростился: теперь подавать данные нужно только в онлан-режиме

Особенные случаи при осуществлении операций

Что делать, если допущена ошибка при выдаче счёта-фактуры? Если неточность не помешает действиям налоговых органов по обработке СФ, и вся запрашиваемая информация идентифицируется, то вносить изменения не нужно.

Внесение изменений в счёт-фактуру

Когда сведения в СФ недостоверны и требуют корректировки, то готовят корректировочный СФ или исправляют первоначально выпущенный СФ. Исправления в СФ вносятся путём формирования нового документа, в первой строке которого (порядковый номер и дата составления) указывается та же информация, что и в первоначальном документе, в строке (1а) записывается номер исправления и дата составления, далее заполняется достоверной информацией о поставляемом товаре.

Так как информация в документе изменялась, соответствующие корректировки вносят и в журналы регистрации (журнал учёта счетов-фактур, журнал продаж, журнал покупок) путём двойной записи, в первой строке изменённые данные счёта-фактуры записываются со знаком минус, в следующей строке — новые сведения с положительным знаком. Исправления датируют тем налоговым периодом, к которому относится первоначальный счёт-фактура. Чёткие инструкции на этот счёт прописаны в Постановлении Правительства № 1137 с изменениями от 19.08.2017.

Оформление счёта-фактуры при возврате товара

Если товар не был принят, то он возвращается, а продавец оформляет корректировочный счёт-фактуру. В ситуации, когда покупатель принял товар, а потом его вернул, то теперь уже бывший покупатель обязан составить СФ и передать его и возвращаемый товар бывшему продавцу.

Срок выставления счета-фактуры

У организаций и предпринимателей, которые осуществляют крупные поставки товаров, отгрузка может производиться в несколько этапов. Как рассчитать срок выписки счета в случае, когда в течение 5-ти дней с момента первой отгрузки Вы поставили контрагенту еще несколько партий товара? Вы можете выписывать счета по каждой поставке, соблюдая при этом 5-тидневный срок. Также возможно выставление единого счета на всю поставку, но срок его выписки не может быть позже 5-ти дней с момента первой отгрузки.

Несмотря на двусмысленность ситуации, Вам в данном случае стоит руководствоваться общим правилом – выставлять счет в течение 5-ти дней от первого события. В этой ситуации первоначально был отгружен товар, то есть Вам нужно отсчитать 5 дней с даты товарной накладной и в течение этого времени выставить счет. Разъяснения, данные Минфинов в письмах, говорят о том, что условия договора относительно права собственности на товар не влияют на сроки выставления счета. В любом случае счет нужно выписать в срок до 5-ти дней с момента осуществления одной из операций — отгрузки (оказания услуг) или получения аванса – исходя из того, какая из этих операций была совершена первой.

Как выставить счет-фактуру покупателю

Вместе с тем организации и предприниматели должны соблюдать сроки выставления этого документа – не позднее пяти календарных дней со дня получения предоплаты или отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг). При этом днем отгрузки товаров, выполнения работ или оказания услуг считается дата составления первого первичного документа. Это следует из писем Минфина России от 28 апреля 2014 г. № 03-07-11/19723 и от 23 марта 2012 г. № 03-07-11/80. Следовательно, если такой срок соблюдается в отношении нескольких первичных документов, то по ним можно оформить один счет-фактуру.

Налоговый кодекс РФ не регламентирует, каким образом выражается взаимное согласие сторон использовать электронные счета-фактуры. Поэтому нужно ориентироваться на применяемые в предпринимательской деятельности правила поведения (обычаи делового оборота). Например, можно подписать совместное соглашение или обменяться документами, подписанными каждой из сторон. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 1 августа 2011 г. № 03-07-09/26. Следует отметить, что наличие такого соглашения не препятствует оформлению счетов-фактур на бумаге. Причем если счет-фактура выставлен на бумаге, дублировать его в электронном виде не требуется. Об этом сказано в письме ФНС России от 17 июня 2013 г. № ЕД-4-3/10769.

Счет-фактура: порядок оформления и применения

Действующее законодательство предусматривает ряд случаев, когда суммы «входного» НДС, не подтвержденные счетами-фактурами, принимаются у налогоплательщика к вычету (возмещению) в общеустановленном порядке.
Без счетов-фактур налоговые вычеты предоставляются в следующих случаях.
— Суммы НДС по затратам на командировки и представительским расходам, принимаемые к вычету (возмещению) в порядке, установленном п. 7 ст. 171 НК РФ. Указанные суммы отражаются в книге покупок на основании первичных документов, подтверждающих командировочные (представительские) расходы, либо по мере их выявления (отражения в учете), либо единовременно в конце отчетного периода (см. Письмо Минфина РФ от 25 декабря 1997 г. N 04-03-11).
— Суммы НДС, фактически уплаченные таможенным органам по поступившим (принятым к учету) товарам, подлежащие вычету (возмещению) в соответствии со ст. 171 и 172 НК РФ. Указанные суммы налога отражаются в книге покупок по мере их фактической уплаты на основании данных грузовых таможенных деклараций (см. п. 5 и 10 Правил).
— Суммы НДС по товарам (работам, услугам), приобретенным у хозяйствующих субъектов государств-участников СНГ , принимаются к зачету (возмещению) в общеустановленном порядке при условии, что они выделены отдельной строкой в первичных и расчетных документах. Указанные суммы налога отражаются в книге покупок по мере оплаты приобретенных (принятых к учету) товаров (работ, услуг) на основании первичных документов, подтверждающих факт уплаты налога (см. Письмо Минфина РФ от 25 октября 1999 г. N 04-05-11/93). Этот порядок действует только до 1 июля 2001 года.

Статья 161 НК РФ предусматривает две ситуации, в которых на организацию (предпринимателя) возлагаются обязанности налогового агента:
* при приобретении на территории РФ товаров (работ, услуг) у иностранных лиц, не состоящих на учете в налоговых органах в качестве налогоплательщиков (налоговым агентом признается покупатель указанных товаров (работ, услуг);
* при аренде федерального имущества, имущества субъектов РФ и муниципального имущества (налоговым агентом признается арендатор указанного имущества).
В перечисленных выше ситуациях на налогового агента возлагается обязанность исчислить, удержать из доходов, выплачиваемых иностранному лицу (арендодателю), и перечислить в бюджет соответствующую сумму НДС. Если налоговый агент является плательщиком НДС, то в соответствии с п. 3 ст. 171 НК РФ суммы налога, удержанные им из доходов налогоплательщиков — иностранных лиц (из суммы арендной платы) и уплаченные в бюджет, подлежат зачету (возмещению) в общеустановленном порядке.
Следует отметить, что ни НК РФ, ни Правила не обязывают налогоплательщиков, исполняющих обязанности налоговых агентов, выписывать в упомянутых выше ситуациях какие-либо счета-фактуры и регистрировать их в книге покупок и в книге продаж. Более того, формулировка п. 1 ст. 172 НК РФ позволяет сделать вывод о том, что вычет сумм НДС, удержанных налоговыми агентами в порядке, предусмотренном ст. 161 НК РФ, и перечисленных ими в бюджет, может производиться без счетов-фактур на основании любых иных документов, подтверждающих факт удержания и уплаты налога.
В то же время нельзя не принимать во внимание тот факт, что именно данные книги покупок и книги продаж служат основанием для заполнения налоговых деклараций по НДС, а также для определения суммы налога, предъявляемой налогоплательщиком к вычету. Поэтому во избежание возникновения спорных ситуаций с налоговыми органами автор считает возможным рекомендовать налогоплательщикам, выступающим в роли налоговых агентов, отражать удержанные и перечисленные в бюджет суммы НДС как в книге продаж, так и в книге покупок (если налогоплательщик имеет право на соответствующий налоговый вычет). При этом, по мнению автора, налогоплательщики могут воспользоваться рекомендациями по порядку применения счетов-фактур, содержащимися в письмах ГНС РФ от 23 мая 1997 г. N ПВ-6-03/393 «О счетах-фактурах» и от 20 марта 1997 г. N ВЗ-2-03/260 «О применении счетов-фактур при аренде государственного и муниципального имущества».
Принимая во внимание рекомендации, изложенные в этих письмах, можно предложить следующий порядок применения счетов-фактур налоговыми агентами.
Налогоплательщик, выступающий в роли налогового агента, составляет счет-фактуру в двух экземплярах на полную сумму выручки, подлежащей перечислению иностранному лицу (на полную сумму арендной платы в соответствии с условиями договора), с выделением суммы налога. При этом на счете-фактуре делается пометка «уплата за иностранное лицо» или «аренда государственного (муниципального) имущества».
Второй экземпляр составленного счета-фактуры хранится у налогоплательщика как у поставщика в журнале учета выдаваемых счетов-фактур (как основание для начисления НДС) и подлежит регистрации у него в книге продаж с пометкой «уплата налога налоговым агентом» в момент фактического перечисления средств иностранному поставщику либо арендодателю.
Первый экземпляр составленного им же счета-фактуры хранится у налогоплательщика как у покупателя в журнале учета получаемых счетов-фактур и является основанием для применения налоговых вычетов (возмещения НДС) в порядке, установленном налоговым законодательством.

>У кого остается счет фактура

Обязательно ли комиссионеру выписывать счет-фактуру

При любом варианте расчетов посредник платит НДС только со своего комиссионного вознаграждения. Вознаграждение посредника облагают НДС по ставке 18 процентов. Никаких исключений из этого правила нет. Заплатить налог посредник должен по итогам того месяца (квартала), в котором он получил от комитента сумму вознаграждения авансом или оказал комитенту услугу и стороны подписали акт сдачи-приемки услуг. Начислить НДС нужно в зависимости от того, какое из этих событий произошло раньше.

На основании счета-фактуры поставщика комиссионер (посредник) должен выписать от собственного имени два экземпляра счета-фактуры для комитента. Один экземпляр комиссионер передает комитенту вместе с приобретенными для него товарами. Комитент подшивает этот счет-фактуру в журнал учета полученных счетов-фактур и регистрирует его в Книге покупок. Второй экземпляр счета-фактуры остается у комиссионера. Он подшивает его в журнал учета выставленных счетов-фактур, но в Книге продаж не регистрирует.

С 1 января упрощается порядок оформления счетов-фактур

С нового года компаниям не нужно будет составлять счета-фактуры при совершении операций, освобождаемых от НДС. Также не придется заполнять журналы их учета, книги покупок и продаж. Законопроект (№ 115132-6) с такими поправками в НК РФ одобрен Советом Федерации 23 декабря.

Принятый закон регулирует налогообложение операций с ценными бумагами, но в нем есть изменения, которые коснутся сразу многих организаций. Закон упрощает работу компаний, которые совершают операции, освобождаемые от НДС по статье 149 НК РФ. Это передача товара в рекламных целях, гарантийный ремонт, продажа долей в уставном капитале, реализация медицинских товаров и услуг, поставка продуктов в школьные столовые, услуги санаторно-курортных, оздоровительных организаций и т. д. До сих пор компании составляли счета-фактуры по таким операциям. Это формальность, тем не менее за отсутствие счетов-фактур организацию могли оштрафовать на 10 или 30 тыс. рублей (ст. 120 НК РФ). Но с 1 января 2014 года при совершении необлагаемых операций не нужно заполнять счета-фактуры, журналы их учета, книги покупок и продаж.