Первичная документация

Основные моменты

Сначала поговорим о том, что является первичным документом бухгалтерии. Рассмотрим определение, актуальное в Российской Федерации.

Что это такое?

Первичным бухгалтерским учетом считают документальное подтверждение о выполнении определенных операций хозяйственного характера.

Такие документальные подтверждения характеризуются наличием юридической силы. Главным инструментом считают первичную учетную документацию бухучета.

Рассмотрим определение и первичного документа. Под первичным документом понимают документ, что включает исходную информацию, полученную при исследовании, разработках, наблюдениях и иной деятельности.

В бухгалтерии первичная документация сдается или ее там составляют при совершении хозяйственных операций. Если это невозможно, то после окончания операции.

Это доказательство произошедшего факта. Первичным документом устанавливается ответственность определенного исполнителя за исполнения хозоперации.

Классификация видов

Учитывая принципы и признаки группировки первичных документов, устанавливается следующая классификация.

По назначению бухгалтерская документация может делиться на:

Распорядительные Доверенности, платежные поручения
Исполнительные или оправдательные Акты, платежные ведомости
Бухгалтерского оформления Справка, расчет, ведомость
Комбинированного типа Кассовый ордер, требование, авансовый отчет
Бланки строгой отчетности Квитанционная книжка, талон, абонемент, билет, диплом

В зависимости от объема содержания данных:

Первичная документация Чек, кассовый ордер
Сводная первичная документация Кассовый отчет, ведомость

В зависимости от способа отражения хозопераций:

Разовый Кассовый отчет, ведомость
Накопительного плана Лимитно-заборная карта, ведомость

С учетом места составления:

Внутренняя документация Кассовый ордер, акт, накладная, авансовый отчет и т. д.
Внешняя Счет поставщика, выписка из расчетного счета, платежные требования, счета-фактуры

В зависимости от типа операций, учетная документация может быть представлена на типовых или специализированных формах.

Фото: квитанционная книжка

В первом случае первичные документы применимы при регистрации хозопераций, что характеризуются типичностью для большей части организаций или определенных отраслей.

Какие документы относятся к первичным учетным смотрите в статье: что относится к первичным документам.

Как заполнить первичные кассовые документы, .

То есть, они используются для обычных операций. Специализированную форму используют при проведении операции узкой специализации.

Первичным документом считают:

  • платежное поручение;
  • кассовый приходно-расходный ордер;
  • товарную накладную и ряд других документов.

Первичные документы составляют при совершении операции. На их основании осуществляется подготовка сводных документов.

Правовая база

Отчетность бухгалтерии предоставляется в определенных объемах типовых форм в соответствии с Федеральным законом России № 129.

Стоит также опираться на ФЗ № 402, что был принят правительством РФ 6 декабря 2011.

Какие документы относятся к первичным бухгалтерским документам?

Что входит в первичную документацию? Перечислим основные документы, которые должна использовать каждая компания.

Полный перечень (список)

К примеру, в Постановлении, что утверждено властями 30.10.1997 № 71-а, отражено ряд первичной документации такого плана:

Доверенности по форме М-2
по форме М-2а
Приходные ордера по форме М-4
Акты о приеме материала по форме М-7
Лимитно-заборные карты по форме М-8
Требования-накладные по форме М-11
Накладные на отпуск материала на сторону по форме М-15
Карточки учета материалов по форме М-17
Акты об оприходовании ценностей материального характера, что получены в момент разборки и демонтажа здания по форме М-35

Учетная первичная документация может составляться на бланках, что были разработаны компаниями самостоятельно. Но это касается не всех документов.

Есть ряд справок, что могут составляться исключительно на унифицированных бланках, утвержденных законодательством. Об этом сказано в Письме № ПЗ-10/2012.

Постановлением от 18.08.1998 № 88 утверждено такие документы:

Образцы приходных кассовых ордеров по форме КО-1
Образцы расходных кассовых ордеров по форме КО-2
Кассовые книги по форме КО-4
Книги учета принятой и выданной суммы кассирами КО-5
Бланки расчетно-платежных ведомостей Т-49
Платежные ведомости Т-53

Платежная документация составляется в соответствии с требованиями, что прописаны в положении Банка РФ от 19.06.2012 № 383-П.

Укажем и такую классификацию унифицированных документов по кадровому учету (согласно Постановлению Госкомстата от 5 января 2004 № 1).

Документация кадрового учета – от оформления сотрудника до прекращения с ним трудовых отношений:

Приказ о приеме в компанию форма Т-1
Образцы личных карточек работников по форме Т-2
Штатные расписания по форме Т-3
Приказы о предоставлении отпусков сотрудникам по форме Т-6
Графики отпусков по форме Т-7
Приказ о расторжении трудовых договоров по форме Т-8, Т-8а

Документация, что связана с расчетами с работниками:

Табель учета рабочего времени форма Т-12, Т-13
Зарплатная ведомость (расчетно-платежные, расчетные и платежные) по форме Т-49, Т-53
Лицевые счета по формам Т-54

Часто задается вопрос о том, является ли счет первичным бухгалтерским документом. Если вы не составляли договор с контрагентом, то счета об оплате будут считаться основанием того, что фирма принимает условии поставки.

Счет – это не образец первичной документации. Они фиксируют намерение, а не фактически проведенную операцию. Это же касается и счетов-фактур.

Интересуются также, является ли договор первичным документом бухгалтерского учета. Такой документ не считают первичным, поскольку он не отражает хозопераций.

Но в первичной документации, что удостоверяет выполнение договора, его упоминают. С позиции бухгалтерского учета договор и первичная документация, что к нему относится – неразделимые понятия.

Где взять унифицированные формы?

Стоит обратить внимание на следующие нормативные акты:

Документация по учету и оплате труда Постановлением Госкомстата России от 5.01.2004 № 1
При учете ОС актуально Постановление Госкомстата России от 21.01.2003 № 7
При ведении учета кассовых операций используют документы Постановлением от 18.08.1998 № 88
При учете финансовых расчетов с использованием кассовой техники используют формы, что отражены В Постановлении Госкомстата Российской Федерации от 25.12.1998 № 132
Формы первичных документов по учете строительных работ используют формы, что были утверждены Постановлением от 11.11.1999 № 100
Учет труда и его оплаты Постановление от 30.10.1997 № 71-а (в редакции от 21 января 2003)

Основные правила оформления

Вся первичная документация бухучета должна заполняться четко и аккуратно:

  1. Можно использовать шариковую, чернильную ручку, вычислительную технику и пишущую машинку.
  2. Документ составляется тогда, когда вы планируете совершить хозяйственную операцию.
  3. В отдельных ситуациях возможно составление документа после того, как проведено операцию.
  4. Отражают все реквизиты. Если каких-либо сведений нет, можно ставить прочерки.
  5. Расчетные сведения отражаются цифрами и прописью.

Сейчас компаниями используются готовые бланки документов. Если идет речь о внутреннем документе, он составляется на предприятии. Внешние же поступают с иной организации.

Отправителями могут являться:

  • госучреждения;
  • вышестоящий орган;
  • банк;
  • налоговая инспекция;
  • учредитель;
  • поставщик;
  • покупатель и т. д.

Все такие документы составляются на типовых бланках. Обязательные требования к заполнению бланков первичных документов:

  1. Отражается название документа. Если не будет указано название, или отражено неразборчиво, утрачивается юридическая сила документа.
  2. Прописывается дата, когда документ составлен.
  3. Юридическое название компании, что участвует в хозоперации.
  4. Указывают содержание хозяйственной операции.
  5. Денежный измеритель, что применим при осуществлении хозяйственной операции.
  6. Должность, подпись уполномоченного лица (директора или главбуха, а в отдельных ситуациях иного работника).

Если есть такая необходимость, вносят ряд дополнительных сведений и реквизитов, с учетом особенностей и направлений документируемой хозяйственной операции.

Возможно проставление номера документа, мотива (основы) для проведения операции, точного адреса компании и т. д. Если документ будет составлен некорректно, фирма не сможет точно определять базу, что облагается налогами.

А это повод для возникновения разногласий с ФНС. Исправлять ошибки в первичных документах можно только в том случае, если они не были еще отражены в бухучете, то есть проведены.

Исправления не допустимы с помощью штриховки. Можно пользоваться такими способами:

Корректурным Если ошибку допущено в учетном регистре, и при этом не затронуто корреспонденцию счетов. Подойдет, если еще не составлено баланс. Неправильные цифры, суммы и текст аккуратно зачеркивают тонкими линиями, а рядом вносят исправления. Обязательная сноска – исправленному верить. Указывается дата и ставится подпись. Такой способ не подойдет при исправлении денежных документов
Дополнительной записью Если сумму проводимых операций занижено. На недостающие суммы делают проводки в текущем или в следующем месяце
Сторнировочным Корректируют неправильную запись с использованием отрицательных чисел. Повторяется неправильная корреспонденция красными чернилами. Здесь же отражают правильную запись

Иногда составляют справку, которой можно подтвердить, что исходные данные стоит исправить. Руководство организации утверждает, что именно вправе подписываться в первичных документах.

Назначенное лицо будет ответственным за достоверность прописанных данных, правильность заполнения, своевременность предоставления бланков для отражения в бухучете.

Первичная бухгалтерская документация может быть составлена на бумаге или в электронном формате (часть 5 ст. 9 ФЗ № 402).

Во втором случае ставят образец электронной подписи (ст. 6 ФЗ № 63, что принят чиновниками России 6.04.2011).

Печать не относится к обязательным реквизитам первичной документации, что отражены в ч. 2. ст. 9 ФЗ № 402.

Печать ставят в таких случаях:

Компанией используются свои разработанные формы Что утверждены руководителями
Фирмой используются унифицированные формы Что отражены в альбоме унифицированных форм, и предусмотрено проставление печатей
Используются типовые обязательные формы Что установлены уполномоченной структурой в соответствии с федеральным законодательством, если предусмотрено проставление печатей

В отдельных случаях допускается совершенствование первичных документов.

Примеры заполнения

Для образца представим несколько форм первичной документации.

Возникающие вопросы

Часто остается ряд вопросов относительно применения и хранения первичной документация бухгалтерского учета на предприятии. Ответим на самые часто задаваемые.

Каковы сроки хранения данных бумаг?

Устанавливаются различные периоды, в течение которых должны сохраняться составленные документы первичного бухгалтерского учета.

Итак, бухгалтерская документация может храниться:

1 год Такой срок хранения предусмотрен для документов, которые включают корреспонденцию с соответствующей инстанцией о времени подачи отчетов
5 лет Это касается кассовой документации, а также таких бумажных носителей, как:

  • квартальный баланс;
  • отчет компании за квартал с объяснительными записками;
  • главные книги;
  • протокол заседания по принятию квартального баланса;
  • шахматный журнал;
  • кассовая книга и первичная документация;
  • документация по внесистемному, системному учету;
  • ведомость по балансовому счету;
  • карточка, книга по операциям подотчетного лица
10 лет Хранят годовой баланс, опись инвентаря, передаточный и разделительный, ликвидационный баланс и т. д.
75 лет Хранят лицевой счет сотрудника или ведомость о зарплате

Нюансы у кредитных операций

Бухучет операций по предоставлению денег и их возврату, начисление и получение процентов по размещенным финансам реализуется согласно требованиям законодательной документации России, нормативных актов Центрального Банка, учетной политики банковского учреждения.

12

Кредитные работники должны сохранять папки с документами кредитных дел в специальных шкафах. Такие папки не передаются заемщикам, но могут передаваться другим подразделениям при наличии распоряжения руководства.

Основной документ, который регулируется использование первичных документов – указание ЦБ Российской Федерации от 11 марта 2019 № 3210-У.

В независимости от того, какой режим налогообложения используется, стоит оформлять расходные кассовые ордера, а если получают средства, — приходные ордера.

Обязательство подписывать документацию имеет главбух или кассир, или же руководитель фирмы. Должно быть основание для выдачи денежных средств – заявление подотчетного лица.

Кассовая документация – основание для движения наличности, что отражается в кассовых книгах.

По поводу акта сверки

Акты сверки по взаимным расчетам – первичные документы, что необходимы для осуществления контроля за хозяйственной деятельностью.

Обязательные реквизиты первичных документов узнайте из статьи: первичные документы.

Список необходимой отчетности НКО в налоговую, .

Виды налоговой отчетности, .

В актах имеет место отражение взаиморасчетов за определенные периоды между компаниями со статусом юридического лица или индивидуальными предпринимателями.

Законодательно такие акты не регламентируются, так как они не считаются первичными документами.

Но бухгалтеры все равно используют такой документ, так как он позволяет решать ряд спорных вопросов, обеспечивает защиту интересов фирм. Акт важен:

  • при широком ассортименте товара, что предлагает один продавец;
  • если предоставляется отсрочка по платежам;
  • если высока стоимость товара;
  • если есть регулярные взаимоотношения между сторонами;
  • при упрощении учета и контроля в организации.

Акт сверки может разрабатываться компанией самостоятельно, но учитывая требования, выдвигаемые к первичной документации. Такой документ является веским доказательство при судебных разбирательствах.

При заполнении первичной документации придерживайтесь правил, что установлены законодательными актами.

В противном случае составленные бланки не будут иметь юридической силы. Следите, чтобы все реквизиты были отражены, и не было ошибок.

Помните, что зачастую используются унифицированные формы, и только в отдельных случаях допустимо использование форм, что разработаны самой компанией.

Предыдущая статья: Что относится к первичным документам Следующая статья: Исправления в первичных документах