Кадровое делопроизводство

Кадровое делопроизводство что это, решаемые им задачи

Прежде чем организовывать с нуля кадровый учет на хозяйствующем субъекте, стоит разобраться в содержании данного понятия. Так, кадровое делопроизводство – это фиксирование и документирование всех аспектов трудовых отношений, в частности, организации трудовой деятельности, субординации между подчиненными и руководством, наличия и движения штата.

В частности, фиксируются следующие моменты:

  • трудоустройство работников;
  • их карьерный рост внутри организации;
  • расторжение с ними трудовых договоров;
  • иное.

Грамотно организованное делопроизводство кадров (по-другому, кадровый учет) позволяет одновременно решить множество различных задач. Хотя они и отличаются в зависимости от специфики деятельности компании, основные, актуальные для всех организаций, заключаются в следующем:

  • учет и контроль рабочего времени, а также времени, отведенного сотрудникам на отпуск;
  • персонифицированный учет штатных единиц;
  • учет сформированных трудовых договоров, административных распоряжений и приказов;
  • грамотное ведение личных дел, личных карточек (ф. Т-2), трудовых книжек, больничных листов, дополнительной документации (справок о трудоустройстве; заверенных дубликатов трудовых книжек) в разрезе соответствующих законодательных норм;
  • найм работников с учетом их личных качеств, анализ их трудовой деятельности в соответствии с законодательными нормами;
  • сбор и хранение документации, актуальной при выходе подчиненных на пенсию;
  • ведение воинского учета.

Способы организации кадрового делопроизводства

На практике, в зависимости от размера штата компании, масштабов ее деятельности и финансовых возможностей, различают такие способы организации учета кадров:

  1. лично администрацией субъекта (для этого ей издается соответствующий приказ, закрепляющий за ней данные обязательства);
  2. по мере трудоустройства штатных единиц (актуально для только что созданных небольших компаний) – ответственным лицом (сотрудником кадрового отдела, реже – работником финансового);

В этом случае также издается распоряжение руководителя, подтверждающее полномочия. Кроме того, они прописываются в должностной инструкции работника.

  1. целым самостоятельным структурным подразделением – отделом кадров, во главе с начальником;

Способ считается не только наиболее удобным, но и наиболее затратным, поэтому к нему прибегают крупные хозяйствующие субъекты с большим коллективом.

  1. сторонней организацией, предлагающей подобные услуги.

Во втором случае возможно поручение работнику ведения делопроизводства не в качестве основной, а в качестве дополнительной работы. При этом важно помнить следующие нюансы:

  • прежде всего, следует получить от подчиненного его письменное согласие на выполнение дополнительных работ, поскольку сразу вменить их посредством издания соответствующего приказа трудовое законодательство запрещает (принуждение к труду считается серьезным правонарушением);
  • на выполнение дополнительных обязанностей, наряду с определенным трудовым договором функционалом, должно отводиться четко определенное время;
  • дополнительные функции должны оплачиваться (ст. 151 ТК РФ);
  • если дополнительная работа отличается от функционала, предусмотренного должностью подчиненного, ее поручение оформляется как совмещение профессий (должностей);
  • подчиненный вправе досрочно завершить выполнение дополнительной работы, а работодатель – аннулировать приказ о ее выполнении, оформив соответствующее решение письменно и ознакомив с ней вторую сторону не позднее 3 рабочих дней.

Исходя из вышеуказанного, вменение работодателем дополнительной работы должно сопровождаться оформлением сотрудником письменного соглашения, в котором прописывается:

  • Срок ее выполнения (ст. 60.2 ТК). Для этого используется следующая формулировка: «С __ ______ 2019 г. вплоть до закрытия вакантной должности».

Причина закрытия должности может быть любая, к примеру, удаление ее из штатного расписания или делегирование функционала другому работнику по трудовому договору.

  • Ее суть и объем. Так, следует указать, что поручается сотруднику – только оформление и хранение приказов, или еще и ведение трудовых, а также разработка проектов локальных документов. Также это следует отразить в допсоглашении.
  • Трудовое вознаграждение (в рублях).

Определившись с вариантом ведения кадрового учета и ответственным за это лицом, следует приступать к его организации с нуля.

Кадровое делопроизводство с нуля в 2019: пошаговые инструкции

Организация кадрового учета с нуля предполагает следующие шаги:

  1. Анализ деятельности хозяйствующего субъекта.

В ходе него уточняются такие важные аспекты:

  • организационная структура предприятия (перечень отделов или подразделений);
  • численность штата (общая и в разрезе каждого подразделения);
  • наличие вакантных должностей в каждой структурной единице;
  • размеры трудового вознаграждения для той или иной должности каждого члена коллектива, а также наличие дополнительных и стимулирующих выплат.

Также в процессе ознакомления с деятельностью изучаются:

  • Устав;

Именно в этом документе указывается правовая форма субъекта, его учредители и сфера деятельности, алгоритм трудоустройства и увольнения руководителя, его компетенции.

  • учредительный договор;
  • протокол о назначении управленца (в случае его наличия);
  • свидетельство постановки на учёт в налоговой;
  • статистические данные (с кодировкой).
  1. Организация рабочего места кадрового специалиста

Многие наниматели пренебрегают данным этапом, совершая ошибку. Без наличия под рукой актуальной справочной литературы, нормативных актов в последней редакции, образцов документов и примеров их заполнения успешно двигаться дальше не выйдет.

Также не следует забывать и о ПО – специализированной программе, в которой будет вестись учет кадров.

Ее наличие обязательно только при условии, что штат сотрудников составляет 10 человек и более.

  1. Найм на работу руководителя

Оформление и подписание кадровых документов вменяется исключительно административному лицу. В связи с этим, третьим шагом является его трудоустройство. Оно не должно идти вразрез с Уставом организации, ознакомление с которым произошло ранее. Именно этот документ содержит алгоритм оформления руководителя в должности, период трудовых отношений с ним, размер его трудового вознаграждения и прочие аспекты.

От организационно-правовой формы субъекта зависит многое. Типовые ситуации следующие:

  1. Организация с учредителями. Поскольку директор принимается на работу по их решению, приказ о его назначении на должность не оформляется, но заводится личное дело.
  2. Директор назначается выборным способом. В этом случае второй стороной трудового договора выступает председатель выборного органа.

После этого можно приступать к следующему шагу.

  1. Составление локальных нормативных актов (ЛНА) и прочей внутренней документации

Понятие ЛНА приведено в ст. 8 ТК РФ. Согласно ей, это документ, утвержденный уполномоченным органом или должностным лицом, содержащий нормы трудового права либо определенные поведенческие правила.

К таковым относятся:

  • штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ);

Порядок его составления и утверждения можно прописать в Уставе.

  • трудовые договоры (ст. 16, 56-59, 67 ТК);
  • приказы (ст. 62, 68, 84.1, 193 ТК, п. 45 Правил, утвержденных правительственным Постановлением № 225);
  • трудовые книжки (ст. 65, 66 ТК, Постановление № 225 «О трудовых книжках», Постановление № 69);
  • личные карточки (п. 12 Правил, утвержденных правительственным Постановлением № 225);
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40-41 Правил, утвержденных правительственным Постановлением № 225, Постановление № 69);
  • основания издания приказов (докладные записки, акты, соглашения, прошения и ) (ст. 70, 72, 78, 80, 122, 127, 128 и др. ТК);
  • правила сбора, обработки и защиты личных данных подчиненных, их письменные согласия на передачу сведений сторонним лицам (ст. 86-88 ТК, ст. 6 ФЗ № 152);
  • табель учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК);
  • график смен (ст. 103 ТК);
  • график отпусков (ст. 123 ТК);

Граничный срок его утверждения – две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК).

  • акты по оплате труда (ст. 135 ТК);
  • ПВТР (ст. 189, 190 ТК);
  • Правила ОТ (ст. 212 ТК).

Кроме того, с 2009 г. обязательно наличие на хозяйствующем субъекте журнала учета проверок органов государственного и муниципального контроля (надзора) (п. 8 ст. 16 ФЗ № 294 от 26.12.2008 г., Приказ Минэкономразвития № 141).

На этом этапе у руководителя уточняется точный перечень документов, которые нужно составить, его пожелания касательно содержания ПВТР, иных локальных нормативных актов, вида трудовых договоров, а также проверяется, не противоречат ли они законодательству.

При составлении штатного расписания допускается использование как предложенной Госкомстатом формы Т-3, так и разработанной в компании. Вторую следует вынести в приложение к учетной политике организации. В ней указываются:

  • Все структурные подразделения и должности внутри каждого из них;

Сделать это можно по степени значимости для нормального функционирования организации.

  • размер трудового вознаграждения для каждой должности;
  • общий ФОТ организации.

Знакомить с ним работника под роспись необязательно.

Вариантом штатного расписания служит штатная расстановка – форма, в которую, согласно занимаемым должностям, внесены ФИО членов коллектива.

Трудовой договор – документ, фиксирующий основные рабочие условия и нюансы выплаты трудового вознаграждения.

Документ должен содержать:

  • сведения о юрлице (наименование, адрес, сведения руководителя);
  • паспортные данные работника;
  • его должность;

Название должности должно совпадать с указанным в штатном расписании.

  • вид договора (постоянный/срочный) и рабочего места (основное/дополнительное);
  • список обязанностей (можно сделать ссылку на соответствующую должностную инструкцию, если она существует, как отдельный документ);
  • информацию об оплате труда, отпускном периоде;
  • график труда, компенсацию переработки;
  • итоги спецоценки трудовых условий на рабочем месте;
  • ситуации прекращения договора;
  • визы и реквизиты сторон трудовых отношений, печать юрлица.

Руководитель своим приказом утверждает разработанный бланк договора. При необходимости внести в документ изменения ответственное лицо должно обратиться к нему со служебной запиской.

Содержание ПВТР регламентируется ст. 189 ТК. Вариантов их утверждения работодателем два:

  • гриф, включающий такие составляющие: слово УТВЕРЖДАЮ (прописью, без кавычек), наименование должности утверждающего документ субъекта, его визу, Ф.И.О., дату утверждения;
  • приказ.

Требования к ЛНА по отплате труда приведены в ст. 135 ТК.

Если подобный ЛНА только принимается и ранее отсутствовал, он получает юридическую силу с момента подписания работником (ст. 22 ТК). Ознакомить с ним подчиненного следует до подписания трудового договора (ст. 68 ТК).

Основные вопросы, которые отражаются в Положении о персональных данных, следующие:

  • какая информация подлежит обработке;
  • способы обработки и защиты сведений;
  • права, обязанности и ответственность сторон, участвующих в обработке сведений.

С ним следует ознакомить членов коллектива под роспись.

Также в компании должны иметься ЛНА по трудовым нормам, содержащие, помимо прочего, алгоритм их изменения.

Помимо ЛНА, существует также документы, наличие которых рекомендуется, а не регламентируется – коллдоговор, учетные журналы (например, распоряжений администрации), положения (о выплате премий), должностные инструкции. Некоторые из них унифицированы, другие – нет. При самостоятельном формировании вторых нерегламентированных бланком следует помнить о следующих обязательных реквизитах:

  1. Наименование хозяйствующего субъекта;
  2. Дата документа;
  3. Его регистрационный номер;
  4. Грамотно составленный текст;
  5. Визы.

Дата составления документа прописывается арабскими цифрами в формате день/месяц/год (например, 08.08.2019 г.) или в обратном порядке (2019.08.08), либо цифрами и буквами (08. августа 2019 г.). Она зависит от вида документа и может являться датой его:

  • утверждения (актуально для локальных актов);
  • составления (акты, докладные либо служебные записки);
  • подписания (распоряжения).

На проекте документа дата не ставится.

На практике работодатели часто задаются вопросом о необходимости регистрации документов и заведении специальных журналов регистрации. С юридической точки зрения, регистрации подлежит любая документация, поскольку без регистрационного номера он недействительна.

Из регистрационного номера должно быть понятно, когда документ был создан и где его искать.

Что касается регистрационной системы документов, она разрабатывается непосредственно работодателем. При этом, существуют обязательные и необязательные регистрационные журналы. К первым относятся:

  • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
  • Журналы учета проведения инструктажей по ОТ;
  • Журнал учета контроллинговых мероприятий.

Форма Книги утверждена Постановлением № 69, а требования по оформлению содержатся в Постановлении № 225, согласно которому, она должна быть пронумерована, прошнурована, заверена визой управленца и скреплена сургучной печатью (либо опломбирована).

К журналам серьезных требований нет. Вести их в бумажном или электронном виде — решает работодатель.

Что касается текста документа, он должен:

  • соответствовать нормам ГОСТов и ТК;
  • составляться на государственном языке РФ (русском) с дублирование на иностранные – при необходимости;
  • быть написан в официально-деловом стиле, то есть должны иметь место нейтральность тона и унификация речевых средств (выражающаяся в наличии речевых штампов, общепризнанных синтаксических конструкций и словесных сочетаний, повторов, формальном изложении).

Варианты представления содержания документа следующие:

  • связный текст;
  • анкета;
  • таблица;
  • комбинирование вышеприведенного.

При часто повторяющихся управленческих ситуациях используются однотипные документы с унифицированным текстом, который может быть представлен в одном из 4-х указанных вариантов.

Подпись, ставящаяся в конце документа, состоит из наименования должности расписывающегося, непосредственно его визы и расшифровки.

Кадровые документы не должны противоречить учредительным документам субъекта хозяйствования.

Полный перечень документов, с которыми обязательно следует ознакомить подчиненных под роспись, приведен в ст. 68 ТК РФ.

После составления и согласования документов следует приступить к следующему шагу – оформлению работников.

  1. Прием на работу сотрудников

Алгоритм заполнения вакантных мест следующий:

  • регистрация заявления от будущего работника;
  • ознакомление его с имеющимися внутренними инструкциями и актами;
  • оформление трудового договора, его визирование сторонами, выдача копии подчиненному с соответствующей отметкой организации;
  • оформление приказа и его регистрация;
  • заполнение личной карточки, трудовой книжки, подшивка документов (заявления, копий личных бумаг, приказа, договора) в личное дело;

На ранее не работавшего сотрудника работодатель обязан завести трудовую, соответствующим образом заполнить ее и хранить в сейфе до востребования.

В завершении для проверки формирования кадрового делопроизводства с нуля и его усовершенствования руководством проводится внутренний или независимый аудит, что способствует, снижению риска административных наказаний, возникновения жалоб персонала и споров с ним.

Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства

Исходя из ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП, нарушителям трудового законодательства и других нормативных актов, в которых содержатся нормы трудового права, грозит:

  • предупреждение или админштраф в границах 1.000 – 5.000 руб. – применимо к должностным лицам;
  • штраф от 1.000 до 5.000 руб. – к ИП;
  • штраф от 30.000 до 50.000 руб. – к юрлицам.

Обособленным правонарушением является подмена трудового договора соглашением ГПХ или уклонение от заключения первого, а также существенные нарушения в ходе его подписания. Оно подразумевает админштраф в размере:

  • 10.000 – 20.000 руб. – применительно к должностным лицам;
  • 5.000 – 10.000 руб. – к ИП;
  • 50.000 – 100.000 руб. – к юрлицам.

При выявлении госслужащими в ходе проверки отсутствия обязательного ЛНА и ошибок в трудовом договоре, юрлицо уплатит два штрафа, причем второй – за каждый неправильно оформленный документ.

Подытоживая вышенаписанное, можно с уверенностью говорить об отсутствии законодательно регламентируемой инструкции по формированию кадрового учета с нуля. Она имеет общий вид и трансформируется в зависимости от состояния кадрового учета компании. Однако, четко регламентируются штрафные санкции за отказ от ведения делопроизводства.

Главные детали в контроле на бумаге

Грамотная организация кадрового учета требует знания нормативной базы, отслеживания ее изменений, ориентации в формах используемых документов.

С какой целью осуществляется

Порядок ведения кадрового учета регламентируется законодательством. На крупных предприятиях с большим штатом сотрудников, как правило, формируется кадровая служба. Ее работники оформляют соответствующие документы в соответствии с требованиями нормативной базы РФ.

Бумаги могут иметь унифицированную форму либо разрабатываться на предприятии и утверждаться в локальных актах.

Кадровое делопроизводство — это деятельность, направленная на разработку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда.

Кадровые вопросы включают в себя следующие позиции:

  • оформление приема на работу;
  • внутреннее перемещение работников;
  • увольнение;
  • регулирование отношений между руководителем и сотрудниками;
  • организация трудового процесса;
  • иные.

Правильная организация кадрового учета способствует решению ряда задач.

Его основные цели представлены в таблице:

Направление кадровой работы Выполняемые задачи
Учетно-контрольное прием, учет, увольнение персонала.
Планово-регулятивное подбор, перемещение, адаптация работников.
Отчетно-аналитическое
  • изучение сотрудников, оценка их труда;
  • аналитическая работа;
  • составление отчетов.
Координационно-информационное
  • подготовка, обучение, переподготовка персонала;
  • прием работников по служебным и личным вопросам;
  • обработка письменных обращений трудящихся;
  • архивная и справочная деятельность.
Организационно-методическое
  • документирование работы сотрудников;
  • работа с персоналом подразделений;
  • кадровое планирование и руководство.
Документальное
  • ведение личных дел, трудовых книжек;
  • составление приказов, бумаг для персонифицированного учета;
  • оформление больничных, пенсионных свидетельств и т. д.

В Москве и других крупных регионах РФ организации, имеющие отдельные подразделения, могут вести кадровый учет онлайн. Для этого разработаны соответствующие программы, позволяющие производить обмен документами в электронном виде.

Система кадрового делопроизводства

Законодательная база

Законодательные основы кадрового делопроизводства содержатся в ТК РФ.

Эта деятельность регулируется целым рядом нормативно-правовых актов:

  • Указания по заполнению и применению первичных документов по учету и оплате труда (постановление Госкомстата № 1 от 05.01.04);
  • унифицированные документы и требования к их составлению (постановление Госстандарта № 65-ст от 03.03.03);
  • Типовая инструкция по делопроизводству для федеральных органов исполнительной власти (приказ Минкультуры РФ № 536 от 08.11.05);
  • Правила работы архивов (решение Коллегии Росархива от 06.02.02);
  • Правила делопроизводства для ФОИВ (постановление Правительства РФ № 477 от 15.06.09);
  • Закон об информации, ее защите и информационных технологиях № 149-ФЗ от 27.07.06;
  • Закон о рассмотрении обращений российских граждан № 59-ФЗ от 02.05.06;
  • Закон о государственном языке РФ № 53-ФЗ от 01.06.05;
  • Закон об архивном деле № 125-ФЗ от 22..10.04;
  • Закон о коммерческой тайне № 98-ФЗ от 29.07.04;
  • Приказ о трудовых книжках № 117н от 22.12.03;
  • Постановление о принятии инструкции по заполнению трудовых № 69 от 10.10.03;
  • Постановление о трудовых книжках № 225 от 16.04.03;
  • инструкции Генштаба вооруженных сил РФ.

Обязательные документы

ТК РФ обязывает организации иметь свою законодательную базу, включающую ряд обязательных локальных нормативных документов.

К ним относятся:

Устав Основной учредительный документ. В нем прописана правовая форма предприятия, учредители, сфера деятельности, порядок приема и увольнения руководителя, его полномочия. Многие внутренние нормативные акты компании составляются на основании положений Устава.
Правила распорядка труда (далее — Правила)
  • Наличие документа предусматривают ст. 189, 190 ТК РФ. Он устанавливает порядок приема на работу и увольнения сотрудников, права, обязанности сторон соглашения, режимы труда и отдыха, систему поощрений и взысканий, прочие вопросы касательно трудовых отношений на предприятии.
  • Правила утверждает директор. При наличии в организации профсоюза, учитывается его мнения по поводу принятия документа. В организациях, где персонал трудится ненормированный рабочий день, должен существовать Перечень соответствующих должностей и профессий. Он оформляется в виде приложения к Правилам.

Статья 189. Дисциплина труда и трудовой распорядок

Инструкция о защите персональных данных
  • Согласно ст. 87 ТК РФ в ней установлены требования, обязательные для выполнения при обработке персональной информации о работниках, обеспечение их защиты, использования, хранения.
  • Персональной считается информация об отдельно взятом труженике, нужная работодателю для трудовых отношений. Работники должны быть ознакомлены с документами, определяющими порядок обработки их данных.

Статья 87. Хранение и использование персональных данных работников

Положение об охране труда Оно находится в отделе кадров. Каждого работника ознакамливают с документом. На предприятиях с численностью сотрудников более 50 человек должна присутствовать должность специалиста по охране труда.
График сменности Применяется в компаниях со сменным графиком труда. Документ является срочным и действует определенный период на усмотрение работодателя.
Бумаги по нормированию труда В них отражаются необходимые временные затраты на изготовление продукции (выполнение работ) одним сотрудником или группой и установление на их основе трудовых норм.

Состав кадровой документации предприятия

Нормативные акты

После принятия руководителя, устанавливается количество должностей, требуемых для нормальной работы организации. С учетом полученных цифр, производственного цикла и других особенностей деятельности предприятия готовится штатное расписание.

Для оформления документа обычно используют бланк унифицированной формы. Скачать образец бесплатно можно из интернета. Работодатель вправе корректировать расписание на свое усмотрение.

Скачать пример штатного расписания формы Т-3 в word

В документе должности перечисляются в иерархическом порядке: начиная с директора и заканчивая вспомогательным персоналом. Для каждой из них указывается число единиц по штату, оклад и надбавки.

На следующем этапе формируется рабочее расписание. Оно представляет собой графики работы для всех сотрудников. При наличии смен, создаются подробные графики сменности. В документе кратко описываются требования к внешнему виду работников, поведению, распорядку дня и т. д.

Далее разрабатывается форма трудового договора. При этом должны учитываться основные нормы ТК РФ и внутренних нормативных документов компании. Трудовое соглашение обычно составляет юрист организации или привлеченный со стороны.

Документ должен включать следующие позиции:

  • сведения о юрлице: название, адрес, телефон, ФИО и должность руководителя;
  • данные паспорта сотрудника;
  • должность сотрудника, типы договора (постоянный или срочный) и рабочего места (основное или дополнительное);
  • перечень основных обязанностей со ссылкой на инструкцию к данной должности;
  • сведения об оплате труда, доплатах, льготах, предоставлении отпусков;
  • рабочий график, оплата переработки;
  • причины для прекращения действия договора и иные условия;
  • подписи и реквизиты сторон, печать предприятия.

Для проверки и оптимизации работы кадровиков руководство может провести внутренний или независимый аудит. Это способствует уменьшению риска административных наказаний, споров и жалоб со стороны персонала.

Этапы организации кадрового делопроизводства с нуля

Для формирования кадрового учета удобно использовать следующую пошаговую инструкцию:

Подготовка необходимого Для организации кадровой службы сначала нужно приобрести мебель, оргтехнику, канцтовары и т. д. Обязательно потребуется кадровая программа, например, «1С: ЗУП» и справочная правовая система. Благодаря этому работники отдела будут отслеживать последние изменения законодательства и получат доступ к необходимым документам. Сейф нужен для хранения трудовых и важных бумаг.
Оформление руководителя Директор является исполнительным лицом любой компании. Он подписывает документацию. Для наделения его всеми полномочиями он принимается на работу по трудовому соглашению. Издается соответствующее распоряжение, которым он назначает сам себя.
Назначение ответственного за кадровую работу В небольшой компании эти функции может исполнять руководитель. Если делопроизводством занимается отдельный работник, с ним оформляют трудовой договор. На его основании готовится приказ. Если обязанности возложены на одного из принятых ранее сотрудников, оформляют дополнительное соглашение и приказ.
Составление внутренних актов Они подписываются директором и хранятся в специальной папке вместе с приказами. К локальным документам относятся бумаги, перечисленные выше (раздел «Нормативные акты»).
Документирование приема персонала На каждого работника следует завести папку для подшивки всех бумаг, связанных с его данными и трудовой деятельностью (трудовое соглашение, приказ о приеме, личная карточка).
Заполнение трудовых книжек В данные документы сотрудников вносятся записи о приеме, переводах, поощрениях и т.д. Работодатель обязан завести новую книжку на сотрудника, который ранее никогда не работал. Трудовые и журнал их регистрации есть в отделах канцтоваров. Храниться данные бумаги должны в сейфе.

Данная инструкция подойдет и для чайников, не имеющих опыта в данном вопросе.

Этапы кадрового аудита

Дополнительные моменты

Кадровый учет с нуля начинается с приема персонала. Важно правильно оформить на работу соискателей, подготовить необходимую документацию.

Штатное расписание и отпуска

Одним из обязательных типовых документов, которые должны существовать на предприятии является штатное расписание (ф. Т-3).

Скачать пример формы Т-3 в excel

В нем содержатся следующие данные:

  • список структурных подразделений и должностей;
  • количество единиц штата по каждой должности;
  • оклады, надбавки по должностям;
  • фонд зарплаты организации.

Подразделения указываются в документе по степени их важности для работы организации. Внутри них должности работников должны приводиться также в порядке значимости. Названия должностей в трудовых соглашениях и штатном расписании должны совпадать.

Штатная расстановка — это форма расписания с внесенными ФИО работников в соответствии с занимаемыми должностями.

График отпусков (ф. Т-7) отражает информацию о времени предоставления ежегодных отпусков всем работникам. Составляется на год. Его утверждает директор по согласованию с профорганом. Документ должен оформляться минимум за 2 недели до нового года. Занесенные в него данные обязательны для исполнения, как сотрудниками, так и работодателями. Исключение составляют льготники.

Образец Т7

График включает следующие реквизиты:

  • название подразделения;
  • наименование должности;
  • ФИО и табельный номер труженика;
  • число дней отпуска;
  • даты ухода в отпуск по плану и факту;
  • основание переноса отпуска, предположительная дата.

За 2 недели до отпуска сотруднику сообщают об этом. Издается распоряжение, с которым сотрудника ознакамливают под роспись. В ноябре можно подготовить приказ для всех руководителей подразделений, обязывающий их сдать в бухгалтерию графики отпусков до 1 декабря. Это облегчит подготовку общего графика.

Оформление сотрудников

Полноценная работа организации начинается с набора сотрудников. Заполнение вакансий сопровождается оформлением документов.

Обязанности кадровика при приеме сотрудников заключаются в следующем:

  • регистрация в специальном журнале заявления от соискателя;
  • ознакомление новичка с действующими инструкциями и локальными актами;
  • оформление трудового соглашения и контроль подписания его сторонами;
  • выдача экземпляра договора сотруднику и проставление отметки об этом на бланке организации;
  • оформление и регистрация приказа в книге учета;
  • заполнение личной карточки, подшивка документов в дело (заявления, копий личных бумаг, приказа, договора);
  • передача документов расчетчику для начисления зарплаты сотруднику.

Виды документов по личному составу, которые имеют унифицированные формы

Рекомендации по порядку

При построении системы кадрового делопроизводства изначально следует определиться, какие документы обязательно должны оформляться, а какие нужны для конкретной сферы деятельности.

К необходимым бумагам относятся:

  • распоряжения по личному составу (на прием, перевод и т. д.);
  • кадровые приказы (на отпуска, премии, командировки и т. д.);
  • карточки Т-2;
  • трудовые;
  • соглашения;

В прочие обязательные бумаги входят следующие:

  • штатное расписание;
  • положение по ОТ;
  • журнал регистрации командировок;
  • правила внутреннего распорядка;
  • прочие.

Должностные инструкции и Колдоговор вести не обязательно, однако эти документы есть почти у каждого работодателя.

После установления перечня обязательной документации, следует изучить уставные бумаги. На их основании нужно разработать другие документы. Их перечень зависит от характера деятельности юрлица и особенностей условий труда. Например, при необходимости обеспечения работников униформой и СИЗ нужно подготовить распоряжение о порядке и сроках их выдачи, каким сотрудникам они необходимы.

Документально должны подтверждаться компенсации и льготы за работу в особых условиях: на вредных производствах, ненормированную, ночную и т. д. Далее оформляют Положение о кадровом делопроизводстве. В нем отражают список необходимых для работы организации бумаг, порядок их оформления и хранения.

Законодательство не обязывает разрабатывать такое Положение, однако оно существенно облегчит работу кадровикам. На работу в новую организацию сначала принимается директор, затем он набирает остальной персонал.

Состава и количество требуемых должностей отражает штатное расписание. В правилах распорядка отражаются все графики работы, требования к сотрудникам и т. д. Типовое трудовое соглашение разрабатывается на основании норм ТК РФ.

Перед применением учетных журналов их следует подготовить: пронумеровать листы, прошить, скрепить печатью. На последний лист прошивки приклеивают бумажку. На ней указывают число страниц, директор или ответственный исполнитель расписываются, ставится печать. На первой странице журнала пишут наименование организации и дату начала его ведения.

Одним из важнейших документов кадрового учета является трудовая книжка. Для их ведения приказом назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за сохранность.

Часто задаваемые вопросы

Организация кадрового учета имеет определенные тонкости и нюансы:

Порядок восстановления Процедура не отражена в законодательстве.

Обычно она состоит из следующих шагов:

  1. Изучение актуальных нормативов.
  2. Определение списка требуемых документов.
  3. Составление плана дальнейшей работы организации.
  4. Определение ответственных за документы лиц.
  5. Формирование штатного расписания.
  6. Проверка правильности приема сотрудников, перемещений, кадровых перестановок, увольнений.
  7. Определение законности режима труда на предприятии.
Особенности у ИП с наемными работниками Предприниматель принимает персонал на работу по стандартному сценарию.

Договор заключается в несколько этапов:

  • Получение необходимых бумаг.
  • Оформление заявления.
  • Составление и подписание соглашения.
  • Формирование приказа на прием.
  • Заведение карточки Т-2.
  • Внесение записи в трудовую.
  • Свои особенности имеет трудоустройство граждан, разговаривающих на английском языке.
Ведение на малом предприятии
  • В данных организация кадровыми вопросами может заниматься сам руководитель или специальный отдел.
  • Работодатель может передать кадровый учет на аутсорсинг. Все вопросы будет решать сторонняя специализированная организация.
  • Сложности с документооборотом возникают, если организация крупная, имеет структурные единицы и большой объем документации. В этом случае обязанности по передаче бумаг может возлагаться на курьера. При этом часто представители организации-исполнителя не посещают офис заказчика, т. е. работа производится полностью дистанционно.
Упрощение учета на микропредприятиях Все условия труда закрепляются в соглашении с работником. В 2019 году руководители данных компаний и ИП вправе отказаться от составления локальных нормативных актов. В течение 4 месяцев с момента утраты статуса микропредприятия, руководство обязано оформить «традиционную» кадровую документацию.

Итак, организация на предприятии кадрового делопроизводства — сложная процедура. Она требует детального изучения нормативной базы и отслеживания всех изменений. Грамотное построение кадрового учета способствует построению трудовых отношений в рамках законодательства. Для подготовки кадровика работодатель может воспользоваться услугами специализированных компаний.

Бухгалтерский учет для чайников поможет разобраться в тонкостях создания проводок.

Не знаете как определить величину накладных расходов в смете — читайте эту публикацию.

Кто должен платить земельный налог в 2019 году — читайте