Как заверить копию документа

Что подразумевает собой «надлежащее заверение» со стороны организации или ИП

В России известны 2 нормативных акта, которые регулируют эти вопросы:

  • указ Президиума Верховного Совета СССР, принятый 04.08.1983 №9779-X (Указ №9779-X). Это хотя и советский указ, но пользуется юридической силой, равной Федеральному закону, т.е. подлежит обязательному исполнению. К слову, в России остаются действующими еще много нормативных актов советского периода.
  • ГОСТ Р 6.30-2003, принятый 03.03.2003 №65-ст — рекомендательный акт, требования которого, полезно применять на практике.

Согласно п.2 Указа №9779-X, нормы которого, напомним, общеобязательны – организации обязаны самостоятельно заверять копии, кроме случаев, когда закон устанавливает только нотариальное заверение.

Если в законе не пишется, что нужна нотариальная копия, требование о предоставлении такой копии неправомерно.

Если в законе содержится требование предоставить «заверенные копии», то предоставляйте как нотариальные, так и заверенные предприятием или организацией, если же пишется «нотариальные» – только нотариальные.

Если просто пишется «копии», то тут распечатайте копию и не ставьте никаких удостоверительных реквизитов.

Теперь непосредственно разберемся, как «надлежаще» заверять копии организацией или ИП.

Самостоятельно заверять допускается, копии только тех бумаг, оригиналы которых легально хранятся в организации или у ИП. Это акты, оригиналы которых на постоянной основе хранятся в организациях, либо акты, которые хранятся там на временной основе. Например, трудовые книжки, что пребывают в отделе кадров, пока действует трудовой договор с тем или иным работником.

Соблюдая требования нормативных источников, заверенный акт содержит нижеуказанные реквизиты:

  • удостоверительную надпись. Это слова «Верно» или «Копия верна»;
  • должность заверителя. Это руководитель или работник по доверенности и если подписывает доверенное лицо, то
  • дополнительно прописываются реквизиты доверенности;
  • подпись заверителя;
  • расшифровку подписи заверителя. Это не обязательный атрибут, но рекомендуется ставить;
  • печать. Печати может и не быть, если наличие не предусматривается уставом как обязательное. У ИП печати также может не быть вовсе;
  • отметку о том, что оригинал заверяемого акта хранится в организации. Как уже отмечали выше, «чужие» документы, оригиналы которых в организации или у ИП нет, заверять нельзя;
  • дату заверения акта. Это обязательный реквизит. Акт может с течением времени измениться, поэтому важно определить легальность копии, относительно временных периодов.

При соблюдении перечисленных пунктов, копия акта заверена нужным образом.

Если акт состоит только из одного листка, то реквизиты прописываются непосредственно на листке. Если бумага многостраничная, то рекомендуется делать прошивку и уже на прошивке делать удостоверительную надпись, указывая количество прошитых и пронумерованных листов.

Удостоверение копий – это весомый момент документооборота предприятия. Неправильно оформив заверение и нарвавшись на зловредного контрагента, рискуем получить серьезные неприятности. Если неверно оформленные копии актов попадут в государственные органы, то здесь высок риск получить отказ в необходимых действиях – в этом случае, придётся бумаги переделывать, теряя драгоценное время.

Поэтому работник, который отвечает за документооборот, должен четко знать требования по заверению актов. Такое знание может уберечь предприятия и избежать серьезных рисков во взаимоотношениях с контрагентами.

Учите работников правовой грамоте, которая полезна даже, в казалось бы, рутинных технических вопросах.