Кадровый учет

Содержание

Понятие кадрового учёта и документооборота

Каждая организация, нанимающая работников, вступает с ними в официальные трудовые отношения. Приём и увольнение, выплата заработной платы и уход в отпуск — всё это сопровождается оформлением документов. И они должны строго соответствовать законодательству.

Для упорядоченной работы компании необходимо вести учёт кадров

Крупные организации, где трудится большое количество человек, формирует для таких задач отдел кадров. Но кадровый учёт не менее важен и для предпринимателя индивидуального. ИП должен вести его в том случае, если нанимает работников. При этом не имеет значения, сколько человек трудится на него, главное, что они есть. ИП должен вести кадровый учёт и документооборот наравне с ООО и предприятиями других форм собственности.

Кадровый учёт — это учёт деятельности всех сотрудников, занимающих определённые должности в компании. Он необходим для организации законных и максимально эффективных трудовых отношений между работником и нанимателем.

Документооборот в сфере кадров — это оформление и движение документов, фиксирующих данные о сотрудниках и условиях их труда, в частности расчёт зарплат, формирование графика рабочего времени и т. д.

В зависимости от того, чем занимается компания, учёт будет иметь свои специфические черты. Но существуют формы, обязательные для всех сфер деятельности. Они регулируются нормативными актами нашей страны.

Документооборот в организации осуществляется в соответствии с нормативной базой

Таблица: законодательные акты о кадровом документообороте

Название законодательного акта
и дата его утверждения
Характеристика документа с точки зрения делопроизводства
Трудовой Кодекс РФ (21.12.2001) Устанавливает, какие документы необходимы для оформления трудовых отношений (приём на работу, расторжение договора, отпуск и т. д. в ст. 67, 68, 84). Заявляет о необходимости установить правила внутреннего трудового распорядка и применять графики отпусков (ст. 123, 190). Здесь же рассматриваются сроки оформления документов и порядок ознакомления с ними сотрудников (ст. 14, 67, 68).
Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» (№ 225 от 16 апреля 2003 г.); Постановление Министерства труда и социального развития РФ «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» (от 10.10.2003 г. № 69). Рассматривают вопросы формы, ведения и хранения трудовых книжек, а также вкладышей в них.
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016–94 (ОК ПДТР). Кодирует данные о работниках, например, сведения об образовании, занимаемой должности и т. д. Применяется для заполнения ряда учётных форм (Т-2), используемых в кадровой службе.
ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ). Определяет, что такое документированная информация. В государственных органах, органах местного самоуправления документирование информации осуществляется в соответствии с правилами делопроизводства, установленными федеральным органом власти в сфере архивного дела и делопроизводства.
Федеральный закон «Об акционерных обществах» (ст. 89) и Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ст. 50). Определяет обязанности обществ по хранению документов и их составу. Устанавливает обязательность хранения документов в организации, а в некоторых случаях и передачи их на государственное хранение. «Общество отвечает за упорядочение документов, должно проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов РФ».
Приказ Минкультуры России «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (от 25.08.2010 №558). Содержит перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения, положения о кадровом обеспечении, а также об учёте и отчётности.
Постановление Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты» (от 05.01.2004 №1). Содержит указания по применению и заполнению форм учёта первичной документации по учёту труда и его оплаты.
ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Носит рекомендательный характер. Определяет общие требования к оформлению документов и составу их реквизитов.
Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных юридическими лицами с использованием средств автоматизации или без них. Определяет порядок получения, хранения, обработки, использования и передачи персональных данных работников (в том числе).

Другие нормативные акты

Помимо упомянутых законов, в сфере кадровой работы используются следующие:

  1. Закон о рассмотрении обращений российских граждан № 59-ФЗ от 02.05.06.
  2. Закон о государственном языке РФ № 53-ФЗ от 01.06.05.
  3. Закон о коммерческой тайне № 98-ФЗ от 29.07.04.
  4. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
  5. Единый квалификационный справочник должностей, руководителей, специалистов и служащих.

Организация кадрового учёта с нуля

ИП и ООО могут воспользоваться услугами аутсорсинговой компании, занимающейся кадровым делопроизводством. В том случае если руководство организации решает самостоятельно вести учёт, сначала назначается ответственное лицо или создаётся отдел кадров.

В организациях существует своя нормативная база, включающая в себя локальные нормативные акты

Кадровый учёт включает в себя:

  • создание различных договоров и соглашений между сотрудниками и нанимателем, разного рода приложений к ним;
  • участие в разработке и применении локальных нормативных актов;
  • издание приказов руководства, а также их учёт;
  • создание и ведение журналов, реестров и другой учётной документации;
  • составление графика рабочего времени и отпусков;
  • оформление на сотрудников личных карточек, а также их последующий учёт.

Деятельность по учёту кадров начинается с целого комплекса мероприятий. Необходимо, не выходя за рамки законодательных норм, составить внутреннюю кадровую документацию предприятия, в частности штатное расписание и график рабочего времени. Сотрудников требуется официально трудоустроить, оформив приказы о приёме на работу и подписав трудовые соглашения. В трудовую книжку каждого вносятся записи (если книжки нет, то она заводится), оформляются личные карточки и другие необходимые документы.

Документооборот осуществляется на всех этапах функционирования организации, он включает в себя локальные нормативные акты, стандартизированные формы первичной учётной документации и производной, журналы и регистрационные книги и пр.

Что представляет собой локальная документация и как утверждается

Локальные нормативные акты (далее ЛНА) — это внутриорганизационная документация, определяющая круг обязанностей и прав нанимателя и сотрудников в процессе осуществления трудовой деятельности.

К ним относятся разнообразные правила, положения, инструкции. Локальная документация применяется не единожды (в отличие, например, от приказов и распоряжений). Сам руководитель определяет, когда следует в неё вносить правки. ЛНА применяются не к конкретному сотруднику, а к коллективу в целом или отдельным его составляющим (например, к должности или подразделению).

Локальные акты — это документация многократного действия

К ЛНА относят:

  • правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ);
  • инструкцию о защите персональных данных (ст. 87 ТК РФ);
  • правила охраны труда работников (ст. 212 ТК РФ).
  • должностные инструкции;
  • положение о структурном подразделении;
  • структуру и штатную численность;
  • штатное расписание;
  • график сменности, если есть в этом необходимость.

Все работники организации ознакомляются с подобными локальными актами. Вышеперечисленные документы должны быть доступны для контролирующих органов. Если какого-либо из них не окажется в ходе проверки, до сведения руководства доводится необходимость его создания. Если и в дальнейшем требуемая документация будет отсутствовать, то возможно наложение штрафа.

Законодательной базой не предусмотрен исчерпывающий перечень локальных актов. Процедура оформления ЛНА устанавливается внутренним приказом руководства. В процессе создания ЛНА могут быть задействованы разные специалисты. Это зависит от того, какие вопросы затрагиваются данными актами. Например, ответственный за кадры присутствует при создании правил распорядка организации, а руководитель отдела участвует в разработке должностных инструкций. После проработки всех особенностей создаваемого документа следует его согласование с другими существующими в организации подразделениями. Мнения и замечания специалистов подаются в письменном виде.

Законодательная база указывает чёткие требования к тому, как должны оформляться некоторые локальные акты. По отношению к остальным применяются такие же правила, как и к любым документам организационно-распорядительного плана. В связи с этим лучше обратиться к ГОСТу Р6.30–2003.

Бланк ЛНА содержит следующего рода данные:

  • название организации в соответствии с учредительными документами;
  • наименование (положение, правила и т. д.);
  • номер, дату и место утверждения;
  • визу согласования, если документ согласовывается с вышестоящими организациями;
  • специальную отметку, если есть приложения;
  • визу утверждения руководителем;
  • дату, когда документ вступает в силу, если она отличается от даты подписания.

Несколько слов о штатном расписании

Рассмотрим конкретный пример локального акта, а именно штатное расписание.

Штатное расписание — внутриорганизационный документ, фиксирующий данные о количестве трудоустроенных в организации, а также о занимаемых ими должностях. Он составляется по типовой форме Т-3.

В этом документе должны фиксироваться подразделения организации (перечисляются по степени важности), должности и количество штатных единиц, размер зарплаты сотрудников. Прошивка, нумерация страниц, скрепление печатью — всё это необходимые требования к штатному расписанию. Утверждается данный вид ЛНА приказом руководителя и хранится в течение 3 лет после окончания действия. Если вносятся изменения в кадровый состав или размер зарплат, они отражаются в штатном расписании.

Штатное расписание заверяется печатью и подписью руководителя

Стоит учесть значение данного документа, т. к. он нередко помогает разобраться в ситуации, когда во время трудовой деятельности возникают разного рода недоразумения между сотрудником и руководством (например, в ходе судебных прений).

Трудовой кодекс нашей страны содержит статью (ст. 22), согласно которой все трудоустроенные должны быть ознакомлены под расписку с положениями локальных актов. Это касается всех документов, которые хоть в какой-то мере регламентируют их трудовую деятельность. В том случае если предполагаются в дальнейшем какие-либо изменения в условиях труда сотрудника, отдел кадров должен уведомить его об этом его заранее. Способы ознакомления работников с ЛНА не предусмотрены. Визы ознакомления на самом документе применяются, как правило, когда существует небольшой и постоянный штат сотрудников. В ином случае к ЛНА можно приложить лист ознакомления, а также оформить специальный журнал.

Все сотрудники должны удостоверить своей подписью ознакомление с локальными актами предприятия, если они касаются непосредственно их работы

Первичная кадровая документация

Формы первичной кадровой документации предприятия утверждены Постановлением Госкомсстата РФ от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты». Они обязательны к составлению и хранению во всех организациях. Если их в компании нет, то на неё налагается штраф. Помимо этого, предусмотрена ответственность руководства в случае нарушения правил хранения документации (штраф до пятисот рублей).

Обязательными реквизитами первичного документа являются:

  • наименование;
  • дата его составления;
  • название организации;
  • печать;
  • подпись ответственного лица.

Таблица: первичные кадровые документы

Наименование документа Форма Срок хранения Примечание
Трудовой договор Типовой бланк 75 лет Заключается в письменной форме с каждым работником. Подписывается обеими сторонами. Любое изменение в данном документе согласовывается с работником.
Трудовая книжка При увольнении выдаётся работнику на руки. Невостребованные трудовые книжки хранятся 50 лет. Должна быть на каждого работника, проработавшего свыше пяти дней.
Договор о полной материальной ответственности Типовой бланк 5 лет Заключается с работниками, которые непосредственно обслуживают материальные ценности.
Приказ (распоряжение) о приёме работника на работу Т-1 — для одного сотрудника
Т-1а — для нескольких сотрудников
75 лет Издаётся на основании трудового договора. Объявляется работнику под подпись в трёхдневный срок со дня фактического начала работы.
Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу Т-5 — для одного сотрудника
Т-5а — для нескольких сотрудников
75 лет Издаётся на основании соглашения о переводе на другую работу (дополнительного соглашения к трудовому договору).
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику Т-6 — для одного сотрудника
Т-6а — для нескольких сотрудников
5 лет Издаётся на основании графика отпусков или заявления работника.
Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) Т-8 — для одного сотрудника
Т-8а — для нескольких сотрудников
75 лет
Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку Т-9 5 лет Заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а)
Приказ (распоряжение) о поощрении работника Т-11 — для одного сотрудника
Т-11а — для нескольких сотрудников
5 лет Издаётся по инициативе работодателя. Является основанием для внесения соответствующей записи в личную карточку и трудовую книжку работника.
Записка-расчёт о предоставлении отпуска работнику Т-60 5 лет при условии проведения проверки Для расчёта причитающихся сотруднику отпускных выплат.
Записка-расчёт при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) Т-61 5 лет при условии проведения проверки Применяется для учёта и расчёта заработной платы, компенсации неиспользованного отпуска и прочих выплат сотрудникам при расторжении трудового договора.
Акт о приёме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключённому на время выполнения определённой работы Т-73 5 лет при условии проведения проверки Служит основанием для окончательного или поэтапного расчёта сумм к выплате.
Приказы по основной деятельности работника 5 лет при условии проведения проверки Издаются по мере необходимости. Не является нарушением законодательства факт оформления приказа в произвольной форме, если в нём содержится вся необходимая информация.

Видео: документооборот для ИП и организаций

Вторичная документация

Помимо первичных документов, существуют и производные (вторичные), которые основаны на исходной информации первых. Эти документы выполняют следующие задачи:

  • содержат в себе всю полноту информации кадрового отдела;
  • служат для хранения данных документооборота;
  • помогают наладить процесс поиска необходимой документации.

Таблица: вторичная кадровая документация предприятия

Наименование документа Форма Срок хранения Примечание
Личная карточка работника Т-2 75 лет Содержит по возможности полные личные данные работника.
График отпусков Т-7 1 год Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. О времени начала отпуска работник должен быть извещён не позднее чем за две недели до его начала.
Табель учёта рабочего времени и расчёта оплаты труда Т-12 75 лет Отражает фактически отработанное каждым работником. время
Табель учёта рабочего времени Т-13 5 лет (при вредных условиях труда — 75 лет) Служит основанием для начисления заработной платы.
Расчётно-платёжная ведомость Т-49 5 лет при условии проведения проверки Для расчёта и выплаты заработной платы сотрудникам. В случае перечисления денег на банковские карточки составляется только расчётная ведомость. Другие формы — для выплат наличными.
Расчётная ведомость Т-51
Платёжная ведомость Т-53
Лицевой счёт Т-54
Т-54а (СВТ)
75 лет Применяется для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, всех начислениях, удержаниях и выплатах в пользу сотрудника в течение календарного года.
Регистрационные книги и журналы, от 3 до 75 лет в зависимости от назначения

Личная карточка работника

В перечень обязательных кадровых документов входит личная карточка унифицирован­ной формы Т-2. Отдельные формы предусмотрены для государственных служащих (Т-2ГС) и научных работников (Т-4). Помимо этого, бывают карточки персонального учёта специалистов, военнообязанных и т. п., имеющие форму традиционных и электронных документов.

В самом верху стандартного бланка личной карточки заносится наименование организации. В расположенной ниже таблице указываются следующие данные:

  • дата составления;
  • табельный номер работника;
  • ИНН;
  • номер СНИЛС;
  • алфавит (первая буква фамилии работника);
  • характер работы;
  • вид работы;
  • пол.

На каждого работника организации заводится личная карточка

Сама карточка включает в себя 11 разделов. К примеру, первый раздел содержит сведения общего характера:

  • трудовой договор (номер, дата);
  • ФИО работника;
  • место его рождения;
  • гражданство;
  • знание иностранного языка;
  • образование сотрудника;
  • профессия;
  • стаж работы;
  • состоит ли в браке;
  • состав семьи;
  • данные паспорта;
  • адрес места проживания (прописка и фактический адрес).

Далее следуют сведения, касающиеся приёма на работу, льгот (если они предусмотрены), аттестации, условий для увольнения и т. д.

Личная карточка состоит из 11 разделов

Разработка и утверждение журналов и регистрационных книг

В сфере кадрового делопроизводства для регистрации документов используются специальные журналы (в некоторых случаях книги). Они необходимы для учёта движения всей документации и сохранности информации. В случае возникновения споров между нанимателем и работником они помогают решить многие вопросы (служат задокументированным доказательством того или иного факта).

Существуют следующие журналы (книги):

  • регистрации заявлений;
  • регистрации уведомлений;
  • регистрации представлений;
  • регистрации приказов по основной деятельности и по личному составу;
  • учёта приёма, перемещения (перевода), увольнения работников;
  • учёта трудовых договоров и дополнительных соглашений;
  • учёта выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним;
  • учёта работников, выбывающих в служебные командировки;
  • учёта входящей и исходящей корреспонденции;
  • регистрации несчастных случаев на производстве и т. д.

По мере необходимости в организации могут быть и другие учётные документы.

Для регистрации входящей и исходящей корреспонденции используются специальные журналы учёта

Журналы и книги могут вестись специалистами как в произвольной форме, так и в унифицированной. «Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них», например, соответствует стандарту. Утверждаются такие формы Постановлением Минтруда России, Приказом Минздравсоцразвития и Минэкономразвития России. Чаще всего кадровые журналы оформляются в виде таблицы. В таблицу заносятся данные такого рода:

  1. Как называется журнал.
  2. Как называется организация.
  3. Когда начали вести журнал и закончили.
  4. Под какими номерами вносится документация.
  5. Кто регистрирует документ (ФИО, должность).
  6. В отношении какого работника заводится документ (ФИО, должность).
  7. Когда работник был ознакомлен с документом.

Все требования к оформлению подчинены цели сохранения информации. Стоит обратить внимание, что журнал нумеруется, прошивается. На задней обложке надписывается, сколько пронумеровано и прошито листов, а также указывается ФИО руководителя. Надпись должна быть заверена печатью организации.

Видео: значение журналов регистрации

Программное обеспечение в кадровом документообороте

Для оптимизации работы кадровой службы в условиях усложнения документооборота используется программное обеспечение. Оно может быть базовым, включающим операционную систему, офисный пакет, средства работы в интернете и с электронной почтой и т. п. Стандартами являются версии программного обеспечения от Microsoft (Microsoft Windows в качестве операционной системы и Microsoft Office как пакет офисных приложений). Помимо этого, существуют специализированные программы, обеспечивающие работу службы кадров. Среди них наибольшей популярностью пользуется платформа 1С. Она позволяет:

  • вести учёт нескольких предприятий в одной программе;
  • учитывать рабочее время;
  • учитывать движение сотрудников и вести статистику;
  • заполнять личные карточки работников по установленным формам;
  • создавать стандартные формы приказов и т. д.

Для упрощения процесса ведения кадрового документооборота используется программное обеспечение

Часто используется и «СБиС: Электронный документооборот». В программе можно:

  • вести личные карточки сотрудников;
  • вести архив записей об увольнениях;
  • организовывать кадровый резерв;
  • вести формы штатного расписания и справочника должностей;
  • легко выводить на печать любые отчёты.

Руководство организации само должно решать, какой программой воспользоваться. Для этого следует ознакомиться с наиболее распространёнными и эффективными, чтобы сделать наилучший выбор.

Видео: обзор программы 1С

О кадровом аудите

Кадровый аудит — это оценивание работоспособности кадрового отдела, его части или ответственного лица, а также проверка документов на их соответствие требованиям закона.

На разных этапах функционирования организации может возникнуть необходимость проведения кадрового аудита (например, когда предполагается смена специалиста по кадрам). В общем и в целом аудит выполняет следующие задачи:

  • минимизирует количество всей существующей документации;
  • сокращает затраты на осуществление документооборота;
  • контролирует соблюдение законодательных норм;
  • помогает улучшить показатель прохождения проверок со стороны ГИТ (Государственной Инспекции Труда);
  • минимизирует материальные потери в случае трудовых споров.

В определённых ситуациях возникает необходимость проведения кадрового аудита

Руководитель решает самостоятельно, прибегать или нет к услугам организаций, осуществляющих деятельность в этой сфере. Но многие предпочитают справляться своими силами, т. к. это позволяет сохранить конфиденциальность. Если вы решили провести аудит самостоятельно, вам предстоит:

  1. Издать приказ о проведении проверки, а также позаботиться о назначении исполняющих лиц. Не забудьте чётко определить цели аудита и сроки, в течение которых он будет осуществляться.
  2. После издания приказа определить этапы проведения кадрового аудита. Сначала выясняется, все ли предусмотренные законом документы есть в наличии. Второй этап подразумевает проведение экспертизы, цель которой — выявить соответствие всей документации законодательным нормам.

Нередко организации пользуются не стандартизированными формами документации, а собственными (если это не противоречит законодательству). В таком случае эти формы утверждаются приказом. По итогам аудита составляется отчёт о результатах проверки. В него включают информацию об обнаруженных ошибках, предлагаются меры по их устранению. Также следует охарактеризовать, в каком состоянии находится кадровый учёт, какие риски существуют в данной организации или ИП.

Видео: пошаговый алгоритм кадрового аудита

Организовать кадровое делопроизводство с нуля в ИП и ООО довольно непросто. Сначала необходимо ознакомиться с нормативной базой. Законодательством предусмотрен перечень обязательных кадровых документов, которые должны быть в наличии. Подразумевается, что они будут оформляться и храниться в соответствии с законодательными нормами. Нарушение этих норм ведёт к ответственности (чаще всего в виде штрафных санкций). У руководителя есть выбор: воспользоваться услугами компаний, специализирующихся в этом вопросе, либо организовать делопроизводство и кадровый учёт самостоятельно, надеясь лишь на свои силы и опыт кадровиков.

  • Наталья Иванова

Законы о ведении кадрового учета

Основы, принципы и некоторые вопросы трудовых отношений, правила ведения кадровых процедур регулирует Трудовой Кодекс РФ.

С учетом нового законодательства, с 2013 года работодатели получили разрешение разрабатывать все необходимые формы и образцы документов.

Делопроизводство в отделе кадров ведется на основе законов РФ, правил и инструкций.

Направление работы Правовая база
Порядок составления документации по кадрам и ее ведение ФЗ «О бухгалтерском учете», ст.9
Подготовка к архивированию управленческих документов ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Перечень документации, подлежащей сдаче в архив
Оформление нетрудоспособности ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»
Сохранение персональных данных работников ФЗ «О персональных данных»
Ведение воинского учета на предприятии ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», положение о воинском учете и Методические рекомендации, утвержденные Генштабом ВС РФ
Начисление страховых взносов в ПФ ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»

Остается прежним требование о том, что они составляются со стандартными реквизитами. При ведении кадров разрешается применять и стандартные документы на типовых бланках, которые были утверждены Госкомстатом РФ.

Документы для ведения кадрового учета

Обязательным для любых предприятий всегда являлось наличие учредительных документов. Все другие внутренние акты разрабатываются на их основе, как и документация по учету персонала.

В соответствии с законодательством о труде каждый работодатель обязан разработать и утвердить: акты, связанные с оплатой труда (трудовой договор, табель для учета рабочего времени) и акты по организации процесса труда (положение о защите персональных данных, инструкция по охране труда).

Кроме того, нельзя забывать о правилах внутреннего трудового распорядка, штатном расписании и графике отпусков.

Весь кадровый документооборот складывается из двух потоков:

  • документооборот по личному составу (личные карточки, приказы о приеме и увольнении, приказы о поощрении и взыскании, об отпусках и другие приказы);
  • документооборот по управлению персоналом (правила внутреннего распорядка, положения об отделах, отчетность по численности, составу работников).

Помимо этого в отделе кадров требуется хранить все заявления сотрудников, объяснительные и докладные, являющиеся основанием к различным приказам. Обязательными являются ведомости и некоторые формы документов, которые обычно связанны с финансовыми и зарплатными вопросами, например расчетный листок в утвержденной руководителем форме.

Использование специальных онлайн-сервисов для сдачи отчетов в ПФР особенно полезно для крупных компаний, где работа бухгалтерского отдела и без регулярных бумажных проверок весьма интенсивна.

Программа для проверки отчета в ПФ CheckPFR позволяет страхователю самостоятельно осуществлять предварительную проверку. Об этой и прочих программах для проверки отчетов ПФР читайте тут.

С учетом некоторых обстоятельств в разряд обязательных попадают:

  • коллективный договор, в ситуации, при которой сотрудники или работодатель предложили его оформить;
  • должностные инструкции, когда часть трудовых обязанностей не оговорена в договоре;
  • положение о заработной плате и премировании, когда возникли изменения, связанные с расчетом и выдачей заработной платы, не определенные договором или штатным расписанием;
  • другие положения, к примеру, связанные с проведением аттестации.

Специфика работы любого предприятия требует создания разнообразных документов и актов, перечень которых всегда утверждается приказом.

Как вести кадровый учет

Процесс делопроизводства по кадрам состоит из четырех направлений работы:

  • оформление личных дел и карточек;
  • ведение книг или журналов для учета документов;
  • создание кадровых дел и номенклатуры дел;
  • работа над факультативными (не являющимися обязательными согласно закону) актами.

Личная карточка (форма Т-2) и личное дело требуются для каждого официально оформленного работника. В отдельную папку собираются копии документов сотрудника, распечатка приказа о приеме, копия трудового договора и опись.

Книги или журналы учета, которые необходимо оформлять:

  • книга регистрации трудовых книжек, книга по учету бланков и вкладышей к ним;
  • журнал для командировочных удостоверений;
  • журналы для учета приказов и трудовых договоров (завести желательно, но не обязательно).

Все страницы в книгах и журналах пронумеровываются и прошнуровываются, скрепляются печатью.

Приказы и все другие кадровые документы необходимо укладывать в отдельные папки или дела.

В кадровые дела всегда включают:

  • приказы по личному составу (о перемещении персонала, о поощрении, отпуске без содержания, продолжительной командировке);
  • приказы по личному составу (о взыскании, очередном или учебном отпуске, краткосрочной командировке);
  • нормативную документацию фирмы (положения, инструкции, контроль рабочего времени).

Отдельные дела можно завести для важной деловой переписки. Штатное расписание, графики отпусков или дежурств для удобства также можно скомплектовать в дела.

После подготовки дел им присваиваются номенклатурные номера в порядке, принятом в делопроизводстве в целом.

Завершающей и второстепенной обязанностью является создание факультативных документов, таких как должностные инструкции, положения о персонале и другие.

Кадровый учет без ошибок

Информация во всех кадровых бумагах должна соответствовать учредительным документам организации. Чтобы избежать ошибок, возникающих при учете кадров, необходимо периодически перепроверять ряд документов, имеющих прямую связь между собой.

Проверку необходимо начать с изучения штатного расписания. Данные в нем (должности, табельные номера, оклады) должны совпадать с информацией, используемой бухгалтером для начисления оплаты труда.

На основе штатного расписания должны быть заполнены трудовые договоры. Если при проверке обнаружилось, что трудовые договоры составлены неверно, то их надо переоформить.

Допустим, штатное расписание доработано, и в него внесены поправки, только позже, чем был заключен сам договор с работником. В этом случае к договорам подготавливают дополнительные соглашения.

При неукоснительном выполнении требований к кадровому учету данные приказов и других внутренних актов всегда совпадают с информацией в трудовых договорах и штатном расписании.

Сдача отчетности через Интернет для ИП является самым простым, удобным, надежным и экономичным способом документооборота. Каждый документ заверяется специальной электронной подписью и имеет юридическую силу наряду с бумажным.

Физическим лицам предоставляется право оформить свое предприятие в качестве индивидуального. Перечень документов для открытия ИП законодательством сведен к минимуму, и узнать его можно прочитав эту статью.

Ответственно и внимательно должна осуществляться вся работа, связанная с трудовыми книжками. Специалист-кадровик обязан хорошо изучить правила, определяющие порядок ведения и хранения трудовых книжек, и инструкции по их заполнению, а так же по возможности автоматизировать процесс кадрового учета.

В кадровом отделе должны находиться трудовые книжки всех сотрудников, которые были приняты и еще не уволены. В процессе составления необходимых отметок в трудовых книжках нельзя допускать ошибки, так как при расчете пенсии сотруднику могут не учесть рабочий стаж в фирме, где внесли ошибочную запись.

Первоочередным объектом внеплановой проверки любой фирмы всегда является делопроизводство по кадрам, документация по кадрам и соблюдение законодательства о труде. Ошибки, связанные с ведением кадрового учета в организации, искажают общую сумму заработной платы и налогов, которые заплатит предприятие-работодатель.

Отсутствие ответственного подхода к кадровым вопросам приводит к штрафам и потере деловой репутации.

Прозрачный учет позволяет оперативно оформлять всю необходимую документацию. В конечном итоге учет и ведение кадров влияют на всю финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

1 шаг. Организуйте кадровое делопроизводство. Есть три способа

Определите ответственного или ответственных за состояние кадрового делопроизводства у работодателя. Все работодатели очень разные. Отличаются количеством штата, сферой деятельности, текучестью кадров, управленческими подходами, экономическими возможностями. Отвечу на любимый вопрос кадровых специалистов:

Существуют ли нормативы численности кадровиков на количество работников?

Евгения Конюхова, преподаватель программы профпереподготовки по кадрам в Контур.Школе:

«Увы, универсальной формулы, которая подходила бы всем, нет. Нормативы для кадровых процедур, которые приведены в постановлении Минтруда СССР от 14.11.1991 № 78, устарели. В среднем цифра по нормативам в настоящее время колеблется от 200 до 270 работников на одного кадровика. Но в идеале нужно высчитывать время на оформление документов непосредственно у вашего работодателя».

В зависимости от штата компании, текучести кадров, экономических возможностей работодатель может организовать кадровое делопроизводство одним из способов:

  • структурное подразделение, например, отдел кадрового учета во главе с руководителем;
  • единственный специалист по кадровому делопроизводству;
  • внутреннее совмещение — чаще всего встречается в небольших компаниях до 100 человек. Внутреннее совмещение — это когда работу по ведению кадрового делопроизводства поручают работнику, чья трудовая функция изначально не связана с кадровым учетом, например, бухгалтеру или офис-менеджеру.

Совмещение — это поручение работнику с его письменного согласия дополнительной работы по другой должности, профессии, специальности (ст. 60.2 ТК РФ). Чтобы оформить совмещение, включите должность в штатное расписание (при этом ставка может быть не целой, важно просто отразить потребность работодателя в трудовой функции специалиста по кадровому делопроизводству).

Типичное заблуждение: должность, по которой оформляется совмещение, не включается в штатное расписание. В согласии пропишите срок, содержание и объем выполняемой работы и размер доплаты.

Итак, первый шаг — определите, как вам поручили вести кадровое делопроизводство:

  1. Ваша должность входит в состав структурного подразделения, например, отдел кадрового учета.
  2. Вы — единственный специалист по кадровому делопроизводству, с вами заключен трудовой договор и в ваши обязанности входит вести кадровое делопроизводство в полном объеме.
  3. Ведение кадрового делопроизводства оформлено на вас в виде совмещения.

После того, как проверены ваши полномочия по организации и ведению кадрового делопроизводства, внимательно изучите учредительные документы.

2 шаг. Изучите учредительные документы

В первую очередь обратите внимание на название работодателя.

Типичная ошибка: в кадровых документах наименование работодателя указано не в соответствии с учредительными документами. Например, в Уставе прописано полное и сокращенное наименование, а в кадровых документах — только полное или только сокращенное наименование работодателя.

Изучите в учредительных документах вопрос о полномочиях по принятию решения о заключении, расторжении трудовых договором, по утверждению локальных нормативных актов. Определите, кто является уполномоченным лицом работодателя, если это юридическое лицо.

Типичная ошибка в трудовом договоре: в учредительных документах уполномоченным лицом работодателя прописан руководитель компании, в трудовых договорах в преамбуле указывается руководитель, действующий на основании Устава, а в конце трудового договора подпись со стороны работодателя проставляет начальник отдела кадров, или заместитель генерального директора и т.д., то есть не сам руководитель.

Помните простое правило: кто указан как уполномоченное лицо работодателя в начале трудового договора, тот и ставит подпись в нем подпись.

3 шаг. Сформируйте штатное расписание

Почему штатное расписание является одним из первых документов, который напрямую связан с трудовой функцией кадровика? Штатное расписание — это документ организационно-распорядительного характера, который по своей сути отвечает на вопрос: потребность в каких трудовых функциях испытывает работодатель.

Помните правило: вне штатного расписания, «за штатом» не может быть оформлен ни один работник. Там, «за штатом», только договоры гражданско-правового характера. Все потребности работодателя в трудовых функциях определяет штатное расписание.

Трудовая функция — это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессия, специальность с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы (ст. 15, 57 ТК РФ).

Штатное расписание можно утвердить по унифицированной форме — форма Т-3 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) или разработать и утвердить свою форму (желательно, приложением к учетной политики организации). В графе «Количество штатных единиц» можно указывать не полную ставку, например, 0,25 или 0,5.

Кто разрабатывает штатное расписание?

Евгения Конюхова, преподаватель программы профпереподготовки по кадрам в Контур.Школе:

«В соответствии с квалификационным справочником должностей разработкой штатного расписания занимается экономист по труду. Но такое счастье (экономист по труду) есть далеко не у всех работодателей. Поэтому ответственный за разработку штатного расписания тот, в чьи должностные обязанности входит разработка проекта штатного расписания. Его утверждают приказом и хранят постоянным. Ограничений по количеству внесения изменений в штатное расписание законодательно не установлены».

4 шаг. Определите необходимое количество локальных нормативных актов

Локальные нормативные акты — объемная тема. Чаще всего специалисты спрашивают «волшебную таблетку счастья» в виде исчерпывающего перечня обязательных для них локальных нормативных актов. Но универсального, подходящего перечня для всех работодателей, нет. Есть несколько правил, о которых нужно помнить:

  1. Только работодатели, отнесенные к субъектам микропредпринимательства в соответствии со ст. 309.2 ТК РФ, могут частично или полностью отказаться от локальных нормативных актов. При условии, что перенесут те вопросы, которые должны решаться в локальных нормативных актах, в типовую форму трудового договора. Все остальные работодатели обязаны иметь в наличии необходимое количество локальных нормативных актов.
  2. Есть перечень локальных нормативных актов, который является обязательным для всех работодателей: правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), локальные нормативные акты, устанавливающие системы оплаты труда (ст. 135 ТК РФ), локальные нормативные акты, устанавливающие порядок обработки персональных данных, права работников, особенности передачи и хранения персональных данных (гл. 14 ТК РФ, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
    Обратите внимание на локальный нормативный акт, устанавливающий системы оплаты труда: как такового его в самостоятельном виде, например, в виде Положения по оплате труда, также может не быть, если системы оплаты труда прописаны в правилах внутреннего трудового распорядка работодателя или коллективном договоре. Также в обязательном порядке надо разработать и утвердить график отпусков — не позднее чем за две недели до начала календарного года, на который он составляется. Если организация создана в начале или середине календарного года, этот год вы дорабатываете без графика отпусков.
    Могут быть локальные нормативные акты, которые становятся обязательными при наступлении определенных условий, например, положение о командировках, коллективный договор, положение об аттестации работников и т.п. Именно в этом вопросе нужны системные, комплексные знания трудового законодательства в целом. В курсе повышения квалификации «Кадровое делопроизводство» и курсе профессиональной переподготовки «Управление персоналом и кадровое делопроизводство» локальным нормативным актам выделено отдельное занятие.
  3. Локальные нормативные акты принимают с учетом мнения представительного органа в порядке ст. 372 ТК РФ. Этот пункт обязателен при наличии представительного органа работников, но на стадии организации кадрового делопроизводства, скорее всего, он просто отсутствует. Если так — пропускайте этот пункт.
  4. Со всеми принимаемыми локальными нормативными актами работник должен быть ознакомлен под роспись в соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ. Вновь принимаемые работники должны быть ознакомлены под роспись до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

5 шаг. Проверьте, как оформлен на работу руководитель

Ключевым работником организации является руководитель. В первую очередь проверьте все документы по его оформлению. Должен быть ответ на запрос из реестра дисквалифицированных лиц, который ведут налоговые органы. Это требование ч. 2 ст. 32.11 КоАП РФ.

Руководитель обладает двойным правовым статусом:

  • является единоличным исполнительным органом юридического лица;
  • выполняет обязанности работника — трудовую функцию руководителя.

На руководителя должны быть оформлены документы о назначении (избрании) его генеральным директором в соответствии с федеральными законами и учредительными документами и документы в рамках трудового законодательства: трудовой договор, приказ о приеме на работу. Должна быть внесена запись в трудовую книжку.

Начинающие специалисты, да и опытные, порой задают такой вопрос: как внести запись в трудовую книжку о приеме на работу генерального директора? Ответ лежит на поверхности: трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий именно трудовой стаж, и в трудовую книжку вносятся сведения о приеме на работу, а не о процедурах избрания или назначения. Поэтому после заключения трудового договора, издания приказа о приеме на работу внесите запись в трудовую книжку именно о приеме на работу со ссылкой в 4 графе на реквизиты приказа о приеме на работу.

Типичная ошибка в оформлении трудового договора с руководителем: срок трудового договора не соответствует сроку его полномочий как единоличного исполнительного органа в соответствии с учредительными документами. На стадии заключения трудового договора внимательно изучайте учредительные документы, чтобы не допустить подобной ошибки.

6 шаг. Подготовьте проект трудового договора

Трудовой договор — один из главных документов в регулировании трудовых отношений с работниками. Рекомендую тщательно продумать и разработать шаблоны трудовых договоров для оформления на работу разных категорий работников.

По итогам инспекционных проверок ГИТ трудовой договор становится и самым дорогим документом в кадровом делопроизводстве с точки зрения штрафных санкций. Ответственность предусмотрена по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ для юридических лиц, например, от 50 000 до 100 000 руб., причем иногда проверяющие перемножают штраф на количество трудовых договоров.

Типовая форма трудового договора разработана и утверждена только для руководителей государственных (муниципальных) учреждений и работодателей, субъектов малого предпринимательства, отнесенных к микропредпринимателям. В остальных случаях работодатели самостоятельно разрабатывают форму трудового договора.

Рекомендация 1. При разработке проекта трудового договора учитывайте требования ст. 57 ТК РФ. Проверьте, включены ли в него обязательные сведения:

  • фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя-физического лица), заключивших трудовой договор;
  • сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя-физического лица;
  • идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей-физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);
  • сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
  • место и дата заключения трудового договора.

Как правило, эти сведения вносятся в преамбулу к трудовому договору, или часть сведений остается в преамбуле, а часть переносится на последнюю страницу трудового договора.

Пример: «Общество с ограниченной ответственностью «Интерес»», (ИНН 1234567890) именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице заместителя генерального директора Михайлова П.С., действующего на основании Трудового договора от 17.02.2009 № 18-тд-2009 и Приказа от 05.08.2011 № 12, с одной стороны, и гражданин Российской Федерации Веселов Николай Сергеевич (паспорт серия 0477,№ 123456 выдан УФМС по ЮАО г. Москвы 20.08.1997г.), именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, в соответствии с действующим на территории Российской Федерации трудовым законодательством заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем:…»

Рекомендация 2. Помните про обязательные условия трудового договора, они перечислены в ч. 2 ст. 57 ТК РФ. Но не все из них всегда обязательные! Некоторые обязательны при наличии определенных условий:

  • срок трудового договора и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с Трудовым кодексом или иным федеральным законом (указывайте только при заключении срочного трудового договора);
  • гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте (указывайте только если принимаете работника на работу с вредными или опасными условиями труда);
  • режим рабочего времени и времени отдыха (вносите в трудовой договор только если режим отличается от общих правил, действующих у работодателя);
  • условия, определяющие характер работы (разъездной, подвижной, в пути).

Рекомендация 3. Учитывайте статьи Трудового кодекса, устанавливающие особенности регулирования трудовых отношений с отдельными категориями работников или нормы федеральных законов, регулирующих ваш вид деятельности. При разработке проекта трудового договора не пользуйтесь источниками сомнительного происхождения из интернет-ресурсов.

Посмотрите разные источники и, пропустив их через «призму» статьи 57 ТК РФ, разработайте свою форму.

В трудовой договор можно включить дополнительные, названные в ч. 4 ст. 57 ТК РФ, и иные условия. Но за их отсутствие работодатель не будет нести ответственность.

Если деятельность работников связана с обслуживанием материальных ценностей, рекомендую сразу разработать и подготовить шаблон договора о полной материальной ответственности. Тогда вы сможете подписать его одновременно с трудовым.

Кадровое делопроизводство Профпереподготовка в Контур.Школе, 272 ак.часа. Дистанционно Программа обучения

По материальной ответственности есть отдельный подробный урок в курсе профессиональной подготовки по кадровому делопроизводству в Контур.Школе. В программе урока:

  • Материальная ответственность работника: основания, сроки и порядок привлечения.
  • Случаи полной материальной ответственности работника.
  • Договор о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности.
  • Материальная ответственность работодателя за задержку заработной платы, отпускных, иных сумм, причитающихся работнику.

7 шаг. Подготовьте документы для ведения трудовых книжек новых работников

Для начала подготовьте приказ о назначении специального уполномоченного лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Помните, что принудительный труд запрещен. Если в трудовом договоре или должностной инструкции ответственного не были прописаны обязанности по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек, нужно соглашением дополнить этими обязанностями трудовой договор, или внести изменения в должностную инструкцию. Если такая ответственность будет возлагаться на работника, в чью функцию не входит кадровое делопроизводство, например, на главного бухгалтера, рекомендую оформлять сначала соглашение о совмещении, т.е. о поручении работнику дополнительной работы с его письменного согласия с доплатой в соответствии со ст. 151 ТК РФ.

На этом этапе также проверьте, что в организации приобретены и учтены в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее бланки трудовых книжек и вкладыши в нее. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 44 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», далее — Постановление № 225).

Бланки трудовых книжек и вкладыши храните в бухгалтерии как бланки строгой отчетности. Приходно-расходную книгу также ведет бухгалтерия (см. п. 41 Постановления № 225). На этом этапе также оформите книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Ее ведет кадровая служба.

Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них надо пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя организации, а также скрепить сургучной печатью или опломбировать.

8 шаг. Подготовьте документы для ведения кадровой работы

Оформление кадровых процедур начинается с оформления работников на работу.

Какие обязательные документы должны быть под рукой у кадровика на этапе оформления работников на работу?

Типовой комплект (без учета особенностей):

  1. Комплект локальных нормативных актов для ознакомления с ними работников.
  2. Проект трудового договора с включенными в него или в должностную инструкцию должностными обязанностями.
  3. Бланк приказа о приеме на работу (ст. 68 ТК РФ). Приказ может быть по унифицированной форме — форма Т-1 (форма Т-1а) или по утвержденной работодателем форме.
  4. Бланки личной карточки по форме Т-2 (для государственных или муниципальных служащих форма Т-2 ГС(МС)). Обратите внимание: личную карточку Т-2 (Т-2ГС(МС)) ведут в письменном виде, на картоне.

С записями о работнике, о приеме на работу, постоянных переводах, увольнениях работника необходимо знакомить под роспись в соответствующих разделах личной карточки (п. 12 Постановления № 225).

Что учесть по трудовым книжкам на данном этапе? Напишите в бухгалтерию заявку с просьбой выдать бланк трудовой книжки, если у работника ее нет, или внесите сведения об имеющейся у него трудовой книжке в книгу учета движения трудовых книжек.

Организуйте учет рабочего времени: работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного работником (ст. 91 ТК РФ). Для этих целей можно использовать унифицированные формы табеля учета рабочего времени Т-12 или Т-13, или утвердить свою форму.

Как оформить изменения в трудовой договор?

Подготовьте документы:

  1. Соглашение об изменении условий трудового договора/дополнительное соглашение к трудовому договору (если изменение условий трудового договора происходит по соглашению сторон в соответствии со ст. 72 ТК РФ).
  2. Приказ об изменении организационных или технологических условий труда, письменные уведомления об изменениях и причинах, послуживших основаниями для изменения условий трудового договора, письменные предложения другой вакантной работы, соответствующей квалификации работника, а также вакантной нижестоящей должности или нижеоплачиваемой работы (если изменение условий трудового договора происходит по инициативе работодателя в соответствии со ст. 74 ТК РФ).

Перечень документов для оформления перевода зависит от вида перевода:

  • при временном переводе заключается дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе, готовится приказ о переводе (как правило, по форме Т-5 или Т-5а);
  • при постоянном переводе — дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе и приказ о переводе. Также вносится запись в трудовую книжку и в личную карточку Т-2 (Т-2ГС(МС)).

Перечень документов для оформления отпусков:

  • график отпусков (утверждайте не позднее чем за две недели до начала календарного года). Читайте статью «17 советов про график отпусков»;
  • письменные извещения работников о времени начала отпуска в соответствии с ч. 3 ст. 123 ТК РФ (посмотрите письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1);
  • приказ на отпуск (форма Т-6, форма Т-6а).

Этот перечень может меняться в зависимости от категорий работников или обстоятельств. Например, если работник просит отпуск не по графику отпусков, а в удобное для него время на основании его письменного заявления (например, такой отпуск предоставляется несовершеннолетним, Почетным донорам России и т.д.). В этом случае не будет извещения на отпуск. Работник напишет заявление, и работодатель оформит приказ.

Трудовое законодательство устанавливает требования по наличию и оформлению кадровых документов в случаях, если работодатель:

  • привлекает работников к работе за пределами установленной продолжительности рабочего времени;
  • привлекает к работе в выходные и нерабочие праздничные дни;
  • направляет работников в командировки;
  • предоставляет гарантии и компенсации. Этот блок вопросов следует изучить отдельно. Рекомендуем ознакомиться с программой профпереподготовки «Управление персоналом и кадровое делопроизводство» в Контур.Школе.

Как оформить увольнение работников

В этом случае нужны документы-основания, вид которых зависит от основания увольнения. Например, для увольнения работника по его инициативе необходимо его письменное заявление, для увольнения по соглашению сторон — соглашение о расторжении трудового договора и т.д.

В обязательном порядке готовьте приказ на увольнение, с которым ознакомьте работника под роспись. Если работник отсутствует или отказывается ознакомиться с приказом, проставьте на приказе соответствующую отметку.

На основании приказа вносите запись в трудовую книжку и в личную карточку работника. После работник проставляет свою подпись в трудовой книжке, личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек при выдаче трудовой книжки на руки работнику.

Мы рассмотрели обязательные шаги для организации кадрового делопроизводства с нуля.

Организация привлечения персонала в малые предприятия и инструменты кадровой работы Текст научной статьи по специальности «Экономика и экономические науки»

ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИВЛЕЧЕНИЯ ПЕРСОНАЛА В МАЛЫЕ ПРЕДПРИЯТИЯ И ИНСТРУМЕНТЫ КАДРОВОЙ РАБОТЫ

ARRANGEMENT OF THE PERSONNEL INVOLVEMENT INTO

SMALL COMPANIES, AND MECHANISMS OF PERSONNEL

Ходакова Наталья Николаевна

аспирант кафедры экономики и управления Волгоградского института бизнеса

г. Волгоград e-mail: Hodakova1962@mail.ru

Khodakova Natalya Nikolayevna post-graduate student of the department of economics and management

of Volgograd Business Institute

e-mail: Hodakova1962@mail.ru

Аннотация

В статье раскрыты особенности управления персоналом предприятий малого бизнеса, приведены примеры зарубежного опыта управления персоналом. Рассмотрены проблемы привлечения персонала в малые предприятия. Исследованы внешние и внутренние источники привлечения персонала. Исходя из этого, даны рекомендации по методам набора кадров. Рассмотрены критерии и принципы отбора персонала, определены ключевые моменты при выборе работников.

Ключевые слова: претендент, кадры, кадровое собеседование, критерии отбора, дискриминация, кадровая работа, руководитель, работники, человеческие ресурсы, мотивация труда.

Keywords: applicant, staff, staff interviewing, selection criteria,

discrimination, personnel management, manager, employees, human resources, labor motivation.

Введение

В малом бизнесе, по сравнению с крупными предприятиями, меньше запас устойчивости и острее конкуренция, поэтому здесь управленческие проблемы имеют большее значение. При оптимальном использовании человеческих ресурсов успешно реализуются цели любого предприятия. Персонал предприятия представляет собой работающий по найму состав, который обладает качественными характеристиками и имеет трудовые отношения с работодателем. Исходя из особенностей малого бизнеса, от руководителей требуется высокий профессионализм в области управления персоналом.

Известно, что персонал является главной производительной силой, главным ресурсом достижения бизнес-целей, именно он определяет результат получаемый бизнесом, обеспечивает успех в конкуренции. Поэтому решение многих проблем в бизнесе лежит в плоскости работы с персоналом:

— его подбор и развитие;

— разработка кадровой стратегии;

— комплексный и системный характер организации и управления трудом;

— использование различных приёмов воздействия на личности работников и т. д. .

Процесс набора персонала

В современной экономике малому бизнесу отводится важная роль. Помимо создания материальных благ и рабочих мест, он укрепляет

авторитет страны в мире благодаря своей мобильности и способности внедрять передовые технологии, выпускает новую продукцию и предоставляет современные виды услуг, осваивает неизведанные сферы рынка и влияет на конкуренцию. Небольшим компаниям на раннем этапе становления приходиться сталкиваться с серьезными проблемами. При создании собственной компании предпринимателю приходится преодолевать ряд организационных проблем — от разработки бизнес-плана до поиска помещений и подбора персонала. Важная проблема — кадры. Часто говорят, что предпринимателем надо родиться. С этим трудно спорить, но нельзя не считаться с тем фактом, что «урождённых» предпринимателей всё же меньше, чем реально нужно обществу. Любая организация практически постоянно испытывает потребность в персонале, что ставит на повестку дня задачу привлечения и отбора лиц, обладающих нужными качествами. Подбор персонала занимает много времени и средств, поэтому необходимо чётко наладить эту работу. Нужно определить штат сотрудников, который в состоянии справиться с данной работой, составить список необходимых и желательных качеств кандидатов, конкретизировать круг должностных обязанностей и режим работы.

Процесс набора персонала требует затрат, а ошибки при назначении на должность только увеличивают их. В то же время правильный выбор сотрудников повышает прибыльность работы и престиж фирмы, снижает текучесть кадров. Целесообразно использовать как внешние, так и внутренние источники привлечения персонала. Каждый из них имеет свои достоинства и недостатки.

При привлечении работников со стороны круг потенциальных кандидатов шире, отсутствуют контакты и обязательства внутри организации. Новые работники приносят с собой новые идеи, способствующие развитию компании, имеют возможность сравнительно быстро завоевать авторитет. Но также при этом вследствие возможных конфликтов между «старожилами» и «новичками» может происходить

ухудшение морально-психологического климата в коллективе. Работодателю неизвестен уровень компетентности нового сотрудника, которому в любом случае потребуется некоторое время для изучения специфики организации.

В целом внешний наем более пригоден для укомплектования низовых (где не требуется знания специфики фирмы) или высших должностей (на них приглашаются уникальные специалисты, которых сама фирма часто «вырастить» не в состоянии).

При привлечении своих работников есть возможность сохранения прежнего уровня оплаты, людям предоставляется перспектива служебного роста, повышается их удовлетворённость работой, что является стимулирующим фактором. При освобождении должностей сохраняется основной состав, хотя происходит сокращение штатов, и быстрее заполняются вакансии. С экономической точки зрения целесообразнее брать подготовленных работников, но учить «с нуля» легче, чем переучивать.

В целом внутреннее привлечение кадров считается более предпочтительным, но при этом ограничен выбор кандидатур, необходимы дополнительные затраты на переобучение, возникает напряжённость в коллективе вследствие роста внутренней конкуренции. Появляется возможность продвигать «нужных людей», снижается активность оставшихся «за бортом» .

Методы привлечения персонала

Привлечение персонала осуществляется различными методами. Организацией налаживаются контакты с теми, кто представляет интерес в качестве потенциальных сотрудников. Проводятся ярмарки вакансий в учебных заведениях, в государственных центрах занятости, в частных агентствах по набору персонала.

Высокую целевую направленность имеют объявления, подаваемые в печатные издания. Они сравнительно дёшевы и привлекают широкий круг кандидатов.

При отборе персонала следует ориентироваться на сильные, а не на слабые стороны людей; следует искать не идеальных кандидатов, которых практически не существует в природе, а подходящих для данной должности и наиболее перспективных; обеспечивать соответствие требований должности с индивидуальными качествами претендентов; привлекать наиболее квалифицированные кадры, но не более высокой квалификации, чем это требуется.

Под кадровым собеседованием (интервью) можно понимать личный или телефонный разговор одного или нескольких официальных представителей фирмы с лицами, желающими поступить на работу.

Собеседование — в целом абсолютно незаменимый инструмент получения кадровой информации .

При отборе претендентов следует проанализировать все резюме и пригласить для собеседования лучших трёх или четырёх кандидатов, которые больше, чем другие, подходят для работы. Тех, кто совершенно очевидно не подходит, лучше отвергнуть сразу. Руководствуясь правилами хорошего тона и заботясь о репутации своей фирмы, нужно ответить всем претендентам, даже если придётся им отказать.

При собеседовании происходит личное знакомство с претендентами, определение их качеств, степени заинтересованности в работе. Определяется соответствие требованиям организации и должности. В ходе собеседования выясняются интересы и ожидания сторон, возможности нахождения согласия, при этом принимаются во внимание различия и совпадения этих интересов и ожиданий. Оцениваются личностные свойства (например, честность), способности, навыки. Претенденту предоставляется возможность самому решить, хочет ли он получить эту работу или она не соответствует его требованиям, возможностям и ожиданиям.

Руководителю или лицу, уполномоченному заниматься отбором кадров, важно подготовиться к собеседованию. Желательно заранее определить список общих вопросов, прочитать заполненное заявление,

резюме, убедиться, что претендент соответствует предъявляемым требованиям.

Во время собеседования надо строго придерживаться списка вопросов, делать письменные пометки и классифицировать их после собеседования на случай, если отвергнутый претендент обвинит в нарушении его прав.

Критериев отбора не должно быть слишком много, иначе он окажется затруднительным. Но не должно быть никакой дискриминации: по половому признаку, по возрасту, по национальности, тем более если претендент является инвалидом. В определённой степени инвалиды способны качественно выполнять круг должностных обязанностей. Часто требуют наличие опыта, но где его взять, если претендент недавно окончил учебное заведение и ещё никогда не работал по специальности? В ходе собеседования важно выяснить деловые качества, знания и способности претендента, не имеющего опыта, и дать ему шанс его приобрести. Чтобы оценить личностные характеристики человека, можно спросить, чем он увлекается, как проводит свободное время.

На этапе предложения работы заранее устанавливается сумма заработной платы сотрудника до вычета налогов, а также периодичность её выплаты.

Основными критериями при отборе претендентов считаются образование, опыт, деловые качества, профессионализм, потенциальные возможности, тип личности, соответствие потребностям организации. Но не все эти критерии должны применяться в совокупности. Можно иметь соответствующее образование, но не иметь опыта; иметь опыт, но не иметь профессионализма. Вот в этих случаях необходимо как можно правильнее оценить потенциальные возможности претендента и тип его личности. Работник, не имеющий опыта, но обладающий деловыми качествами и потенциальными возможностями, может принести больше пользы фирме и лучше соответствовать потребностям организации.

Правила найма, например, должны предусматривать, как и когда следует использовать описание требований, предъявляемых к претендентам, ссылки на законодательство, сведения о целях привлечения работников, необходимых шагах на каждой стадии, методах получения дополнительной информации, способах контроля, ответственных лицах .

Последствия ошибочного выбора претендента могут проявиться не скоро, но оказаться весьма разрушительными. При этом образуются следующие потери:

— низкая производительность и качество труда новых сотрудников;

— снижение конкурентоспособности и ухудшение имиджа организации;

— повышение травматизма и прогулов;

— расходы, связанные с повторным отбором и дополнительным обучением.

Инструменты кадровой работы

После изучения особенностей управления персоналом на предприятиях малого бизнеса, были разработаны анкеты и проведено анкетирование руководителей организаций. На основании полученных результатов были сделаны следующие выводы:

1. Преимущественно используется гибкая организация труда. В малых предприятиях работники чаще всего совмещают должности и выполняют различные виды работ.

2. Организационная структура малых предприятий приводит работников малого предприятия к осознанию карьерного продвижения не как повышения в должности, а как усложнения функциональных обязанностей, увеличения оплаты труда.

3. Наблюдается более высокая информированность работников. Персонал видит методы работы руководителя, особенности формирования отношений с клиентами и государственными структурами. Работодатель предпочитает набирать персонал по рекомендации проверенных людей или

среди знакомых, так как он попадает в некоторую зависимость от информированности работников.

4. На малых предприятиях чаще всего складываются неофициальные нормы общения и взаимодействия, то есть отсутствуют документы, регламентирующие работу с персоналом.

5. Как правило, отсутствует организованное обучение. Руководитель малого предприятия недооценивает необходимость обучения работников, и одна из главных причин — нехватка средств.

6. Повышенные требования предъявляются к личным качествам работника. Малый коллектив быстрее освобождается от него, если качества работника не соответствуют ценностям предприятия и принятым нормам.

7. Выбор работников широк. Ввиду существующей безработицы руководители имеют возможность брать сотрудников на работу, предоставляя невысокую зарплату и имея возможность экономить на социальных льготах, обучении, условиях труда и т. д. Если у работников отсутствует высокая квалификация, то это снижает уровень их претензий. Боязнь потери работы вынуждает сотрудника добровольно идти на такие ущемления его прав.

8. На малых предприятиях значимы рекомендации. Важна не сама рекомендация, а личность того, кто её даёт. В этом случае принципы кадрового отбора ориентированы на косвенные свидетельства профессиональной состоятельности кандидата, а не на прямые.

9. Социальная незащищённость. От руководителя зависит благополучие персонала. На малых предприятиях трудовые отношения слабо формализованы: трудовой договор часто заключается в устной форме, охрана труда редко гарантируется, работник может остаться без оплаты ежегодных отпусков, не говоря уже об учебных, и чаще всего без оплаты пособия по временной нетрудоспособности. На многих предприятиях малого бизнеса отсутствуют коллективные договора.

Но, несмотря на отрицательные стороны организации деятельности малых предприятий, можно выделить положительные аспекты, которые способны удерживать высококвалифицированных рабочих и служащих:

— в коллективе малого предприятия отношения укрепляются, и сам коллектив объединяется быстрее, т. к. он небольшой;

— возникают тесные деловые отношения между персоналом и работодателем, что позволяет легче решать проблемы;

— быстрее заметны достижения работников, которые могут вознаграждаться;

— работники малого принятия могут участвовать в процессе принятия решений;

— заработная плата может быть сравнима с заработной платой на крупных предприятиях;

— возможно участие рядовых сотрудников в доходах предприятия;

— работники могут стать акционерами или партнёрами.

Не для каждого малого предприятия доступны перечисленные возможности, но многое может стать частью плана по управлению персоналом. Управление персоналом малого предприятия в целом представляет собой малосистемный порядок действий. Для того чтобы возник системный подход к управлению персоналом, нужно обеспечить комплексный характер деятельности работников, а также подчинённость всех функций одному лицу.

На малых предприятиях работой с персоналом чаще всего занимается руководитель, либо сотрудник, которому это вменяется в обязанности. Кадровая работа существенно ограничена возможностями и потребностями малого предприятия. Эта работа в значительной степени носит неформальный характер и в большей мере определяется личностью работника, который её проводит.

На малом предприятии кадровая работа ведётся в прерывистом режиме. Например, найм работников осуществляется по мере надобности организации в трудовых ресурсах.

Для основных и первостепенных функций кадровой работы малого предприятия характерно следующее: отбор и наем персонала, увольнение персонала, управление заработной платой, управление дисциплинарной системой организации. Исходя из этих положений, должен проводиться поиск, отбор и наем работников с необходимой квалификацией, определяться размер заработной платы, формы и порядок материального стимулирования работников предприятия. Работа с персоналом должна обеспечивать приемлемый уровень трудовой и исполнительской дисциплины сотрудников. Если работник материально заинтересован в результатах своего труда, то он будет работать добросовестно, соответственно будет укрепляться трудовая дисциплина. Процедуры предоставления очередных отпусков и увольнения работников должны проводиться в соответствии с действующим законодательством.

Отсутствие чёткой структуры управления, неготовность использовать управленческие инструменты для решения организационных задач приводят к тому, что в организациях с небольшим количеством сотрудников большую роль играет психологический фактор. Мотивация работников, обеспеченная особенностями построения отношений, компенсирует недостатки управленческой системы.

Управляя персоналом на малом предприятии, руководитель может привлекать сотрудников к принятию решений по развитию бизнеса, давать возможность подчинённым получать часть доходов предприятия, что может послужить мотивацией для профессионального роста. Управление персоналом в малом бизнесе должно быть ориентировано не только на получение прибыли, но и на грамотную мотивацию сотрудников.

Заключение

Грамотный руководитель, имея определённые знания в сфере управления персоналом, может влиять на уровень исполнительской дисциплины работников. При укреплении трудовой дисциплины сократятся опоздания на работу, невыходы на работу по уважительным причинам. Инструментом кадровой работы в данном случае будет комплекс мер по укреплению трудовой дисциплины и их контроль, в том числе введение системы наказаний за нарушение трудовой дисциплины. К сожалению, на практике на многих малых предприятиях существуют системы наказаний, вплоть до лишения заработной платы (что является грубым нарушением трудового законодательства), но при этом нет системы поощрений. Для того чтобы производительность труда на каждом рабочем месте повышалась, руководителю или работнику, ответственному за кадры, необходимо проводить анализ рабочего места и рабочих процессов, грамотно проектировать рабочие места.

Минимизацию текучести персонала повлечет создание в организации благоприятного психологического климата, осуществление на практике принципа здоровых человеческих отношений. В результате сократятся затраты, связанные с вводом нового человека в должность и его обучением.

Одним из способов повышения доходов малого предприятия является правильная организация обучения и переобучения работников. Обучив работников и повысив их квалификацию, руководитель малого предприятия может добиться того, что повысятся производительность труда и уровень обслуживания клиентов, сократится число ошибок в документах, сократятся суммы штрафов, выплачиваемых внешним организациям. Для этого могут быть задействованы следующие инструменты: проведение на регулярной основе оценок работы персонала и аттестаций; заключение договоров на обучение с сотрудниками и организациями, предоставление условий для учебы.

Поддержание здоровья работников и создание безопасных условий труда повлечет за собой сокращение количества отпусков по временной

нетрудоспособности, повысится уровень работоспособности. Для этого необходимо проведение диспансеризации работников, профилактических медицинских мероприятий.

С позиции управления необходимо учитывать следующие особенности информационной экономики для предприятий малого и среднего бизнеса:

— наличие рынков не только капитала, товаров и услуг, труда, но и рынка информации;

— большое количество источников информации и способов их передачи и обработки;

— наличие конкурирующих предприятий, особенно малых инновационных;

— свободное ценообразование;

— цикличность деловой активности предприятий.

Эти особенности должны учитываться при создании систем управления, учитывающих деятельность предприятий в условиях рыночной экономики .

Некоторые японские и американские корпорации широко используют следующие принципы управления персоналом: пожизненный найм, контроль исполнения заданий, основанный на доверии; принятие решений на основе консенсуса, т. е. обязательное одобрение принимаемых решений большинством. Какими-либо методиками, применимыми для крупных компаний, управление персоналом в малом бизнесе не определяется. Оно основывается на личных качествах и опыте руководителя.

Библиографический список

1. Блинов А. О. Малое предпринимательство. Организационные и правовые основы деятельности / А. О. Блинов. — М.: Ось-89, 2003. — 336 с.

2. Веснин В. Р. Управление персоналом. Теория и практика: учебник / В. Р. Веснин. — М.: Проспект, 2008. — 412 с.

3. Догиль Л. Ф. Семенов Б. Д. Предпринимательство и малый бизнес: учебное пособие / Л. Ф. Догиль, Б. Д. Семенов. — М.: Высшая школа, 1999. -266 с.

4. Дорошева М. В. Нужны ли Вам такие сотрудники? / М. В. Дорошева. — М.: Интел-Синтез, 2002. — 48 с.

5. Евсеева О. А. Проблемы и перспективы развития предприятий малого и среднего бизнеса в условиях информационной экономики /

0. А. Евсеева // Бизнес. Образование. Право. Вестник Волгоградского института бизнеса. — № 1. — 2011. — С. 74-78.

6. Кибанов А. Я. Управление персоналом организации: учебник / А. Я. Кибанов. — М.: ИНФРА, 2006. — 436 с.

7. Управление персоналом: учебник / Т. Ю. Базаров. — М.: Банки и биржи, 2007. — 350 с.

8. Столярова Т. В. Управление персоналом: учебное пособие / Т. В. Столярова. — Волгоград: НОУ ВПО ВИБ, 2007. — 208 с.

9. Тихомирова Е. В. Человеческие ресурсы, основные понятия / Е. В. Тихомирова // Бизнес. Образование. Право. Вестник Волгоградского института бизнеса. — №1. — 2010. — С. 72-76.

10. Триливен Ф. Открой свой электронный бизнес / Ф. Триливен. — М.: Торговый дом Гранд, 2002. — 433 с.

1. Blinov A.O. Small entrepreneurship. Organizational and legal bases of the activity / A.O. Blinov. — М.: Os’-89, 2003. — 336 p.

2. Vesnin V.P. Personnel management. Theory and practice: textbook / V.P. Vesnin. — М.: Prospekt, 2008. — 412 p.

3. Dogil’ L.F., Semenov B.D. Entrepreneurship and small business: textbook / L.F. Dogil’, B.D. Semenov. — М.: Vysshaya shkola, 1999. — 266 p.

4. Dorosheva M.V. Do you need such employees? / M.V. Dorosheva. — М.: Intel-Sintez, 2002. — 48 p.

6. Kibanov A.Ya. Company personnel management: textbook / A.Ya. Kibanov. -M.: INFRA, 2006. — 436 p.

7. Personnel management: textbook / T/Yu. Bazarov. — M.: Banks and exchanges, 2007. — 350 p.