Какой график работы

Содержание

Приказ

г. __________

«___»________ ____ г.

О введении сменного режима работы

В связи с производственной необходимостью и вследствие ________________ (роста объема выпуска продукции, __________________________________________________________________________, увеличения продолжительности времени обслуживания покупателей, заказчиков и т.п.) а также в соответствии со ст. 103 Трудового кодекса Российской Федерации приказываю: 1. Начиная с «___»________ ____ г. ввести для _________________________ (категории работников)

сменный режим работы, в том числе:

_________ — в 2 смены, продолжительность смены составляет ________ часов;

_________ — в 2 смены, продолжительность смены составляет ________ часов;

_________ — в 2 смены, продолжительность смены составляет ________ часов.

2. При сменном режиме работы установить для работников продолжительность рабочего времени ___ часов в неделю в соответствии с графиком сменности, утвержденным Работодателем: в две, три или четыре смены.

3. Утвердить:

1 смена: начало — ___ часов ___ минут; окончание — ___ часов ___ минут;

2 смена: начало — ___ часов ___ минут; окончание — ___ часов ___ минут;

3 смена: начало — ___ часов ___ минут; окончание — ___ часов ___ минут;

4 смена: начало — ___ часов ___ минут; окончание — ___ часов ___ минут.

4. В течение рабочего дня установить работникам перерыв для отдыха и питания продолжительностью ___________, который в рабочее время не включается.

Помощь: Основные особенности составления графиков работ (сменности). График работ офисных работников

ОСНОВНЫЕ ОСОБЕННОСТИ СОСТАВЛЕНИЯ ГРАФИКОВ РАБОТ (СМЕННОСТИ). ГРАФИК РАБОТ ОФИСНЫХ РАБОТНИКОВ

Наличие графика работ (сменности) у каждого нанимателя является обязательным. Так, в соответствии со ст.194 Трудового кодекса РБ от 26.07.1999 № 296-З (далее — ТК) трудовой распорядок для работников определяется следующими локальными нормативными актами (примечание 1):

1) правилами внутреннего трудового распорядка;

2) штатным расписанием;

3) должностными инструкциями работников;

4) графиками работ (сменности);

5) графиками отпусков;

6) положениями и инструкциями по охране труда и технике безопасности;

7) коллективными договорами, соглашениями;

8) другими локальными нормативными актами по вопросам труда.

Также обращаем внимание, что график работ (сменности) необходим для успешной организации производственного процесса, скоординированной работы всех подразделений и отдельных работников организации.

График работ (сменности) утверждается нанимателем по согласованию с профсоюзом (при наличии такового).

Форма графика работ (сменности)

В действующем законодательстве отсутствует официально утвержденная единая форма графика работ (сменности). Поэтому наниматели вправе составлять этот график в произвольной форме, но с обязательным указанием следующих данных:

— количества смен;

— продолжительности смен;

— времени начала и времени окончания работы в каждой смене;

— времени перерыва для отдыха и питания и технологических перерывов в течение рабочей смены;

— последовательности чередования работников по сменам;

— количества рабочих и выходных дней (дней отдыха) в календарном месяце;

— иной информации, имеющей значение для точного определения режима рабочего времени отдельных групп работников организации.

В различных отраслях и сферах деятельности специфика организации производственного процесса может иметь значительные отличия, что неизбежно отражается на режиме труда и отдыха, в т.ч. на количестве и продолжительности рабочих смен. Это обусловливает определенные отличия графиков работ (сменности), используемых организациями различных сфер деятельности. Кроме того, даже внутри одной организации графики работ (сменности), составленные в отношении различных групп работников (различных подразделений), также могут отличаться.

Рассмотрим некоторые наиболее распространенные способы организации рабочего времени и соответствующие им формы графиков работ (сменности).

График работ офисных работников: персонала администрации, сотрудников бухгалтерии, менеджеров и т.д.

Работа в одну смену является наиболее простой и распространенной формой организации рабочего времени. Вместе с тем при составлении графика работ следует помнить о некоторых общих правилах.

Так, согласно ст.112 ТК полная норма продолжительности рабочего времени не может превышать 40 ч в неделю. Соответственно при 5-дневной рабочей неделе (с двумя выходными днями) продолжительность ежедневной работы составляет 8 ч, при 6-дневной рабочей неделе (с одним выходным днем) — 6 ч 40 мин (примечание 2). Пятидневная или шестидневная рабочая неделя устанавливается нанимателем по согласованию с профсоюзом (ст.124 ТК).

В течение рабочего дня работникам предоставляется перерыв для отдыха и питания продолжительностью не менее 20 мин и не более 2 ч, который используется работником по своему усмотрению и в рабочее время не включается.

При 5-дневной рабочей неделе график работ офисных работников может иметь следующий вид (примечание 3):

ЗАО «Третье тысячелетие»
(наименование организации)

ГРАФИК РАБОТ (СМЕННОСТИ)
сотрудников администрации

на январь 2007 г. № 1-А

г.Минск
(место составления)

УТВЕРЖДАЮ
Директор
(руководитель организации)
Бородин С.П.Бородин
(подпись) (расшифровка подписи)
«28» ноября 2006 г.

Фами-лия И.О. Долж-ность На-чало ра-боты Перерыв на обед и отдых Окон-чание ра-боты Про-дол-жи-тель-ность ра-боты Календарные дни Всего
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 X рабочих вых. дней дней отп.
16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 дней ча-сов
Боро-дин С.П. дирек-тор 9.00 13.00 — 14.00 18.30 8 ч В 8 8 8 8 В В 8 8 8 8 8 В В 8 X 22 176 9
8 8 8 8 В В 8 8 8 8 8 В В 8 8 8
Паш-ков В.В. замес-титель дирек-тора 9.00 13.30 — 14.30 18.00 8 ч В О О О О О О О О 8 8 8 В В 8 X 16 128 7 8
8 8 8 8 В В 8 8 8 8 8 В В 8 8 8
Шуль-га Н.А. сек-ретарь 8.30 12.30 — 13.30 17.30 8 ч В 8 8 8 8 В В 8 8 8 8 8 В В 8 X 22 176 9
8 8 8 8 В В 8 8 8 8 8 В В 8 8 8
Коро-тич Л.И. юрист 9.00 13.00 — 14.00 18.00 8 ч В 8 8 8 8 В В 8 8 8 8 8 В В У X 9 72 5 17
У У У У У У У У У У У У У У У У
Сань-ко Ю.В. нач. отдела кадров 10.00 нет 14.00 4 ч В 4 4 4 4 В В 4 4 4 4 4 В В 4 X 22 88 9
4 4 4 4 В В 4 4 4 4 4 В В 4 4 4

Условные обозначения: В — выходной день; О — трудовой отпуск; У — учебный отпуск; 8 и 4 — количество часов работы при работе на полную ставку и полставки соответственно.

График составил нач. отдела кадров Санько Ю.В.Санько «27» ноября 2006 г.
(должность) (подпись) (расшифровка подписи) (дата)
С графиком ознакомлены: зам. директора Пашков В.В.Пашков «30» ноября 2006 г.
секретарь Шульга Н.А.Шульга «29» ноября 2006 г.
юрист Коротич Л.И.Коротич «29» ноября 2006 г.

Сокращение продолжительности рабочего времени для некоторых категорий работников

При составлении графиков работ (сменности) следует учитывать, что ст.113 и 114 ТК для некоторых категорий работников установлена сокращенная продолжительность рабочего времени. Так, для работников, занятых на работах с вредными условиями труда, продолжительность рабочего времени не должна превышать 35 ч в неделю. Список производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на сокращенную продолжительность рабочего времени и дополнительный отпуск, утвержден постановлением Госкомтруда РБ от 29.07.1994 № 89. Порядок применения данного Списка утвержден постановлением Минтруда РБ от 20.03.1995 № 28.

Для работников в возрасте от 14 до 16 лет продолжительность рабочего времени должна быть не более 23 ч в неделю, от 16 до 18 лет — не более 35 ч в неделю. Продолжительность рабочего времени учащихся общеобразовательных школ, профессионально-технических учебных заведений, работающих в течение учебного года в свободное от учебы время, не может превышать половины указанной максимальной продолжительности рабочего времени для лиц соответствующего возраста.

Для инвалидов I и II группы продолжительность рабочего времени не должна превышать 35 ч в неделю.

Продолжительность рабочего времени для работающих в зоне эвакуации (в связи с повышенным радиоактивным загрязнением территории), в т.ч. временно направленных или командированных в эти зоны, не может превышать 35 ч в неделю.

Для отдельных категорий работников (учителя, врачи и др.) сокращенная продолжительность рабочего времени устанавливается Правительством РБ или уполномоченным им органом.

Кроме того, для отдельных категорий работников в ТК предусмотрена сокращенная продолжительность рабочих смен. Так, продолжительность ежедневной работы (смены) не может превышать:

1) для работников в возрасте от 14 до 16 лет — 4 ч 36 мин, от 16 до 18 лет — 7 ч;

2) для учащихся общеобразовательных школ, профессионально-технических учебных заведений, работающих в течение учебного года в свободное от учебы время, в возрасте от 14 до 16 лет — 2 ч 18 мин, в возрасте от 16 до 18 лет — 3 ч 30 мин;

3) для инвалидов I и II группы — 7 ч;

4) для работающих в зоне эвакуации (в связи с повышенным радиоактивным загрязнением территории), в т.ч. временно направленных или командированных в эти зоны, — 6 ч.

Для работников, занятых на работах с вредными условиями труда, где установлена сокращенная продолжительность рабочего времени, а также для работников, имеющих особый характер работы, максимально допустимая продолжительность ежедневной работы (смены) не может превышать:

1) при 35-часовой рабочей неделе — 8 ч;

2) при 30-часовой и менее рабочей неделе — 6 ч.

Продолжительность работы в ночное время и накануне государственных праздников и праздничных дней

Также необходимо учитывать, что накануне государственных праздников и праздничных дней продолжительность работы сокращается на один час.

Как ознакомить работников с графиком?

Если же по условиям производства уменьшение продолжительности ежедневной работы (смены) накануне праздничных дней невозможно, то по мере накопления часов переработки работникам должен предоставляться дополнительный день отдыха (ст.116 ТК).

Согласно ст.117 ТК ночным считается время с 22 ч до 6 ч. При работе в ночное время установленная продолжительность работы (смены) сокращается на 1 ч с соответствующим сокращением рабочей недели. Вместе с тем это правило не распространяется на работников, для которых уже предусмотрено сокращение рабочего времени (ст.113 и 114 ТК), а также когда такое сокращение невозможно по условиям производства, в т.ч. в непрерывных производствах, или если работник принят для выполнения работы только в ночное время.

К работе в ночное время, даже если она приходится на часть рабочего дня или смены, не допускаются:

1) беременные женщины;

2) женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет;

3) работники моложе 18 лет.

Инвалиды могут привлекаться к работе в ночное время только с их согласия и при условии, если такая работа не запрещена им в соответствии с медицинским заключением.

Срок информирования работников об изменениях в графике работ (сменности)

Учитывая, что согласно ст.32 ТК режим работы признается существенным условием труда, наниматель обязан доводить до ведома работников установленный режим рабочего времени и информацию об изменениях в графиках работ (сменности) письменно не позднее чем за один месяц до введения в действие этих графиков и изменений в них (см. также ст.123 ТК). Информирование может быть выполнено, например, путем ознакомления с новым графиком работ (сменности) всех упомянутых в нем работников под роспись.

Отличие между графиком работ (сменности) и табелем учета использования рабочего времени

Следует отметить, что составление графика работ (сменности) не освобождает организации от ведения табеля учета использования рабочего времени. Отличие между этими двумя документами состоит в том, что в графике работ (сменности) фиксируется планируемая организация рабочего времени в определенном отчетном периоде, а в табеле — фактическое использование рабочего времени (т.е. график составляется до наступления, а табель — в течение соответствующего отчетного периода). Это отличие объясняет, почему иногда данные графика могут не совпадать с данными табеля. Причиной различной информации могут быть, например, заболевания работников, срочные (незапланированные) командировки, непредвиденные социальные отпуска и т.п.

15.12.2006 г.

Сергей Шкирман, экономист

Примечание 1. Согласно ст.1 ТК локальный нормативный акт — это коллективные договоры, соглашения, правила внутреннего трудового распорядка и иные принятые в установленном порядке нормативные акты, регулирующие трудовые и связанные с ними отношения у конкретного нанимателя.

Примечание 2. При 6-дневной рабочей неделе возможна, например, следующая организация продолжительности рабочего времени по дням недели: с понедельника по пятницу — по 6 ч 48 мин, в субботу — 6 ч или с понедельника по пятницу — по 7 ч, в субботу — 5 ч.

Примечание 3. При составлении графика работ (сменности) использованы условные обозначения видов затрат рабочего времени в соответствии с приложением 4 к Инструкции по заполнению форм государственной статистической отчетности по труду, утвержденной постановлением Минстата РБ от 17.09.2001 № 80.

От редакции: С 26 января 2008 г. постановление Государственного комитета Республики Беларусь по труду и социальной защите населения от 29.07.1994 № 89 «О списке производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на сокращенную продолжительность рабочего времени и дополнительный отпуск» на основании постановления Министерства труда и социальной защиты от 10.12.2007 № 170 не применять для установления работникам сокращенной продолжительности рабочего времени.

С 26 января 2008 г. постановление Министерства труда РБ от 20.03.1995 № 28 «Об утверждении Порядка применения Списка производств, цехов, профессий и должностей, с вредными условиями труда, работа в которых дает право на сокращенную продолжительность рабочего времени и дополнительный отпуск» на основании постановления Министерства труда и социальной защиты от 10.12.2007 № 170 не применять для установления работникам сокращенной продолжительности рабочего времени.

С 26 января 2008 г. в Инструкцию по заполнению форм государственной статистической отчетности по труду, утвержденную постановлением Министерства статистики и анализа Республики Беларусь от 17.09.2001 № 80, на основании постановления Министерства статистики и анализа от 03.12.2007 № 439 внесены изменения и дополнения.

Что такое скользящий график работы по ТК РФ

Непосредственно в нормативах ТК РФ правовое регулирование скользящего графика работы практически не обеспечивается его положениями напрямую. Так, прямое упоминание скользящего графика в ТК РФ имеется лишь в тексте статьи 100 ТК РФ, которая регламентирует установление отдельных режимов рабочего времени. Тем не менее, данный способ организации рабочего времени пользуется достаточно большой популярностью среди многих работодателей, так как позволяет оптимизировать кадровый ресурс, когда он является ограниченным, а установление сменного графика работы или труда в режиме стандартной рабочей недели не является экономически эффективным.

Сам по себе скользящий график работы предполагает отсутствие фиксированных выходных дней на неделе или же строго зафиксированных трудовых смен. Так, наиболее часто используется скользящий график 2/2 – два дня работы через два дня выходных. При этом продолжительность рабочей смены может устанавливаться как в размере стандартных восьми часов, так и в формате 10-часовой или 12-часовой рабочей смены.

Соответственно, правовое регулирование скользящего графика работы с точки зрения трудового законодательство опирается преимущественно на использование режима суммированного учета рабочего времени. Рассматривается данный способ организации труда в положениях статьи 104 ТК РФ и имеет ряд определенных ограничений. При этом необходимо понимать, что подобный способ установления режима работы не может приводить к фактической переработке сотрудниками свыше норматива рабочих часов на рассматриваемый учетный период.

Часто под скользящим графиком подразумевают работу в режиме гибкого рабочего времени, регламентированную положениями статьи 102 ТК РФ. Однако на практике скользящий график имеет ряд определенных отличий от гибкого, которые будут рассмотрены ниже.

Зачем нужен скользящий график работы – целесообразность его использования

Скользящий график наиболее часто используется в тех случаях, когда организация не может себе позволить или не нуждается в установлении полноценного сменного графика работы или стандартных пятидневной или шестидневной рабочей недели. Чтобы лучше понять механизмы работы подобного способа организации труда, можно просто рассмотреть примеры профессий, в которых он применяется наиболее часто:

  • Продавцы. В большинстве магазинов нет необходимости для установления круглосуточного посменного графика работы, но, в то же самое время, есть необходимость в обеспечении работы в течение всей недели без выходных дней. При этом длительность рабочего дня обычно превышает установленные для стандартной пятидневной недели нормативы в 8 часов. Поэтому скользящий график работы подходит в данной ситуации лучше всего.
  • Охранники. Принцип работы и организации труда таких сотрудников также практически аналогичен работе в магазинах. Охрана нужна на предприятии всегда во время его работы, однако для круглосуточной охраны необходимости в столь же большом штате персонала, как во время активной деятельности обычно нет.
  • Операторы связи и консультанты. Часто необходимо обеспечить консультационную поддержку и наличие работника на телефоне в течение всей недели, но не всей длительности суток. В таком случае также может помочь скользящий график труда.

Рассмотрев основные специальности, можно сделать вывод о том, что скользящий график труда является актуальным в тех случаях, когда нет возможности использовать другие механизмы организации трудовой деятельности сотрудников, в том числе и если таковые просто являются нецелесообразными с экономической точки зрения. Необходимо отметить, что скользящий график работы для руководителей и высококвалифицированных специалистов не является подходящим в большинстве случаев и чаще всего наиболее актуален именно для линейных сотрудников организации.

Отличия скользящего графика от гибкого

Так как многие работодатели часто путают гибкий график работы со скользящим, необходимо заранее разграничить данные режимы труда. Однако они действительно имеют общие черты, к которым можно отнести следующие особенности:

  • Использование суммированного учета рабочего времени. Как при гибком графике работы, так и в случае скользящего графика предполагается использование правовой базы, обеспечивающей функционирование суммированного учета рабочего времени.
  • Общие законодательные ограничения. Предусмотренные законодательством принципы, запрещающие сверхнормативные объемы труда и требующие оплаты сверхурочной работы в повышенном размере, одинаково воздействуют на эти способы организации рабочего времени.
  • Возможность создания нестандартных графиков труда. Как гибкий график работы, так и скользящий, позволяют организовать рабочее время в пределах законодательных нормативов множеством различных способов.

Однако, ключевые различия между данными способами установления рабочего графика серьезно отличают их друг от друга. К таковым отличиям скользящего графика работы от гибкого можно отнести:

  • Односторонность. В случае со скользящим графиком работы сотруднику достаточно согласиться с условиями трудового договора, после чего работодатель вправе будет использовать предусмотренные им и локальными нормативными актами способы его изменения, не противоречащие законодательству. В то же самое время гибкий график работы подразумевает обязательное достижение соглашения между сторонами договора при каждом возможном изменении графика и инициировать таковое изменение может не только работодатель, но и сотрудник.
  • Сфера применения. Гибкий график работы обычно используется в случаях, когда установка твердого графика затруднена самим характером работы, например – для сотрудников ремонтных служб или коммунальных работников, а также персонала высшего звена. В то же время скользящий график работы используется при необходимости организации стабильного, но нестандартного режима рабочего времени для простых сотрудников.
  • Механизмы фиксации. Скользящий график предполагает возможность постоянного и заблаговременного планирования графика выходов сотрудников на работу в течение любого промежутка времени до одного года, в то время как гибкий график работы обычно изменяется гораздо чаще и предполагает фиксацию всего рабочего времени по факту.

Чем отличаются скользящий и сменный график работы

Сменный график работы также могут часто путать со скользящим. Однако отличий в таких видах организации режима рабочего времени еще больше, чем в случае с гибким графиком работы. В частности, скользящее рабочее время отличается от сменного в первую очередь в следующих аспектах:

  • Сменный график применяется преимущественно для организации непрерывного и круглосуточного трудового процесса. В то же самое время скользящий график используют с данными целями достаточно редко.
  • Механизмы учета рабочего времени при сменном графике работы чаще всего не предусматривают использование суммированного учета рабочего времени, а вместо этого обычно отсчитывают его по фактически отработанным сменам.
  • Правовое регулирование. Сменный график работы устанавливается соответственно положениям статьи 103 ТК РФ, в то время как при скользящем графике руководствоваться ее нормативами отнюдь не обязательно.
  • Длительность рабочего времени. Ночные смены, соответственно законодательству при сменном графике работы должны быть сокращены на один час, в то время как продолжительность рабочего времени при скользящем графике предполагает и возможность игнорирования этого требования.
  • Необходимость уведомления сотрудников. О введении сменного графика или внесении изменений в него законодатель устанавливает обязательное требование уведомить сотрудников про проведение данной процедуры не позднее, чем за один месяц до вступления изменений в силу. В то же самое время скользящий график труда не предполагает подобных ограничений.

Как установить скользящий график работы – пример в виде 2/2 по 12 часов

Чтобы установить в организации скользящий график работы, можно рассмотреть последовательность действий на примере двухдневной 12-часовой работы. Так, скользящий график работы 2/2 по 12 часов является одним из самых популярных среди российских работодателей. В данном случае работодатель должен руководствоваться следующим пошаговым руководством:

  1. Создание локальных нормативных актов, которые бы регулировали режим рабочего времени на предприятии. Особой формы для таковых актов законодательство не предусматривает, главное – чтобы их положения были понятны и донесены до ведома работников. Кроме этого, обязательно должен быть указан учетный период – он не должен превышать одного года и быть меньше, чем одна неделя.
  2. Оформление трудового договора с сотрудником с обязательным упоминанием наличия скользящего графика. При этом непосредственно рабочие смены в данном случае указывать в трудовом договоре не обязательно – достаточно установить отсылку к действующим локальным нормативным документам.
  3. Непосредственно создание графика. Пример скользящего графика работы по ТК РФ может выглядеть достаточно просто – необходимо взять месяц и отметить в нем рабочие и выходные дни для каждого конкретного работника по режиму 2/2.
  4. Уточнение рабочих часов. Нормативы использования скользящего графика работы 2/2 по 12 часов предполагают при суммированном учете рабочего времени наличие определенной переработки для каждого из работников. Это связано с тем, что в итоге на одну рабочую неделю будет приходиться 42 часа работы при максимально разрешенных 40 часах. Поэтому следует предусмотреть несколько дополнительных выходных в течение одного учетного периода.

Скользящий график работы по ТК РФ и ограничения его применения

Как уже было упомянуто ранее, законодательство устанавливает определенные ограничения в отношении режимов труда, которые также применимы и к скользящему графику работы по ТК РФ. В первую очередь к ним следует отнести запрет нагружать работников свыше установленных нормативов. То есть – превышать показатель в 40 рабочих часов в неделю.

Однако эти нормативы не обязательно должны учитывать только одну рабочую неделю, а могут рассчитываться на весь определенный изначально учетный период с соблюдением означенной закономерности. При этом следует учитывать также общенациональные и региональные обязательные выходные дни.

Если законодательство предусматривает для определенных категорий населения или видов работ меньшую продолжительность рабочей недели в часах, то она также должна быть учтена при ведении суммированного учета рабочего времени для скользящего графика работы.

Также, необходимо помнить не только об обеспечении сотрудникам права работать не выше установленных пределов, но и о соблюдении требований, касающихся их отдыха. Так, у трудящихся на скользящем графике должен быть обязательно как минимум один промежуток непрерывного отдыха длительностью в 42 часа в течение одной рабочей недели. Кроме этого, если продолжительность одной рабочей смены превышает 4 часа, также обязательно должен предоставляться работникам и обеденный перерыв.

Если при подведении итогов суммированного рабочего времени у сотрудников образуется переработка, она должна считаться сверхурочной работой и оплачиваться в повышенном размере.

Еще одним важным нюансом, затрагивающим вопросы ведения суммированного учета рабочего времени является деятельность работников в опасных или вредных условиях. Данная ситуация требует от работодателя использования в отношении означенных работников учетных периодов для подсчета рабочего времени, длящихся не более 3 месяцев.

>Что такое полный рабочий день

Буква закона

Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации, длительность трудовой рабочей недели составляет 40 часов. Традиционно она разделяется на 5 дней по 8 часов в каждом, однако это практикуется далеко не везде. Каждый день положено время на обед, которое составляет не менее 1 часа (возможно и более, но это зависит от того, в какой географической зоне расположено предприятие и какие на нем условия труда). Полный рабочий день может составлять и 10, и 12 часов, тогда количество таких дней сократится. В противном случае работодатель обязан по тому же кодексу установить доплату за сверхурочные.
Если работнику не идет доплата за сверхурочные, то он может пожаловаться об этом своему работодателю. Если работник не будет услышан своим руководством, то он должен обратиться в инспекцию по труду, которая обязана отслеживать все случаи нарушения трудового законодательства. Будет проведена проверка, после которой трудовой инспектор выпишет предписание руководству организации ликвидировать все нарушения в оговоренный срок. Если нарушения продолжатся, то инспекция в праве выдвинуть крупные штрафные санкции к руководству.

Необходимость составления графика отпусков на предприятии

Нормативно-правовой основой составления графика является ряд законов и законодательных актов:

  • Трудовой кодекс РФ (ст. 123);
  • Постановление Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм…» № 1 от 2004 года;
  • Унифицированная форма N Т-7;
  • ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Статья 123 ТК РФ регламентирует очередность оплачиваемых отпусков в ежегодном порядке (с разбивкой по месяцам). В ней указан обязательный характер формирования расписания ежегодного отдыха для всех трудящихся (и сотрудников, и работодателя). Наниматель должен не просто утвердить годовой план трудового отдыха, но и учесть мнение самих работников и профсоюза. Причем сделать это, минимум, за две недели до наступления календарного года (установлено ст. 372 ТК РФ).

Поскольку Постановление Госкомстата № 1 с 2013 года утратило силу обязательного для коммерческих организаций, использовать описанные в нем формы можно только по усмотрению самого субъекта хозяйствования. Тем не менее, большинство предприятий руководствуются данным постановлением и сегодня, переработав под себя различные формы учета документации:

  • приказы/распоряжения;
  • личные карточки;
  • табели;
  • ведомости;
  • журналы;
  • записки-расчеты;
  • пр.

График отпусков составляется по форме N Т-7. Является сводной таблицей с графами: ФИО, должность, дата отпуска. Обязательные элементы документа – шапка с реквизитами и подпись начальника отдела кадров. Утверждает график руководитель предприятия.

Форма N Т-7 допускает внесение изменений по дате трудового отдыха. Основанием является соответствующий документ-заявление, написанный в произвольной форме.

Назначение выписки из графика

График отпусков – громоздкая отчетность. И содержит сведения обо всем персонале организации. Случается, что какому-либо трудящемуся необходимо документальное подтверждение сроков его личного трудового отдыха. В таком случае предоставляется выписка из графика.

Выписка – официальная справка с данными о дате начала и продолжительности отпуска конкретного работника.

Статья 62 ТК РФ устанавливает порядок выдачи бумаг, связанных с работой. Работодатель обязан предоставить работнику необходимые ему свидетельства или их копии. Происходит это не позднее 3-х дней после подачи письменного заявления.

Перечень причин, по которым сотруднику предприятия может понадобиться справка о длительности отдыха:

  • совместный отпуск обоих супругов, если один из них военнослужащий (ст. 11 ФЗ № 76 «О статусе военнослужащего»);
  • одновременный отпуск сотрудника, работающего в нескольких местах (по совместительству);
  • предоставление подтверждения слов стороны в суде, в случае спора между работодателем и служащим;
  • перерасчет выплат отпускных;
  • служебные цели (для бухгалтера или руководителя).

По какой бы причине не потребовался документ, оформить ее нужно правильно в соответствии с ГОСТом Р 7.0.97-2016: форма обращения, способ заверения, его обязательные реквизиты.

Оформление выписки

Правильно составленная справка имеет юридическую силу. При этом нет никаких специальных требований к оформлению на законодательном уровне. Если лишь общие рекомендации:

  • основание выдачи – заявление работника;
  • используется фирменный бланк предприятия/фирмы/организации;
  • информация о заявителе дублируется из графика отпусков, данные других сотрудников опускаются;
  • документ должен быть заверен.

Документы для скачивания (бесплатно)

Способ обращения в кадровую службу и основание для выдачи

Статья 62 ТК РФ четко указывает, что работодатель должен представить своему работнику любые документы, связанные с его работой, после письменного заявления последнего. То есть, никакое устное обращение коллег-сотрудников основанием для выдачи не является. Документальным обоснованием можно считать только письменное заявление.

Обращение составляется в произвольной форме, может быть написано от руки или напечатано на компьютере. Структура обращения схожа с другими аналогичными заявками:

  • ФИО запрашивающего;
  • Указание должности/подразделения/табельного номера при необходимости (например, если предприятие большое, либо в нем есть полные тезки);
  • временной отрезок, который интересует сотрудника;
  • краткое описание цели запроса (для чего именно нужна справка, куда будет представляться – суд, личное пользование и пр.);
  • дата заявления;
  • подпись работника (от руки).

Запрос пишется только от своего имени. Потребовать выписку для друга/родственника/коллеги нельзя.

Даже если запрашивающее лицо – начальник участка или подразделения, от него также требуется письменное обращение. В таком случае документ будет иметь форму служебной записки, где указывается обоснование запроса.

После получения заявления кадровик составляет справку. Срок оформления – три рабочих дня (ст.62 ТК РФ).

При этом закон не запрещает работодателю отреагировать на устное требование от коллеги. И выдать любую справку на этом основании. Но, если этого не происходит, работник не сможет доказать, что его трудовые права нарушены, и наниматель игнорирует правила, изложенные в ст. 62 ТК РФ.

Обязательные реквизиты

Поскольку нет особенных требований к выписке графика, этот документ составляется по общим стандартам, прописанным в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (требования к оформлению документов). Согласно общему правилу, в ней должны быть обязательные реквизиты:

  • название с указанием даты и номера исходящего документа;
  • наименование организации, ее ОГРН;
  • ФИО и должность лица, утвердившего оригинал;
  • дата утверждения;
  • фрагмент сводной таблицы из графика (в той части, которая касается отпуска обратившегося работника);
  • ФИО, должность руководителя отдела кадров, а также слово «подпись» вместо оригинальной, написанной от руки;
  • Пометка «ВЕРНО»;
  • ФИО, должность и роспись сотрудника, который составлял выписку.

Если бумагу готовил рядовой сотрудник кадровой службы, начальник кадров свою подпись на справке не ставит.

В середине документа расположена таблица, куда переносятся все данные из графика. В нее входит информация:

  • структурное подразделение;
  • должность;
  • ФИО работника;
  • табельный номер;
  • сведения об отпуске;
  • примечание.

Если в основном документе есть пометки и замечания, они также переносятся в выписку.

Все реквизиты должны соответствовать официальным данным организации, именно поэтому выписка составляется на фирменном бланке (в шапке которой указаны общие сведения о компании).

Состав данных, включаемых в выписку

Все чаще отдел кадров ссылается на ФЗ № 152 «О персональных данных» в вопросе предоставления информации о трудовом отдыхе другого сотрудника. В этом законе четко не прописано, относятся данные сведения к персональным или нет, поэтому каждая организация отвечает на этот вопрос самостоятельно.

Чаще всего, заявителю выписываются сведения только о его отпуске, поскольку другие работники не давали разрешения на распространение информации о них (ст. 7 ФЗ № 152).

В случае если начальник подразделения этой же организации укажет в служебной записке, что ему нужны данные об отпуске нескольких человек, то кадровик такие сведения предоставляет в виде служебной записки.

Формы и способы заверения документа

Юридическую силу выписке дает правильное заверение. Для этого кадровик, составляющий бумагу, должен:

  • прописать слово «ВЕРНО» на бланке;
  • проставить свои ФИО, должность и подпись;
  • указать дату составления документа;
  • поставить печать («мокрый» оттиск, если таковая имеется у организации).

Приведенный пример является приблизительным. Некоторые крупные компании разрабатывают внутренние правила документооборота, включая выписки из каждой формы или бланка. Однако обязательными условиями являются:

  • подача письменного заявления на выдачу справки;
  • обязательные реквизиты (согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016);
  • юридически грамотно заверение.

Порядок работы с графиком отпусков, от составления до практического применения, описан в следующем сюжете.