Обязанности администратора гостиницы

Суть профессии и основные критерии кандидата

Сегодня по работе администратора постояльцы могут сделать вывод о классе и респектабельности гостиницы. Поэтому владельцам отелей следует ответственно и вдумчиво подойти к вопросу выбора соискателя на такую вакансию, особенно когда вы содержите номера премиум-класса. По сути, портье выполняет представительские функции, являясь лицом заведения. По этой причине важно выбрать на такую должность образованного и грамотного кандидата, владеющего навыками делопроизводства и умеющего найти контакт с людьми разного типа темперамента.

Администратор отеля, как правило, становится лицом заведения, поэтому на эту вакансию следует отбирать лишь грамотных и квалифицированных соискателей

Безусловно, от него потребуется и аккуратность в работе, а также неукоснительное следование правилам, которые обрисовывают обязанности администратора отеля. Как правило, немаловажным фактором часто оказывается и внешность портье – предпочтение стоит отдать приятным людям опрятного внешнего вида. Правда, есть еще один аспект, который является, скорее, врожденным – харизма. Кандидат, умеющий представить себя и заведение с самой лучшей стороны и оставляющий у гостей исключительно положительные эмоции, будет, пожалуй, оптимальным выбором.

Учитывая, что подобная работа предусматривает наличие высшего образования, соискателю следует иметь соответствующий диплом. Правда, сегодня сложно найти ВУЗ, предлагающий получение именно этой специальности. Поэтому обязательным пунктом резюме кандидата должен быть реальный опыт работы в такой сфере на подобной должности. Желательно, чтобы он был не меньше трех лет, но здесь могут быть определенные нюансы.

Нелишним пунктом станет и предъявление рекомендательных писем с предыдущих мест трудоустройства. Для всех кандидатов на эту вакансию приветствуется знание иностранных языков и навык ведения телефонных переговоров. Само собой, из-за специфики деятельности соискатель должен быть стессоустойчивым и доброжелательным по отношению к гостям. Определимся с конкретным перечнем критериев администратора, составив общий список качеств, необходимых для такой работы.

Определяемся со степенью притязаний

Составляя заявку на зачисление в штат работника, руководителю нужно четко описать предпочтительные качества соискателя. Постараемся сформировать краткий перечень критериев отбора кандидата, дающий представление о примерном составлении такого объявления о найме. Итак, в идеале работнику следует владеть следующими качествами и навыками:

  1. Общительность. Это позволит легко установить контакт с гостями и решить вопросы любого уровня, находящиеся в компетенции сотрудника.
  2. Грамотная и правильная речь. Запомните, дефекты дикции, а также чересчур быстрое произношение могут негативно сказаться на передаче информации клиентам.
  3. Сообразительность и нетривиальный подход. Некоторые ситуации требуют от соискателя творческого отношения, креативности и быстрого принятия верных решений.
  4. Дисциплинированность и серьезность. Ответственность потребуется во время ведения документооборота и первичной бухгалтерии. Кроме того, соискателю следует основательно подойти к выполнению всех обязанностей.
  5. Умение уладить конфликт. Способность адекватного восприятия ситуации и навык вежливого общения с гостем помогут кандидату сгладить все возникшие недоразумения, чтобы клиент остался доволен, а бюджет заведения не пострадал.

Конечно, можно перечислить еще множество дополнительных пожеланий работодателя. Ими могут стать, например, временное совмещение с другой должностью либо готовность к сверхурочной работе. Однако для руководителя здесь важно руководствоваться нормами ТК и не нарушать действующих законов.

Коммуникабельность и ответственность — основные критерии для этой профессии

Поскольку мы вкратце обрисовали основные пункты требований к кандидатуре администратора, перейдем к основным разделам для составления рабочих предписаний. Заметим, что рассматриваемая вакансия относится к составу среднего руководящего звена. Поэтому определим, что входит в должностные обязанности администратора гостиницы его функции.

Круг обязанностей портье

Теперь обозначим основные функциональные обязательства такого работника. Должностная инструкция администратора гостиницы, образец которой можно скачать тут, обязательно предполагает раздел, где перечислены обязанности сотрудника. Во-первых, здесь нужно указать подпункт о знании документальной базы примерно такого содержания:

  • трудовое законодательство и нормативные документы предприятия;
  • принципы ведения гостинично-ресторанного бизнеса в РФ;
  • основы и способы формирования процедуры оказания сервиса;
  • предписание о содержании номеров отеля;
  • способы и методики оказания первой медицинской помощи;
  • базовые знания в области экономики и управления;
  • должностная субординация, а также свои полномочия и обязанности;
  • внутренние правила распорядка, безопасности труда, нормативы СЭС и ГПН.

Администратор обязан осуществлять общий контроль на вверенном ему участке работы, руководствуясь внутренними правилами и законодательством

Во-вторых, следует отдельным пунктом очертить круг непосредственных функций соискателя. Здесь мы предлагаем вам приблизительно такой перечень:

  1. Прямой контакт с постояльцами. Этому сотруднику нужно постоянно следить за обеспечением необходимыми объектами быта заведения и способствовать комфортному пребыванию в заведении всех гостей.
  2. Надзор по оперативному приготовлению номеров. Систематизация заявок по броне также будет входить в непосредственные обязанности портье – ведь иногда потребуется обеспечить постояльцев дополнительным местом для ребенка и учесть их пожелания. Само собой, такие мелочи, как смена белья, уборка и поддержание опрятного вида отеля, целостность гостиничной собственности также будет контролировать именно этот человек.
  3. Предоставление информации об услугах заведения клиентам. Сюда входят сведения о наполненности отеля, наличии свободных комнат, обязательном и дополнительном сервисе и его стоимости. Кроме того, администратору следует принимать заявки гостей и соблюдать их выполнение подчиненными ему сотрудниками.
  4. Подача общих данных, интересных для посетителя. Портье нужно уметь грамотно и четко объяснить клиенту адрес гостиницы, рассказать о памятных и туристических объектах вашего города, которые могут заинтересовать постояльца, и дать ему исчерпывающий ответ на все поставленные вопросы, касающиеся рассматриваемой сферы деятельности.
  5. Прием и заполнение формуляров важных бумаг.
  6. Соблюдение и осуществление надзора за подчиненными. Здесь администратору следует контролировать соблюдение другим персоналом своих обязанностей, выполнение ими предписаний руководящего состава заведения, а также следование внутренним инструкциям и правилам.
  7. Решение спорных ситуаций. Такому специалисту придется принять непосредственное участие в разрешении возникших конфликтов, касающихся уровня обслуживания. Само собой, прием жалоб постояльцев и меры по устранению оплошности персонала заведения будут обязательным подпунктом должностной инструкции. Кроме того, для портье можно предусмотреть функцию о внесении предложений по качеству сервиса и доведение до сведения руководства возникших проблем.

Предоставление клиенту подробной информации, имеющей отношение к работе заведения — одна из главных обязанностей этого сотрудника

Как видите, список получился достаточно обширным. Хотя любой руководитель сможет корректировать его, руководствуясь спецификой собственного отеля. Правда добавим, что для администратора обязательным будет знание ПК, навыки документооборота и делопроизводства, а также владение иностранными языками на бытовом разговорном уровне. Само собой, опыт работы и грамотность соискателя здесь будут неотъемлемым условием.

Компетенция сотрудника

Среди полномочий работника можно выделить следующие моменты:

  • возможность ознакомления с решением управления заведения об обслуживании посетителей;
  • внесение рекомендаций руководству по улучшению уровня и качества сервиса;
  • сообщение управляющему отеля о выявленных недоработках и внесение конкретных предложений, чтобы устранить их;
  • запрос у смежных специалистов необходимых для нормального выполнения своих обязанностей бумаг и сведений;
  • привлечение персонала к осуществлению их прямых обязательств и контроль выполненной ими работы;
  • запрос конструктивного взаимодействия с управляющим, чтобы нормально выполнять возложенные на себя функции.

Внесение предложений по улучшению сервиса для постояльцев должно стать неотъемлемым правом администратора

Опять же, внести дополнительные полномочия портье либо сократить предложенный нами список отельер сможет на свое усмотрение. Главное, при формировании списка полномочий и прав соискателя указать на его место в структуре всего заведения и обозначить вероятные контакты по этому направлению.

Поговорим об ответственности

Наконец, для этой профессии следует предусмотреть отдельный раздел, касающийся промахов в работе и возможных взысканий за это. Как правило, администратор отвечает за такой список позиций:

  • невыполнение или несоблюдение собственных обязанностей, предусмотренных официальным документом;
  • преступление норм закона и права, пользуясь служебным положением;
  • умышленное причинение вреда или материального ущерба.

Ненадлежащее соблюдение должностных обязанностей администратором должно предусматривать определенный уровень ответственности

За подобные нарушения следует предусмотреть административные взыскания, включая увольнение сотрудника. Само собой, каждый конкретный проступок и соответственное наказание должны находиться в рамках действующих законов и нормативных актов. Учитывая достаточно высокие оклады, соответствующие подобной профессии, весьма уместно будет предусмотреть и систему штрафов за мелкие нарушения, допущенные портье повторно.

Если говорить о вероятных поощрениях, следует упомянуть выплаты премий и обеспечение работника корпоративным каналом телефонной связи. Кроме того, возможны вознаграждения в виде предоставления бонусных карт на посещение администратором различных развлекательных и спортивных учреждений. Само собой, следует оставить за сотрудником право принимать и поощрение от посетителей в виде чаевых.

Предложенная нами схема формирования должностной инструкции является примером для составления вами нужного вам руководства. Ознакомиться и скачать готовый пример такого бланка вы сможете на нашем сайте. Однако не забывайте о специфике этой деятельности и вносите корректировки в этот документ, учитывая конкретное направление работы вашей гостиницы.

Администратор отеля, как правило, становится лицом заведения, поэтому на эту вакансию следует отбирать лишь грамотных и квалифицированных соискателей Коммуникабельность и ответственность — основные критерии для этой профессии Администратор обязан осуществлять общий контроль на вверенном ему участке работы, руководствуясь внутренними правилами и законодательством Предоставление клиенту подробной информации, имеющей отношение к работе заведения — одна из главных обязанностей этого сотрудника Внесение предложений по улучшению сервиса для постояльцев должно стать неотъемлемым правом администратора Ненадлежащее соблюдение должностных обязанностей администратором должно предусматривать определенный уровень ответственности Вежливое, грамотное и доброжелательное общение с клиентами — главная обязанность такого работника Для хорошего администратора отеля очень важно следить за своевременной сменой постелей и уборкой номеров Улучшение сервиса заведения и обеспечение комфорта постояльцев также можно отнести к обязанностям портье

Чем занимается администратор гостиницы и хостела?

Администратор гостиницы или хостела — это зачастую тот человек, с которым прибывающий встречается в первую очередь. Поэтому существенная его функция — создание у гостя позитивного настроя и положительного представления об отеле. Также он должен дать дружелюбным тоном все необходимые пояснения клиенту как при встрече, так и в дальнейшем при его обращении.

Администратор производит бронирование комнат. Он занимается расчётами с гостями и оформляет связанные с этим документы для отчётности. Кроме того, на администратора возложена выдача ключей в отеле. Он занимается расселением клиентов и разъясняет им действующие в заведении правила проживания. Этот же сотрудник заведует передачей гостям поступившей им корреспонденции, которая должна поступать к ним в кратчайшие сроки.

Наряду с исполнением перечисленных функций по отношению к проживающим администратор взаимодействует и с персоналом. Ему необходимо обеспечить согласованность их работы, он дает работникам гостиницы указаниями в пределах своей компетенции.

В частности, он может поставить задачу работнику гостиницы обновить запас минеральной воды или заменить перегоревшую лампочку.

Администратор осуществляет наблюдение за уровнем обслуживания постояльцев прочим персоналом.

Администратор также может обозначаться как портье, это синонимические обозначения профессии.

Обязанности и задачи

Обязанности администратора гостиницы охватывают следующий перечень:

  • выполнение работы, цель которой состоит в культурном обслуживании гостей в соответствии с принятыми стандартами и обеспечении комфорта в ходе их пребывания в заведении;
  • осуществление надзора за осуществлением в установленное время подготовки гостиничных помещений к прибытию постояльцев, поддержанием чистоты в заведении, постоянным обновлением комплектов белья, сохранностью оборудования и принадлежностей;
  • доведение до гостей информации относительно предлагаемых заведением услуг, а также о ключевых местных достопримечательностях, учреждениях досуга;
  • информирование постояльцев о существующих услугах возмездного характера, оформление по запросу заказа на такие услуги и отслеживание качества их предоставления проживающим;
  • приём у постояльцев бумаг и оформление документов, необходимых для их пребывания в гостинице;
  • надзор за реализацией сотрудниками приказов администрации заведения;
  • надзор за исполнением сотрудниками гостиницы требований дисциплины труда, норм техники безопасности, правил охраны туда, санитарно-гигиенических нормативов;
  • урегулирование конфликтных ситуаций, происходящих в процессе взаимодействия с гостями;
  • изучение претензий, относящихся к нарушению норм работы с клиентами и принятие решений по итогам их рассмотрения;
  • доведение до руководителей гостиницы информации о недочётах в работе, самостоятельная работа с целью их устранения.

Естественно, обязанности могут меняться в разных отеля, зависит от руководства и наличия других должностей в штате, например, администратор может совмещать работу и охранника, порьте и, в некоторых небольших отелях, даже должность горничной.

Требования к специалисту. Что должен он знать?

Инструкциями различных гостиниц и хостелов может быть предусмотрен разный объём требований к администратору. В частности, документ может предусматривать, что на эту позицию назначаются:

  • сотрудники, получившие начальное образование и обладающие стажем по профессии в два года и более;
  • либо сотрудники, освоившие среднее профессиональное образование, в таком случае для них отсутствуют критерии по стажу.

Основные навыки, которыми должен обладать администратор, это:

  • знание английского в объёме Intermediate, знание второго языка также желательно, в восточных регионах РФ необходимо владеть китайским;
  • навыки работы за компьютером;
  • навыки документооборота;
  • правильная речь, как письменная, так и устная.

Среди знаний, которыми должен обладать соискатель позиции администратора гостиницы или хостела:

  • нормативно-правовые и локальные акты, которыми регулируется отрасль гостиничного обслуживания, в том числе приказы, разрешения и постановления;
  • правила предоставления услуг гостиницами в РФ;
  • правила, относящиеся к процедуре обслуживания гостей;
  • методы обслуживания лиц, заселяющихся в гостиницы;
  • норма содержания помещений гостиницы, в том числе жилых и прочих;
  • этика и психология обслуживания гостей;
  • эстетические нормы, относящиеся к обслуживанию проживающих;
  • базовые знания по экономике и управленческой науке;
  • основы организации труда;
  • трудовое законодательство;
  • права и обязанности сотрудников заведения;
  • система управления заведением (гостиницей или хостелом);
  • нормы внутреннего распорядка согласно правилам;
  • техника безопасности;
  • защита от пожаров;
  • правила, в сфере охраны труда.

Отдельно оговариваются требования к наличию определенных личностных качеств администратора. Весьма желательно, чтобы он обладал собранностью, внимательностью, пунктуальностью, корректностью, деликатностью, дружелюбием, хорошо шёл на контакт. Обязательное требование — презентабельный внешний вид.

Права

У администратора гостиницы согласно должностной инструкции имеются следующие права:

  • изучать проекты документов, которые содержат положения, так или иначе относящиеся к его работе;
  • представлять работодателю предложения, призванные улучшить работу предприятия в пределах сферы своей компетенции;
  • извещать непосредственного руководителя обо всех обнаруженных во время работы недочётах, относящихся к функционированию гостиницы или определённых её структурных единиц и предлагать меры по их исправлению;
  • подавать запросы от своего имени или от имени непосредственного руководителя при получении его согласия в адрес сотрудников предприятия (как специалистов, так и исполнителей) на получение сведений или документов, которые требуются администратору для исполнения возложенных на него обязанностей;
  • поручать сотрудникам, относящимся к любой структурной единице внутри гостиницы выполнение работы, призванных способствовать достижению целей, стоящих перед администратором.
    Если в положении, которым руководствуются в своей деятельности соответствующие структурные единицы, прописаны такие полномочия, администратор может давать им поручения по собственной инициативе, в противном случае это допустимо с согласия директора;
  • запрашивать от лиц, находящихся на руководящих позициях, содействия в реализации своих прав с целью исполнения возложенных обязанностей.

Ответственность

Для администратора гостиницы или хостела предусмотрена ответственность в следующих случаях:

  1. При исполнении своих обязанностей ненадлежащим образом, а также в случае их неисполнения, если эти обязанности включены непосредственно в должностную инструкцию, а также в иные локальные акты. В этом случае для него наступает дисциплинарная ответственность.
  2. Если администратор совершил правонарушение, в этом случае он преследуется в соответствии с Кодексом об административных правонарушениях, а в более серьёзных случаях — в соответствии с Уголовным кодексом.
  3. В результате нанесения ущерба материального характера самой гостинице, её постояльцам или другим лицам. В этом случае предусмотрена ответственность в пределах, установленных гражданским законодательством и законодательством о труде.

Документы для скачивания (бесплатно)

Администратор гостиницы отвечает за то, чтоб клиент получил обслуживание на самом высоком уровне, соответственно он должен сам знать, как корректно общаться с гостями, а также учить этому своих коллег и подчиненных. В видео несколько полезных советов об этом:

УТВЕРЖДАЮ:

_______________________________

_______________________________

_______________________________

_______________________________

_______________________//

«______» _______________ 20___ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Администратора гостиницы

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность администратора гостиницы (далее — Компания).

1.2. Администратор гостиницы относится к категории специалистов, назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.

1.3. Администратор гостиницы подчиняется непосредственно Компании.

1.4. На должность администратора гостиницы назначается лицо, имеющее:

  • среднее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы;
  • начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности в системе гостиничного обслуживания не менее 2 лет.

1.5. Администратор гостиницы отвечает за:

  • эффективное исполнение поручаемой ему работы;
  • соблюдение требований исполнительской, трудовой и технологической дисциплины;
  • сохранность находящихся у него на хранении (ставших ему известными) документов (сведений), содержащих (составляющих) коммерческую тайну Компании.

1.6. Администратор гостиницы должен знать:

  • постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов по вопросам гостиничного обслуживания;
  • правила предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации;
  • правила и методы организации процесса обслуживания клиентов;
  • порядок содержания жилых и других помещений гостиницы;
  • основы эстетики, этики, психологии и культуру обслуживания посетителей;
  • приемы и методы оказания доврачебной медицинской помощи;
  • основы экономики, организации труда и управления;
  • структуру управления гостиницей, права и обязанности работников гостиницы;
  • законодательство о труде;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

1.7. В период временного отсутствия администратора гостиницы его обязанности возлагаются на .

2. Должностные обязанности

Администратор гостиницы обязан осуществлять следующие функции:

2.1. Обеспечивать эффективное и культурное обслуживание постояльцев, создание для них комфортных условий.

2.2. Контролировать своевременную подготовку номеров к приему постояльцев, соблюдение чистоты в гостинице, регулярную смену белья в номерах, сохранность имущества и оборудования.

2.3. Информировать постояльцев об оказании дополнительных платных услуг, принимать заказы и контролировать их предоставление.

2.4. Давать устные справки, касающиеся услуг гостиницы, расположения городских достопримечательностей, зрелищных, спортивных сооружений и других объектов культуры и отдыха.

2.5. Принимать и оформлять необходимые документы.

2.6. Осуществлять контроль над исполнением работниками указаний руководства гостиницы.

2.7. Контролировать соблюдение работниками гостиницы трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, техники безопасности, требований производственной санитарии и гигиены.

2.8. Принимать меры к разрешению конфликтов с постояльцами.

2.9. Рассматривать претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием клиентов и проводит соответствующие организационно-технические мероприятия.

2.10. Информировать руководство гостиницы о недостатках в обслуживании постояльцев, принимать меры по их устранению.

2.11. Обеспечивать прибыльное функционирование гостиничного бизнеса.

3. Права

Администратор гостиницы имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства гостиницы, относящиеся к его деятельности.

3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.3. Доводить до сведения непосредственного руководителя все выявленные в процессе осуществления должностных обязанностей замечания, касающиеся деятельности гостиницы (ее структурных подразделений) и вносить предложения по их устранению.

3.4. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящих в компетенцию администратора гостиницы.

3.5. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности администратора гостиницы.

4. Ответственность

Администратор гостиницы несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:

4.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

5. Условия работы

5.1. Режим работы администратора гостиницы определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.

6. Право подписи

6.1. Администратору гостиницы для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, отнесенным к его компетенции настоящей должностной инструкцией.

С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «__» _______ 20__ г.

(подпись)

Администратор отеля воспринимается клиентами заведения как его хозяин. Поэтому от его настроения, мировосприятия и манер обращения, зависит их желание остановиться в гостинице для отдыха или развлечения. Компетентность, квалификация и умение расположить к себе специалиста, оказывает непосредственное влияние на количество посетителей, поскольку вряд ли человек захочет повторно посетить заведение, если его персонал настроен негативно, раздражает и не может разрешить конфликтные ситуации. Администратор формирует репутацию месту отдыха, поэтому руководителю гостиничного проекта рекомендуется ответственно подойти к решению вопроса о подборе персонала. Что входит в обязанности администратора гостиницы?

Администратор отеля

Особенности профессии

Профессия администратор гостиницы или портье предполагает внимательность, аккуратность, физическую выносливость, вежливость, тактичность, доброжелательность, общительность, презентабельную внешность. Специалист организует работу всего персонала. Он должен владеть информацией о событиях в гостинице в полном объеме.

Характеристики претендентов на должность

Администратор встречает посетителей, оказывает им помощь в выборе подходящего номера и в доставке в него багажа. В его компетенции инструктирование персонала о поведении с посетителями и о нюансах их обязанностей. Он информирует клиентов о наличии дополнительных услуг, выдает и забирает у них ключи. Разрешение всех конфликтных ситуаций без привлечения третьих лиц, возлагается на его плечи. Руководители гостиничных комплексов не приветствуют привлечение полиции к решению конфликтов ввиду падения репутации и приобретения негативного статуса организации.

Работа администратора посменная. Она отличается хлопотностью и повышенной психологической нагрузкой. Всю смену работник должен проводить стоя. При этом ему положено оставаться доброжелательным, постоянно улыбающимся и бодрым.

Должностные обязанности

Должностная инструкция администратора гостиницы определяет его обязательства по встрече посетителей, ведению с ними переговоров, размещению их в номерах и обеспечение сервиса.

Администратор координирует работу всех сотрудников и отвечает за слаженность их действий. В его полномочиях давать указания обслуживающему персоналу отеля, консультировать клиентов, расселять их, а также выдавать и забирать ключи от номеров. В обязанности администратора отеля входят:

  • бронирование номеров;
  • встреча посетителей;
  • регистрация, размещение и выписка клиентов;
  • взаиморасчеты сторон;
  • составление отчетной документации;
  • консультирование при личном обращении и по телефону об услугах отеля и о возможности ими воспользоваться;
  • контроль качества обслуживания клиентов;
  • контроль над клиентами в области соблюдения ими правил проживания в номерах;
  • координирование деятельности персонала;
  • решение конфликтных ситуаций.

В дополнительные функции администратора гостиницы входит учет свободных и занятых номеров. Специалист должен иметь представление об их состоянии на момент обращения клиента. Он также отвечает за контроль своевременно проведенных уборочных процедур, смену белья и чистку мест общественного пользования.

Должностные обязанности

Весь персонал находится в подчинении администратора, который должен охватывать их деятельность и профессионально ее координировать. В его обязанности также входит контроль финансовой части услуг. Специалист организует покупку хозяйственных принадлежностей. Он также и получает деньги за оказанные услуги и вносит их на счет организации.

Для администратора отеля предусмотрена только административная ответственность. Работник может быть к ней привлечен за невыполнение возложенных на него обязательств. Они обусловлены не только должностной инструкцией, но и приказами и распоряжениями руководителя организации. Нарушение правил пожарной безопасности, трудового распорядка или техники безопасности может привести к неприятным последствиям, связанным с проблемами со здоровьем посетителей.

Возникновение ситуаций, угрожающих жизни и здоровью посетителей ввиду недобросовестного выполнения возложенных функций на персонал, контроль за действиями которых в компетенции администратора, может стать причиной его привлечения к уголовной ответственности. К выговорам может привести нарушение сроков исполнения заданий подчиненными работниками, а также владение недостоверной информацией о статусе номеров и их состоянии готовности принять клиентов.

Общие требования к специалисту

Поскольку администратор считается визитной карточкой компании гостиничного типа, то ее руководитель тщательно подбирает такого специалиста. Основными требованиями, предъявляемые к нему, является наличие образования и опыта работы в гостиничном типе. Полученный диплом по любой специальности свидетельствует об умении учиться и совершенствовать свои личностные качества.

Опыт работы является гарантией, что соискатель ориентируется в должностных обязанностях и имеет представление о нюансах работы. Его наличие сэкономит временные и финансовые затраты работодателя на обучение нового работника. Умение работать с компьютером и знание основных офисных и специализированных узкопрофильных программ, необходимо для оформления документации и составления отчетности по своей работе.

Основные функции администратора гостиницы

В современном мире отсутствие знаний основ работы с компьютерной техникой считается признаком необразованности, поэтому этот критерий также идентифицирует ориентированность соискателя в прогрессивных технологиях и его умение быстро обучаться. Знания иностранных языков необязательно, но приветствуется. Владение соискателем английским языком на разговорном уровне может стать причиной его внеконкурсного принятия на работу или назначения ему более высокой заработной платы.

Претендент на должность должен владеть основами работы с документацией и иметь представление о порядке документооборота. Все бумаги должны быть оформлены без грамматических и орфографических ошибок. Речь специалиста должна состоять из правильно оформленных предложений. В ней не должны присутствовать косноязычие и словесные обороты, вызывающие двусмысленные ассоциации.

В некоторых компаниях работодатель проводит тестирование соискателей на психологическую устойчивость к стрессовым ситуациям, поскольку все их положительные качества могут быть омрачены невыдержанностью и неумением предупреждать и урегулировать конфликтные ситуации, которые являются обязательным элементом в данной профессии. Немаловажное значение на решение руководителя гостиничного проекта о принятии специалиста на работу, оказывает предпочтением им делового стиля одежды.

Обучение

Обучение администрированию проводится в высших учебных заведениях. Однако, имея диплом по другой специальности, возможно пройти краткосрочное обучение в колледжах или на специализированных курсах, длительность которого составляет от нескольких недель до одного года. Подбирая образовательное учреждение, следует ориентироваться на специализацию по гостиничному делу, знания по которому можно получить на курсах портье, администраторов и менеджеров гостиницы.

Ответственность

Планируя работать в международных отелях, необходимо пройти обучение на курсах иностранных языков. Только что открывающиеся гостиницы с целью экономии средств на старте, предпочитают набирать работников без опыта работы, но со средним или высшим образованием. За небольшую зарплату начинающие сотрудники могут получить бесплатную базу знаний, которая впоследствии им пригодится в более перспективном заведении.

Обязанности любого работника регламентируются должностной инструкцией. В ней прописываются мельчайшие детали конкретной работы, субординация, права и обязанности сотрудника. Специфика работы администратора гостиницы также координируется должностной инструкцией. В ней говорится о том, какие функции возлагаются на специалиста, а также описывается спектр полномочий, представленных ему.

Нормативно-правовой документ в виде должностной инструкции администратора гостиницы позволяет руководителю очертить четкий круг обязанностей сотрудника, обеспечить надежное и своевременное выполнение порученной работы. Данный документ направлен также на поддержание здорового климата в коллективе, за счет четкой субординации и распределению обязанностей. Такие меры предполагают сведение к минимуму конфликтных ситуаций на работе. Бланк инструкции четко описывает права администратора гостиницы. Повышение моральной эффективности достигается с одной стороны за счет прозрачности налагаемых обязательств, а с другой стороны улучшается при материальном стимулировании. Четкое регламентирование обязанностей повышает ответственность личного порядка и коллективного, а также позволяет организовать работу равномерно.

Скачать должностную инструкцию администратора гостиницы — образец 2018

Общие положения

В типовой форме должностной инструкции в графе общие положения указаны следующие пункты:

  1. Определяет статус работника данной профессии как специалист.
  2. Дано право занимать должность администратора гостиницы людям с законченным средним профессиональным образованием. Для получения данной работы не обязательно наличие специализированного образования и опыта на аналогичной должности. Однако, необходим общий опыт работы в сфере гостиничного дела не менее 2 лет.
  3. Очерчивает круг знаний, которыми должен владеть специалист. Сюда входят знания НПА РФ по теме гостиничного бизнеса, владение основами этики, эстетики, психологии клиентов, основы экономики, организация труда, управление персоналом, правила ОТиПБ, знание санитарных минимумов, пожарной безопасности и основы оказания доврачебной помощи.
  4. Прописывается прямое и косвенное подчинение.

Обязательно следует указать сотрудника, который может заменить специалиста в его отсутствие по временной нетрудоспособности или во время отпуска.

Администратор гостиницы выполняет следующие обязанности:

По отношению к гостям

Занимается непосредственным культурным обслуживанием постояльцев, принимая у них документы, оформляя их и расселяя по номерам. Бесплатно информирует гостей отеля о дополнительных услугах, предоставляемых отелем, а также оказывает справочную информацию о маршрутах и достопримечательностях. Принимает заказы от постояльцев и обеспечивает их выполнение. Урегулирует конфликты и устраняет претензии.

По отношению к другим служащим отеля

Контролирует работу подчиненного персонала. Поддержание ими чистоты в номерах и других помещениях гостиницы, смене белья, соблюдение норм гигиены, правил охраны труда и правил пожарной безопасности. Контролирует трудовую дисциплину. Специалист обязан информировать непосредственного начальника – генерального директора отеля, обо всех происшествиях и недостатках.

Значительное количество обязанностей, возложенное на администратора, компенсируется его правами, прописанными в должностной инструкции. Администратор гостиницы вправе вносить новые конструктивные решения, которые имеют отношения к его обязанностям. Его также наделяют правом не только выявлять недостатки, но и предлагать способы их устранения. Он может запросить и получить любую документацию, касающуюся его обязанностей. ДИ говорит о праве к привлечению других сотрудников отеля к решению вопросов и задач, появляющихся в процессе работы. При этом права сотрудника не претерпевают изменений независимо от категории — старший это менеджер, главный или дежурный.

Администратор гостиницы несет ответственность, определенную должностной инструкцией. Эта ответственность выражается в надлежащем выполнении своей работы, прописанной в должностной инструкции. Не допускается совершение правонарушений, которые предусмотрены законодательством РФ. Причинение материального ущерба в любом из возможных видов также налагает ответственность на специалиста. Не соблюдение трудовых обязанностей может повлечь за собой не только денежную компенсацию, но также выговор и/или увольнение.

Скачать должностную инструкцию администратора гостиницы — образец 2018