ПФР электронный документооборот

Как происходит подключение пользователей к электронному документообороту Пенсионного фонда России

Согласно законодательным актам РФ в области зашиты информации, персональных данных, получения электронной цифровой подписи, защищенного документооборота на территории государства, любой страхователь имеет право подавать в органы контроля и учета сведения о застрахованных лицах в электронном формате по существующим телекоммуникационным каналам. В такой ситуации законную юридическую силу представленных документов должна подтверждать .

Чтобы физическое или юридическое лицо получило возможность подключения к системе ЭДО ФПФ России для своевременной сдачи сведений, касающихся застрахованных лиц, ему нужно поступить следующим образом:

  1. Заявление в ПФР об электронном документообороте передается в местное отделение данной инстанции. Бланк данного документа можно скачать с официального сайта Пенсионного фонда России. Заявление имеет четко определенную структуру и правила заполнения. Заполняются все разделы и подразделы. После тщательной проверки правильности внесенных данных страхователь обязан заверить заявление своей подписью, а также поставить печать предприятия. Заявление подается только по месту регистрации самого страхователя, будь он физическим лицом (индивидуальным предпринимателем) или организацией.
  2. После составления и заверки заявления заявителю необходимо заключить Соглашение с Пенсионным фондом о полноценном и защищенном обмене данными в электронном формате посредством телекоммуникационных сетей в системе ЭД. Данная форма также подается в контролирующие органы исключительно по месту регистрации заявителя (прописки).
  3. Заявление о передаче документов в ПФР в электронном виде, а также основное Соглашение не являются окончательным пакетом документов для регистрации страхователя в электронной системе. Чаще всего стороны договора, помимо основного Соглашения, еще подписывают одно или несколько дополнительных. Эта мера позволяет лишний раз каждой из сторон договора обезопасить себя от непредвиденных обстоятельств (например, в случае утери ключей или попадания их в чужие руки, выхода из строя машинной части).
  4. После подписания полного пакета страхователю необходимо ознакомиться со всеми нормативными актами Пенсионного фонда, касающимися сотрудничества сторон во время двусторонней работы посредством системы электронного документооборота.
  5. Далее необходимо составить и подписать договор с лицом, поставляющим услуги Удостоверяющего центра. Эта структура кодирует и защищает данные, тем самым обеспечивая максимальную защиту всей передаваемой информации по оговоренным каналам связи.
  6. Заверение документов окончено. Теперь можно браться за подключение пользователя к системе электронного документооборота.

Данный перечень неполный, так как все организации работают на наиболее подходящих для них системах. Более того, каждая компания, которая подключает страхователей к ЭДО, дает возможность своим клиентам выбирать между различными тарифными планами на услугу.

— самый простой способ обмениваться юридически значимыми электронными документами и счетами-фактурами.

Помощь в заполнении документов

Заявление на электронный документооборот с ПФР заполняется в электронном формате. Недавно система «1С:Предприятие 8» получила новый модуль, который позволяет быстро и удобно обрабатывать всю подготовленную для отчетности информацию. На примере данной системы попробуем разобраться, как найти и заполнить важнейший для подключения к СЭД документ.

Находим справочник, который содержит основные сведения о существующих на территории Российской Федерации организаций, которые подключают страхователей к системе электронного документооборота. Выбираем наиболее понравившуюся нам организацию и тариф по услуге. Переходим на вкладку на странице под названием «Документооборот». Нажимаем на кнопку «заявление об обмене электронными документами ПФР».

В открывшемся окошке появится сообщение «перейти к мастеру заполнения заявления» и нажимаем кнопку «Далее». Заполнение заявления о подключении к СЭД происходит в 8 этапов:

  1. Первый шаг предусматривает внесение в форму регистрационного номера программного продукта, который вы приобрели. Номер вы можете увидеть на регистрационной карте либо его вам может подсказать оператор горячей линии компании, которая предоставляет услугу по подключению к системе ЭДО.
  2. В следующей форме программа вас «попросит» выбрать название Удостоверительного центра, с которым вы сотрудничаете, из приведенного перечня. Найдя в списке ваш Центр, нажмите кнопку «Продолжить».
  3. Перед вами открывается третье окошко. Этот шаг отвечает за выбор организации, которая будет оказывать вам криптографические услуги. Если ранее на вашем ПК уже был установлен криптопровайдер, то программа сообщит вам об этом и попросит сменить его. Если же ваш компьютер не имеет такого ПО, то программа попросит выбрать новый криптографический центр и переведет вас на портал разработчиков этой программы для изменения настроек.
  4. Этот этап предусматривает заключение Соглашения между сторонами. Перед вами в новом окне появится текст соглашения. Настоятельно рекомендуется не бегло просмотреть документ, а тщательнейшим образом прочитать его. Если вас все условия устраивают, то внизу под соглашением находим маленькое окошечко, в котором нужно поставить галочку, тем самым подтверждая, что все условия соглашения приемлемы. Нажимаем кнопку «Далее». Мы уже прошли половину процедуры оформления заявления.
  5. Пятый этап – заполнение формы, которая содержит в себе все реквизиты организации, осуществляющей переход. Внимание! Заполнять все поля необходимо очень внимательно, используя документы организации, а не по памяти. Прежде чем переходить на следующую страницу, несколько раз перепроверьте правильность данных. Если вы допустите ошибку и вовремя ее не исправите, то последствия будут очень тяжелыми для корректировки.
  6. Следующий этап называется «Выбор сотрудника, имеющего право на ЭЦП». Здесь необходимо указать персональные данные того должностного лица, которое получает электронную цифровую подпись и имеет право ее использования.
  7. Предпоследний этап – выбор контролирующих органов, с которыми страхователь сотрудничает. На сегодняшний день осуществлять электронный документооборот можно с такими организациями: Федеральная НС РФ, ФПФ, Росстат и другие. Если вы сотрудничаете с иными организациями, то их также можно найти в списке организаций-партнеров. В данном случае нужно выбрать Пенсионный фонд РФ.
  8. Заявление в ПФР о подключении к электронному документообороту на этом этапе будет окончательно сформировано. Далее в последнем, восьмом окошке нажимаем на кнопку «Отправить сейчас». После нажатия на нее форма отправляется моментально. Если вы пока колеблетесь с окончательной отправкой, то все заполненные формы можно сохранить в качестве черновика.

Подключение к системе электронного документооборота происходит довольно быстро. Сразу же после подключения к ней вы можете беспрепятственно сотрудничать с выбранными вами организациями, в частности, с Пенсионным фондом.

Обратите внимание, что право использования электронной цифровой подписи может иметь не только руководитель предприятия, но и иные уполномоченные сотрудники. Данное заявление о подключении к СЭД заполняется в одном экземпляре и передается исполнителю услуги.

Основное и дополнительные соглашения заполняются в двух экземплярах, один из которых остается у заявителя, а второй переходит к исполнителю. Эти документы должны быть заверены подписью руководителя и печатью организации, иначе они не будут иметь никакой юридической силы.

Преимущества электронного документооборота

С каждым годом увеличивается число компаний, применяющий документооборот для внутренних целей, а также в части взаимодействия с контрагентами и контролирующими органами. Рост интереса к электронному обмену документами объясняется рядом преимуществ:

  • скорость обмена данными – адресат получает документ или информацию в течение нескольких секунд после ее отправки;
  • снижение расходов – компания не несет расходы на отправку документов почтой, также снижаются трудовые затраты на посещение контрагента (контролирующего органа) для передачи документов;
  • удобство использования – при наличии необходимых доступов, документ могут одновременно просматривать, редактировать, согласовывать несколько лиц.

Основанием для внедрения внутреннего документооборота на предприятии является локальный нормативный акт, в котором утверждается сфера использования электронных документов (применение внутри компании, обмен информацией с контрагентами, подача отчетности в контролирующие органы), а также определяется алгоритм и методика обмена электронной информацией.

Читайте также статью ⇒ «Договор с ОЭД (оператор электронного документооборота): как составить, образец».

Электронная отчетность в ПФР

Пенсионный фонд активно использует систему электронного документооборота с работодателями в течение последних нескольких лет. Ранее обмен электронными документами с ПФР был для работодателем добровольной процедурой: Пенсионный фонд предоставлял организациям право выбора формы отчетности (электронная или бумажная).

Однако, с 01.01.2017 года ситуация изменилась: на основании постановления ПФР работодатели, средняя численность сотрудников которых составляет 25 человек и более, обязаны подавать отчеты в ПФР только в электронном виде. В случае предоставления документов на бумажном носителе, отчет признается несданным, а работодатель привлекается к мере взыскания в виде штрафа.

В 2019 году ПФР сохранил прежние требования в части предоставления отчетности работодателями:

  • организации и ИП, среднесписочное количество сотрудников которых равна 25 единицам (или более), предоставляют отчеты в ПФР только в электронном виде посредством телекоммуникационных каналов связи;
  • работодатели с количеством сотрудников до 25 человек (24 и менее) могут подавать отчеты в ПФР в любой удобной форме – в электронном виде или на бумажном носителе.

Для определения обязательств по подаче отчета в электронной форме, работодатель рассчитывает среднюю численность работников по итогам отчетного месяца. В расчете учитываются не только штатные сотрудники, которые трудоустроены на основании трудовых договоров, но и лица, привлеченные к работе по договора ГПХ.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Электронный документооборот с ПФР: как подключиться

Электронный документооборот с ПФР

Для исполнения работодателем обязательств по подаче электронной отчетности в ПФР организации необходимо подключиться к электронному документообороту с Пенсионным фондом.

Особенности процедуры и перечень необходимых документов представлен в пошаговой инструкции ниже.

Шаг #1. Выбор оператора электронного документооборота

На первом этапе работодатель выбирает оператора электронного документооборота – организацию, которая оказывает услуги по обеспечению обмена электронными документами с ПФР, гарантирует безопасность документооборота, осуществляет техническое сопровождение телекоммуникационных сетей.

Работодатель может сотрудничать только с операторами, которые имеют госаккредитацию ПФР. С перечнем операторов электронного документооборота можно ознакомиться на официальном сайте Пенсионного фонда → http://www.pfrf.ru/branches/spb/info/~strahovatelyam/2481.

Основанием для сотрудничества является договор, подписанный между работодателем и спецоператором. Как правило, форму договора предлагает оператор. Перед подписанием работодателю необходимо внимательно ознакомиться с текстом соглашения, обратив внимание на:

  • перечень услуг (обеспечение документооборота, гарантия безопасности данных, круглосуточная техническая поддержка);
  • тарифы (абонентское обслуживание, разовые платежи);
  • меры ответственности, предусмотренные при невыполнении условий договора.

Читайте также статью ⇒ «Как наладить электронный документооборот с ФНС: пошаговая инструкция».

Шаг #2. Заключение договора с Удостоверяющим центром Минкомсвязи

Для подписания электронной отчетности работодателю необходимо иметь ключ электронной цифровой подписи (ЭЦП). Выпуском и выдачей ключей ЭЦП занимаются Удостоверяющие центры (УЦ), аккредитованные Министерством связи и массовых коммуникаций, на основании договора, заключенного с работодателем.

Для заключения договора представителю работодателя необходимо обратиться в УЦ со следующими документами:

  • заявление о выдаче средств криптозащиты;
  • заверенные копии правоустанавливающих и регистрационных документов организации (ИП);
  • документы, подтверждающие право владельцев ключей ЭЦП на подписание отчетности ПФР (устав – при оформлении ключа ЭЦП для директора, доверенности – при получении ключей для иных должностных лиц).

С перечнем аккредитованных УЦ, которые сотрудничают с ПФР, можно ознакомиться на сайте Пенсионного фонда → http://www.pfrf.ru/about/isp_dir/verification_center_pfr/.

Шаг #3. Приобретение и установка ПО

Заключив договор с УЦ, работодатель переходит к следующему этапу – поиску и установке ПО, необходимого для обеспечения обмена с электронными данными с ПФР.

При выборе ПО особое внимание следует уделить не только технической функциональности программы, но и совместимости ПО с программами, используемыми в ПФР. Если ПО работодателя и Пенсионного фонда не будут функционально совместимы, обмен электронными документами в таком случае невозможен.

Как правило, установка ПО для обмена электронными данными включена в перечень услуг оператора электронного документооборота. Если договор с оператором не содержит подобных условий, то для выбора ПО работодателю лучше обратиться в специалисту.

Шаг #4. Подготовка заявления

На данном этапе работодатель составляет заявление о подключении к системе электронного документооборота. Документ составляется на бланке установленного образца, который можно скачать здесь ⇒ Заявление о подключении к электронному документообороту с ПФР.

Документ состоит из 3-х блоков для заполнения:

  • 1-й и 2-й блоки – информация о работодателе (юрлицо/физлицо-ИП);
  • 3-й блок – сведения об используемом средстве крипотазащиты.

Структура заявления и порядок его заполнения представлен в таблице ниже:

Блоки для заполнения 1-й блок – информация о юрлице 2-й блок – информация о физлице 3-й блок – сведения об используемом средстве крипотазащиты
Кто заполняет Организации Физлица-ИП Все заявители
Как заполнить

Работодатель указывает информацию об организации:

  • полное наименование;
  • ИНН;
  • КПП;
  • контакты (адрес электронной почты, номер телефона);
  • регистрационный номер в ПФР;
  • банковские реквизиты;
  • юридический адрес;
  • фактический адрес местонахождения;
  • среднесписочное количество сотрудников.

Предприниматель отражает данные о себе:

  • ФИО;
  • ИНН;
  • паспортные данные;
  • контакты (адрес электронной почты, номер телефона);
  • регистрационный номер в ПФР;
  • банковские реквизиты;
  • адрес прописки;
  • фактический адрес проживание;
  • среднесписочное количество сотрудников.

Заявитель указывает:

  • наименование оператора, с которым заключен договор на передачу электронных данных;
  • используемые средства криптозащиты (ключ ЭЦП).

Оформленное заявление подписывает руководитель организации, после чего документ скрепляется печатью. Если заявление оформляет ИП, то на документе должна присутствовать подпись предпринимателя.

Шаг #5. Обращение в ПФР

Заявление о подключении к системе электронного документооборота работодатель подает в территориальный орган ПФР по месту регистрации. Вместе с заявлением в Пенсионный фонд необходимо предоставить:

  • копию договора с оператором электронного документооборота;
  • копию соглашения с УЦ;
  • заверенные копии регистрационных и правоустанавливающих документов организации;
  • доверенность представителя (если в ПФР обращается представитель организации).

Шаг #6. Заключение соглашения об обмене электронными документами с ПФР

На основании обращения работодателя-страхователя с заявлением, ПФР предлагает заявителю заключить договор об обмене электронными документами.

Соглашение с ПФР является безвозмездным. На основании договора стороны признают юридическую силу электронной отчетности, подписанную ключом ЭЦП.

После подписания соглашения организация (ИП) приобретает статуса участника электронного документооборота с ПФР, в связи с чем может отправлять необходимые формы отчетности в электронном виде. Подтверждением получения документа выступает электронная квитанция, направленная страхователю от ПФР по телекоммуникационным каналам связи.

Читайте также статью ⇒ «Электронный баланс в 2019 году: как составить, срок предоставления».

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:
Если вы не нашли ответ на свой вопрос, то вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓
Бесплатная юридическая консультация
Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик
Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик
Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

Звонок в один клик

>
Отчетность в ПФР

ЧТО НУЖНО ЗНАТЬ ОБ ИЗМЕНЕНИЯХ В ПЕНСИОННОЙ СИСТЕМЕ

«Электронный документооборот является прогрессивной и перспективной системой передачи данных:

— Система обеспечивает высокую достоверность и надежность учета и контроля потока документов, гарантированное соблюдение конфиденциальности передаваемой информации;

— Система позволяет направлять отчетность с рабочего места страхователя в любой день, в любое время суток;

— Система позволяет оперативно исправлять ошибки, обнаруженные органами ПФР в представленных документах, с рабочего места страхователя неоднократно за один день;

— Для бухгалтера отпадает необходимость посещения территориального органа ПФР;

— При отправке отчетности страхователь получает электронную информацию о результатах приема отчетности;

— Открывается возможность создания на предприятии электронных архивов всего документооборота с территориальным органом ПФР.

Вопрос о возможности и порядке представления информации в электронной форме решается территориальным органом Пенсионного фонда совместно с конкретным страхователем и оформляется «Соглашением об обмене электронными документами в системе электронного документооборота».

1 . Что необходимо для представления отчетности в Управление ПФР в электронном виде с электронной подписью (далее ЭП):

— программное обеспечение для создания отчетов в установленных форматах;

— криптографическое программное обеспечение с реализацией необходимых функций ЭП и шифрования (выработка криптографических ключей, подписание и проверка ЭП на уровне файла, шифрование данных). Данные функции реализуются программным обеспечением, относящимся к категории средств криптографической защиты информации (далее — СКЗИ), и которое при использовании в системе электронного документооборота (далее — СЭД) ПФР должно иметь сертификат ФСБ;

— услуги удостоверяющего центра по созданию и поддержке сертификатов ключей ЭП в СЭД ПФР;

— проведение организационных мер: назначение ответственного лица за организацию использования СКЗИ, оборудование и защита от несанкционированного доступа рабочего места, магнитных носителей криптографических ключей, архивов электронных документов;

— Заключение «Соглашения об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи» с районным Управлением ПФР.

В этих целях потребуется:

* Обратиться в удостоверяющий центр, выбрать необходимый Вам пакет услуг, получить форму заявки (на изготовление сертификата ключа подписи руководителю), иную документацию.

* Обратиться в районное Управление ПФР с оформленной заявкой для её согласования и заключить «Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи».

* По готовности к началу работы осуществить тестовый обмен сообщениями с Управлением ПФР.

  1. Особенности электронного документооборота в ПФР.

— Сведения индивидуального (персонифицированного) учета, представляемые в Управление ПФР, относятся к категории персональных данных. Их подготовка, пересылка и обработка осуществляется в соответствии с действующим законодательством о защите персональных данных.

— Для представления отчета в Управление ПФР требуется одна ЭП — руководителя организации.

— В соответствии с требованиями федерального закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ использование ЭП лицом, не являющимся её владельцем, недопустимо. Такие действия влекут утрату юридического значения подписанного документа, перевод криптографических ключей в разряд скомпрометированных и отзыв соответствующего сертификата.

Услуги страхователям предоставляют:

Организация

Технология

Контактная информация

Примечание

АО «ЦентрИнформ»

Система

«Контур-Экстерн»

Контактный тел. 740-54-05 — Отдел подключения

ЗАО «УДОСТОВЕРЯЮЩИЙ ЦЕНТР»

ПП «Комита-Отчет»

Контактный тел.

ООО «Компания «Тензор»

«СБиС++ Электронная отчетность»

Контактный тел.

ООО «АРГОС»

СЭД «Аргос — Налогоплательщик»

Контактный тел.

ООО «Такском»

ПК «Спринтер»

Контактный тел.

ЗАО «Калуга Астрал»

ПК «Астрал Отчет»

Контактный тел.

702-11-93, 309-29-23

ООО «КОРУС Консалтинг СНГ»

ПК «Сфера»

Контактный тел.

ООО «Удостоверяющий центр ГАЗИНФОРМСЕРВИС»

ПК «Такснет-Референт»

Контактный тел.

8-800-50-50-50-2 (звонок бесплатный)

ООО «Русь-Телеком»

«Фельдъегерь»

Контактный тел. представительства в г.Санкт-Петербурге

ООО «Электронный экспресс»

«ГАРАНТ Электронный Экспресс»

8-800-333-88-88 (звонок бесплатный)

ЗАО «Сервер-Центр» /Деловая сеть/

Система «Отчетность»

Info.spb@serverc.ru

ОАО «ИнфоТеКС Интернет Траст»

«ViPNet ЭДО Отчет»

8-800-250-0-260 (звонок бесплатный)

Контактный тел. представительства в г.Санкт-Петербурге

78@iitrust.ru

ЗАО «ПФ «СКБ Контур»

Система

«Контур-Экстерн»

Контактный тел.

334-04-73, 334-04-74

spf@skbkontur.ru

ЗАО «ТаксНет»

ПП «Такснет-Референт»

8-800-333-80-89 (звонок бесплатный)

Представитель в г.Санкт-Петербурге:

Удостоверяющий центр ЗАО «ЗЭТ»

Контактный тел. 907-38-07

ЗАО «Национальный удостоверяющий центр»

ПК СЗД «СТЭК-ТРАСТ»

Представитель в г. Санкт-Петербурге:

СПб АНОСЭ ТРУ «КронЭкс»

Контактный тел. 655-50-10

ООО «Удостоверяющий центр «АСКОМ»

ПК «Спринтер»

8 (8652) 95–10–95

secretar@1.ackom.net

ООО «Удостоверяющий центр «Белинфоналог»

ПП «Комита-Отчет»

client@belinfonalog.ru

Для подключения к системе электронного документооборота ПФР с Управлением ПФР необходимо заключить:

«Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи»

и согласовать:

«Заявление о подключении к электронному документообороту»