Докладная записка, образец

Содержание

Виды и содержание докладных

Докладная записка – это документ, содержащий какую-либо информацию для руководителя или вышестоящей инстанции, и призванный побудить адресата к действию или решению.

Существует некая классификация подобных документов по адресату:

  • Внутренние. Предназначены администрации, дирекции или иным руководящим лицам.
  • Внешние. Адресованы вышестоящим инстанциям, контролирующим работу предприятия.

Также, записки классифицируются по содержанию:

  • Информативные. Имеют периодический характер, так как составляются с целью информирования о рабочем процессе, его деталях и методах.
  • Инициирующие. Бывают жалобными и рекомендательными, создаются с целью инициации премирования отличившихся сотрудников или наказаниями провинившихся.
  • Отчетная. Создается в виде отчета, информирующего руководителей об итогах работы, результатах выполненных приказов.

Выделяют также служебные и объяснительные докладные записки.

Служебная записка носит информативный характер. Она широко применяется в различных организациях на любых управленческих уровнях в разнообразных ситуациях.

Этот документ может содержать информацию о перемещениях персонала между отделами, запрашивать инструкции, докладывать об изменениях в характере работы предприятия или объявлять о проведении собрания.

Положения служебной записки призваны упорядочить и ускорить коммуникацию внутри предприятия. Законодательных требований к форме служебного документа не существует.

Объяснительная – записка, которая принимается как причина совершения какого-либо происшествия на предприятии. Сюда можно отнести факты прогулов, опозданий, игнорирования должностных обязанностей или иные нарушения. Нарушителем может выступать как отдельный сотрудник, так и целое подразделение.

По закону, подобное сообщение в форме объяснительной обязан запросить руководитель организации, до принятия дисциплинарных мер к сотруднику или подразделению.

Структура документа

Вне зависимости от содержания записки, ее структура содержит следующие основные части:

  1. Первая – описывает основные события или указывает причины, которые побудили к написанию докладной.
  2. Вторая – содержит анализ данных, указанных в первой части, с указанием вариантов решения ситуации.
  3. Третья – заключительная, где подводятся итоги первых двух частей.

Порядок составления

Определенный порядок составления записки все же рекомендуется соблюдать независимо от отсутствия соответствующего документа в законодательстве: чтобы работники не допускали ошибок и не испытывали трудностей при составлении подобных документов, рекомендуется создать шаблонную форму докладной записки.

Образец оформления бланка должен находиться на видном месте – информационном стенде или в папке шаблонов.

Рекомендуется применить следующий порядок в шаблоне:

  1. Левый верхний угол – адресант (ФИО написавшего записку, его должность, отдел). Если документ внешний, то необходимо указать наименование и почтовые реквизиты организации, город составления.
  2. Правый верхний угол – адресат, те же данные, что и в предыдущем пункте.
  3. Центр страницы – заголовок с заглавной буквы.
  4. Ниже заголовка, ближе к левому краю, указывается дата составления документа и его регистрационный номер.
  5. Далее необходимо сдержанно, но доступно изложить общую суть докладной. Описать события, сделать вывод, внести предложения.
  6. Заключительная часть – фамилия и инициалы написавшего документ с указанием должности, дата и подпись. Рекомендуется все уместить на одной строке.

Пример

Для наглядности, стоит рассмотреть шаблон записки на примере. Как писать докладную на имя директора, если сотрудник нарушает дисциплину – опаздывает, не появляется на рабочем месте или не выполняет свои функциональные обязанности?

Применяется структура документа, приведенная выше: сначала описывают ситуацию, указывая факт одного или нескольких нарушений, затем просят руководителя принять меры или выдвигают варианты дисциплинарного наказания.

Директору ПАО АКБ «БАНК» Верещагину О.А.
Руководитель отдела продаж Краснов И.И.

Докладная записка (образец)

31.03.2016, № 254/4545

Довожу до вашего сведения, что 31.03.2016 клиентский менеджер Крылова Е.О. отсутствовала на рабочем месте с 9-00 до 14-00, что превышает допустимый порог в 4 часа и признается прогулом. Сотрудник не предоставила объяснений и не имеет документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия. В связи с этим, предлагаю применить к сотруднику Крыловой Е.О. дисциплинарное взыскание в виде увольнения.

Руководитель отдела продаж Краснов И.И. (подпись)
31.03.2016

Также можно скачать бланк докладной записки в формате word здесь.

Регистрация

В своей инструкции делопроизводственная служба организации обязана принять не только образец докладной записки, но также способы и порядок ее регистрации.

Так как докладная записка содержит в себе информацию, а также требует письменного ответа, их необходимо регистрировать, присваивая документу персональный номер. Сегодня в делопроизводстве применяется три способа регистрации документов:

  • Журнальная. Для ее применения заводится специальный журнал, в котором каждому новому документу присваивают номер по хронологическому порядку. Такой способ признается не самым удобным, так как при необходимости поиска объяснительной или докладной по номеру, нередко приходится перелистывать множество страниц.
  • Автоматическая. Классификация документов по исходящему номеру при помощи программного обеспечения. В базу данных заносится карточка с регистрационным индексом, присвоенным служебному сообщению или жалобе.
  • Карточная. Принцип тот же, что и у автоматической базы данных, но без использования информационных технологий. После присвоения исходящего номера документу, создается карточка, на которой записывается дата и индекс докладной. Карточка помещается в классификатор.

Преимущество карточного способа по сравнению с журнальным – упорядоченность, простота поиска, возможность одновременного использования несколькими сотрудниками.

Каждому работающему человеку, особенно служащему госучреждений, иногда приходится писать докладную записку. Ее часто воспринимают как донос, поэтому при составлении важно вооружиться конкретикой.

Как компетентно оформить документ, по каким признакам систематизируют докладные записки, и в каких случаях они уместны?

Форма и классификация

Докладная записка – документ, адресующийся руководству, содержащий суть проблемы, заключения и предложения. Ее пишут с намерением дать толчок вышестоящему начальству к решению той или иной проблемной ситуации, возникшей у сотрудника.

В зависимости от получателя, они есть внутренние и внешние.

Внутренняя — адресована главе ведомства или начальнику отделения, пишется на обыкновенном листе.

Документ, выходящий за пределы организации, направленный в высшую инстанцию (администрацию, Министерство) считается внешним, его оформляют на специальном бланке.

Классификация докладных по адресату
Внутренние Внешние
Указать название структурного отделения, адресата, название документа, текст и заголовок к нему, дату и подпись. Добавить наименование организации, место составления, индекс, подпись руководителя, имя и контакты исполнителя.
Классификация по содержанию
Информационные Инициативные Отчетные
Систематически составляются в организации или на предприятии, извещают о способах и деталях выполнения заданий. Их цель – побуждение получателя (обычно руководство) принять соответствующую резолюцию. Текст, кроме фактов, содержит инициативу (рекомендации и предложения). Отчет о выполненной работе или ее этапе, информация о реализации указаний и распоряжений.

Как оформить документ данного типа о премировании

Отдел снабжения
Исполнительному директору
ООО «Альфа»
Сорокиной Галине Игоревне

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

№ 42-08/223 08.04.2016 г.

О премировании

Прошу премировать менеджера по продажам Алферова Олега Владимировича денежным вознаграждением в размере 5000 рублей за расширение базы клиентов с 25 до 43 точек и удвоение объема продаж в 1-м квартале 2016 г.

Начальник отдела снабжения
С.П. Михайлов

В Украине и Беларуси данный документ составляется по той же форме, что и в РФ, на государственном языке.

Приступая к написанию докладной, не стоит забывать, что этот документ имеет юридическую силу, в котором недопустимо искажать изложенные факты.

В противном случае сотрудник может опровергнуть лжесвидетельство и привлечь автора к административной ответственности.

В чем разница между докладными и служебными записками можно узнать из видео.

Докладная записка – это документ, оформленный на имя руководителя, главного бухгалтера либо любого другого сотрудника организации.
Докладная записка имеет юридическую силу, так как составляется с целью принятия мер или каких либо действий по изложенной в ней проблеме.

Докладная записка должна быть составлена как орфографически так и юридически грамотно, в ней должна быть подробно изложена сложившееся проблема и желательно наличие действий по ее решению который предлагает сам ее составитель.

Докладная записка, адресованная руководителю организации или отдела, является внутренним документом и может составляться на простом листе формата А4.

Если документ направлен в вышестоящую организацию, то он автоматически становится внешним, и составляется на фирменном бланке.

Правила оформления докладной записки

Основная цель докладной записки – не просто ознакомить вышестоящие руководство со сложившейся проблемой или сходом проводящихся работ.

А также и побудить руководство к оперативному принятию мер для решения сложившейся обстановки.

Докладная записка должна быть составлена по форме ОКУД, идти под кодом 0286041.

Докладные записки делятся на несколько классификаций в зависимости от информационной составляющей или адресата (на чье имя составлена эта записка).

1. Так, по первой классификации она будет информационной отчетностью, в которой будут указаны этапы, сложности и особенности проводимых работ.

Составитель такого рода докладной должен на доступном и профессиональном языке донести до начальства, на каком этапе развития находится тот или иной проект, и что делается для обеспечения его реализации.

Подобные докладные составляются регулярно, до последнего времени, пока проект не будет завершен.

Отчетные записки напрямую связывают руководство организации с управляющими проекта.

Это позволяет оперативно узнавать, в каких направлениях не хватает средств, в каких из них переизбыток, и соответственно принять меры по нормализации работы проекта.

2. Вторая классификация – это докладные записки, в которых подробно излагается конкретный случай с предлагаемыми методами их решения.

Как правило, такие докладные несут негативный характер. В них чаще всего описывается нарушение трудовой дисциплины сотрудником организации.

Формы и виды докладной не меняются независимо от рода деятельности и принадлежности организации.

Докладная должна содержать следующие реквизиты:

  1. Должность, занимаемая адресатом.
  2. Ф.И.О. адресата.
  3. Реквизиты организации адресата.
  4. Должность, занимаемая составителем.
  5. Ф.И.О. составителя.
  6. Организация и должность составителя.
  7. Грамотное изложение сложившейся проблемы.
  8. Меры, предпринятые по решению сложившейся проблемы (в том случае, если они были приняты).
  9. Предложение мер, которые можно принять для устранения проблемы.
  10. Число составления докладной.
  11. Подпись составителя с расшифровкой.

Как написать докладную записку, примеры

Теперь конкретно рассмотрим, какие докладные может написать бухгалтер:

1. Это докладные на имя руководителя, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия.

Генеральному директору ООО «ВОЗРОЖДЕНИЕ»
Семенову Аркадию Борисовичу
Главного бухгалтера организации
Токаревой Галины Ивановны

ДОКЛАДНАЯ

В ходе проверки финансово хозяйственной деятельности отдела продаж, была выявлена финансовая недостача в размере 57456,45 рублей (пятьдесят семь тысяч четыреста пятьдесят шесть рублей сорок пять копеек).

Прошу потребовать с руководителя отдела продаж, Гаврилова Артема Леонидовича, предоставление в бухгалтерский отдел документальной отчетности о финансовой деятельности отдела продаж.

Дата___________
Подпись _______ расшифровка__________

2. Докладная на имя руководителя организации об оскорблении чести и достоинства, нарушениях.

Генеральному директору ООО «ВОЗРОЖДЕНИЕ»
Семенову Аркадию Борисовичу
Главного бухгалтера организации
Токаревой Галины Ивановны

ДОКЛАДНАЯ

27.11. 2013 года сотрудник отдела закупок, Смерягин Геннадий Петрович, при получении заработной платы оказался недоволен насчитанной суммой, после чего в грубой форме оскорбил кассира Потапову Ирину Анатольевну, вылив ей на голову стакан с водой тем самым оскорбив ее честь и достоинство.

Прошу применить к Смерягину Геннадию Петровичу самые строгие меры вплоть до увольнения, иначе Потапова Ирина Анатольевна будет вынуждена обратиться за помощью в правоохранительные органы для разрешения этой проблемы.

Дата___________
Подпись_______ расшифровка __________

3. Образец докладной на сотрудника организации о появлении на рабочем месте в состоянии алкогольного или наркотического опьянения

Генеральному директору ООО «ВОЗРОЖДЕНИЕ»
Семенову Аркадию Борисовичу
Главного бухгалтера организации
Токаревой Галины Ивановны

ДОКЛАДНАЯ

Довожу до вашего сведения, что сегодня бухгалтер Лупова Антонина Михайловна пришла на работу в состоянии сильного алкогольного опьянения, что могут подтвердить другие сотрудники отдела.

Лаврентьева И.П. (экономист) __________ подпись
Суркова К.Р. (кассир)_________ подпись

К такой докладной записке обязательно нужно дополнительно составить акт, в котором будет указана причина его составления.

В нем должны расписаться все сотрудники организации, наблюдавшее это нарушение трудовой дисциплины, с указанием занимаемой должности.

Специфика и функции

Докладная — документ, предоставляющий служебную информацию по сравнению с другими бумагами, направляется конкретно лицам, занимающим высокую должность, их представителям, руководителям подразделений, всем, кто уполномочен предпринять существенные действия.

Содержание призывает к действиям в зависимости от целей, а также информации и рекомендаций, указанных в ней.

Докладная записка отличается от служебной предназначением. Первая передает сведения от подчиненного до руководителя, вторая информирует равных по статусу сотрудников. Еще одно отличие служебной — отсутствие принадлежности к общероссийскому классификатору управленческой деятельности, поэтому оформляется в свободной форме.

По сравнению с объяснительной докладная не объясняет случившее событие для обвинения либо оправдания действий работника, хотя обе предназначены руководящему звену. В документах подразумевается побуждение руководства принять соответствующие решения по дисциплинарным нарушениям. Запискам присвоен код по ОКУД, составляются по просьбе начальника.

Документ о поведении сотрудника выполняет основную функцию — передать информацию вышестоящему должностному лицу, стимулируя его к принятию соответствующего решения. С ее помощью можно:

  • решить сложившиеся производственные, административные либо хозяйственные трудности;
  • усовершенствовать рекомендации, связанные с улучшением производственного процесса;
  • донести до руководителя идеи, в соответствии с принятым решением, зачастую сотрудник выражает свое несогласие;
  • объяснить собственное мнение, если возникает конфликтная ситуация между работниками либо с начальником соответствующего подразделения;
  • регулярно предоставлять отчеты о деятельности предприятия;
  • пожаловаться на сотрудника, невыполняющего указания руководящего лица;
  • разобраться с неправомерным делегированием обязательств;
  • поставить в известность руководителя по поводу нарушения дисциплины служащими при выполнении трудовых обязанностей и рабочего распорядка;
  • предоставить сведения, касающиеся происшествий, повлиявших на возникновение финансовых потерь либо физического вреда;
  • изложить благоприятную информацию, требующую реакции руководящего звена.

Классификация и авторство

В соответствии с фактами сведения, адресованные руководителю, нуждаются в срочном принятии решений. Обычно они являются негативными, но могут быть положительными, если сотрудник успешно проявил себя на работе и требуется оповестить руководство. Лица, высшие по должности, принимают поощрительные меры в отношении служащего материальным или другим способом.

Существуют типы, связанных с:

  • нарушением рабочего порядка и дисциплины;
  • невыполнением либо плохим выполнением трудовых обязательств;
  • допущением использования оскорбительных фраз по достоинству другому служащему, недопустимых поступков в поведении, провокацией конфликтных ситуаций;
  • рабочими достижениями, достойными награждения.

Записки, докладывающие о заслугах или провинностях работников, имеет право написать каждое должностное лицо предприятия. Зачастую ее подают подчиненные начальнику, соблюдая субординацию. Он, в свою очередь, принимает решение о доведении сведений до гендиректора.

Руководитель определенного отдела, составляя документ, может адресовать его генеральному директору. Сотрудник имеет возможность оформить докладную непосредственно главе компании, но перед передачей необходимо подписать ее у начальника подразделения.

В качестве исключения, бумаги, несущие информационный характер, оформляются в виде жалобы на руководителя отдела. Работник направляет записку с претензиями напрямую гендиректору.

Рекомендации к оформлению с образцами

Докладная записка — официальный и деловой документ, следовательно, ее составляют в соответствии с требованиями, установленными государственным стандартом №6.30-2003 об унифицированных системах документов, включая организационно-распорядительные бумаги.

Оформление внутренней записки заключается в использовании листа формата А4, при этом допускается рукописный или напечатанный текст. Специальный бланк здесь не предусмотрен. Обязательно указать:

  • сверху, слева и в углу наименование структурного подразделения, данные составителя;
  • справа, сверху и в углу фамилию, имя, отчество, должность адресата;
  • название официальной бумаги, с помощью заглавных букв, располагая его в центре листа, иногда оно размещено в левом поле листа, по краю;
  • под названием дату, месяц и год подписания, используя арабские цифры;
  • короткие сведения о содержании;
  • текст из обособленных блоков.

Последняя строчка состоит из подписи составителя, а также расположенных рядом фамилии, инициалов и должности.

Внешней докладной запиской считается исходящая официальная бумага, составленная с помощью фирменного бланка предприятия. Кроме основных сведений, документ содержит:

  • наименование, контактную информацию о компании — составителе;
  • номер;
  • название города, где она была сформирована;
  • заголовка, расположенного под названием документа, например, «О нарушении дисциплины».

Требования по остальным элементам — наименования данной бумаги, информации о получателе, текста и подписи составителя – остаются, как и при написании внутренних докладных.

Премирование

Докладная по премированию имеет поощрительное направление, в целях побудить лицо, высшее по должности, наградить сотрудника за выполненные трудовых обязанностей либо прочие заслуги.

В тексте документа составитель отмечает рекомендованный способ награждения служащего, согласно трудовому законодательству либо внутренним документам организации.

Прогул

Документ представляет обвинение по нарушению трудового порядка со своими особенностями по оформлению, ведь он излагает поведение определенного служащего, которому может грозить увольнение из-за отсутствия на месте в рабочие дни.

Для грамотного формирования бумаги важны следующие моменты:

  1. К прогулу относится неявка на место выполнения трудовой деятельности более трех часов. Когда сотрудник отсутствует меньше указанного времени, даже на минуты, нарушение не будет считаться прогулом, и работник оправдывает действия в виде объяснительной записки.
  2. Чтобы приступить к составлению, получают от провинившегося объяснения в письменной форме либо прочую подтверждающую документацию. Перечисленные бумаги составитель указывает в докладной. В итоге она заканчивается требованиями применить к провинившемуся наказания или просьбой по смягчению.

Коммерческий отдел

Генеральному директору ООО «Слава»

В.С. Лапину

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 3

от 11.03.2016

об отсутствии на рабочем месте

Настоящим довожу до сведения руководства, что вчера, 10 марта 2016 года, менеджера по продажам Климова Ильи Сергеевича не было на месте выполнения трудовых обязанностей на протяжении всей рабочей смены, а именно с 10.00 до 19.00 часов.

Климов И.С. не предоставил информации для подтверждения уважительных обоснований своего поступка.

Прошу Вас предпринять в отношении менеджера по продажам Климова И.С. дисциплинарное взыскание.

Начальник коммерческого отдела / Совцов / В.П. Совцов

Кража

Кража при выполнении служебных обязанностей считается непосредственной причиной для прекращения сотрудничества с работником. Документ формируется в целях увольнения виновного служащего. Проведение процедуры на законном основании сопровождается:

  • получением письменного обращения сотрудника, где он признается в совершении проступка;
  • предоставлением необходимой документаций, подтверждающей совершенные действия.

Иногда в деле участвуют органы правоохранительной деятельности, из-за того хищение является серьезным правонарушением.

Отдел охраны

Директору ООО «Родник»

Белову И.С.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА №5

от 07.06.2017

о хищении имущества

01 июня 2017 года в 16 часов 40 минут грузчик склада готовой продукции, Савельев Николай Степанович, пытался вынести за пределы территории ООО «Родник» кофе-машину. Данный факт был выявлен начальником охранной службы Горьких Л.А.

Савельев Н.С. не смог объяснить данный поступок, отказываясь от показаний.

Прошу Вас назначить комиссию и осуществить инвентаризацию складского помещения, где хранится готовая продукция, и отстранить Савельева Николая Степановича от рабочей деятельности, пока не будут выяснены обстоятельства и определена степень его вины.

Начальник отдела охраны / подпись / Горьких Л.А.

Нарушение дисциплины

Докладная формируется для передачи информации по поводу нарушения трудового порядка и относится к внутренней документации, не выходящей за границы определенной компании. Она должна точно описывать нарушения сотрудника, упоминая, затребованы ли от него соответствующие обоснования поступков.

Важные моменты в оформлении:

  • информационный характер без эмоциональных утверждений, абсолютно нейтральный стиль;
  • извещает руководство предприятия, в том числе выходя за его границы (для каждого варианта приняты определенные условия по оформлению).

Докладная записка составляется по причинам передачи информации, выражения собственного несогласия, предоставления получателю рекомендаций, в зависимости от ситуации.

Отдел снабжения

Генеральному директору ООО «Скала»

Б.Л. Воронову

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 3

от 07.08.2017

о нарушении трудовой дисциплины

Довожу до Вашего сведения, что 05 августа 2017 г. сотрудница отдела снабжения Кудряшова Елена Михайловна допустила серьезное отступление от трудового порядка.

По окончанию перерыва на обед, который заканчивается в 13:00, Елена Михайловна не вернулась на место работы и не присутствовала на нем до конца рабочей смены, а именно, до 17:00. Сотрудница на данный момент не предъявила документы, которые могли бы оправдать и объяснить ее поступок.

В виду допущенных грубых нарушений трудового порядка выношу свое предложение объявить выговор Кудряшовой Елене Михайловне и занести информацию в данные личной карточки.

Начальник отдела снабжения / подпись / А.Л. Градов

Невыполнение работником должностных обязанностей

Докладная записка подобного характера позволяет поставить в известность руководителя о невыполнении либо неподобающем осуществлении должностных функций сотрудником, согласно профессиональным обязанностям.

Документ заканчивается просьбой оказать дисциплинарное воздействие на работника. Допустимо применить меры наказания, признавая их обоснованными.

Отдел бухгалтерии

Генеральному директору ООО «Восход»

Куликову В. А.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА №1

от 13.04.2017

о невыполнении должностных обязанностей

Прошу Вас принять к сведению, что сотрудница отдела бухгалтерии Драгунина Катерина Петровна допустила грубый недочет при составлении квартального отчета, согласно показателям предыдущего квартала. Не проверив сформированный отчет, предоставила его в налоговую службу, в итоге налоговый инспектор выставил штраф организации в размере 500 рублей.

По причине допущенного нарушения, требую вынести Е.П. Драгуниной строгое предупреждение, с последующим указанием его в личной карточке, а также лишить сотрудницу премиальной выплаты согласно сумме штрафного взыскания, выставленного налоговым органом.

Главный бухгалтер / подпись / С.И. Попова

Некорректное поведение сотрудника

В целях предоставления информации руководству, по поводу оскорбительных действий определенного работника по отношению к другому во время выполнения рабочих обязанностей формируется официальная бумага и передается начальнику. Руководство, согласно полученной докладной, предпринимает соответствующие меры относительно наказания виновного в целях исключить подобное поведение в будущем.

Производственный отдел

Генеральному директору ООО «Пирамида»

Столбовой Л.Н.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА №5

от 07.06.2017

о некорректном поведении сотрудника

Ставлю Вас в известность, что 06 июня 2016 года технолог Зуев Е.С. допустил некорректные действия по отношению к заместителю начальника производственного отдела Клюевой Нины Васильевны. Зуев Е.С. употребил нетактичные замечания по поводу внешнего образа Клюевой Н.В., добавляя нецензурные фразы оскорбительного характера.

Хочу подчеркнуть, что сотрудник производственного отдела Зуев Евгений Семенович не в первый раз допустил грубые выражения, обращаясь к остальным работникам, при этом нарушая трудовую дисциплину и провоцируя на конфликт в рабочем коллективе.

В связи с этим, предлагаю провести с Зуевым Е.С. воспитательную беседу и объявить выговор из-за недопустимого поведения на месте трудовой занятости.

Руководитель производственного отдела / подпись / Гришаев К.И.

Что понимают под некорректным поведением

На основании того, что понятие некорректного поведения, а также нормы воздействий и наказаний за него не предусмотрены в основных законодательных актах, для того чтобы было возможным характеризовать, расценить поведение как некорректное, а также применить меры за это, необходимо заранее обозначить, что для конкретной организации является нетактичным, недопустимым поведением и внести вышеуказанные понятия в нормативные, внутренние документы.

Например, прописать данное понятие, ответственность за него в трудовом договоре с работником либо в перечне-разъяснении по внутренним правилам трудового распорядка и поведения в коллективе.

Учитывая менталитет и образованность общества, за основу подобного поведения можно взять:

  • обидные высказывания относительно сослуживцев, партнеров и клиентов компании;
  • применение ненормативной лексики, адресованной в чью-либо сторону или просто в разговорной речи;
  • назойливое и грубое поведение;
  • неподобающие жесты в адрес сослуживцев, партнеров и клиентов организации;
  • невыполнение или явное игнорирование поручений и указаний вышестоящего руководства;
  • неправомерное сокращение или же увеличение рабочего дня структурным руководителем, без согласования с начальством и переделкой штатного рабочего расписания;
  • отмена обеденного перерыва или же запрет на отлучение с рабочего места по необходимости и т.д.

Первым шагом в борьбе с таким сотрудником может быть написание докладной записки, т.к. без письменного составления данного документа доказать ненадлежащее поведение и выявить основы такового, а также разобраться в ситуации с последующими выводами практически невозможно.

Структура и необходимость составления

Основные цели, преследуемые при использовании этого документа на предприятиях:

  • повышение эффективности собственной трудоспособности;
  • урегулирование ситуации;
  • снятие с себя ответственности;
  • защита при ущемлении прав.

Документ не требует каких-либо специальных данных, обширных шапок, множества пунктов. Он называемый полуофициальным, но обязательно должна включать:

  • описание происшествия, его возможные причины, последствия;
  • оценку автора ситуации;
  • рецензии автора: как поступить, кого привлечь к ответственности, кого поощрить и т. д.

Образец составления:

Расположение реквизитов в углу Расположение реквизитов продольно
Наименование структурного подразделения (откуда направляется)

Адресат (кому)

Докладная записка

от _________№____

о некорректном поведении

ТЕКСТ

Должность / Подпись / Ф.И.О.

Наименование структурного подразделения

(откуда направляется)

Адресат (кому)

Докладная записка

от _________№____

о некорректном поведении

ТЕКСТ

Должность / Подпись / Ф.И.О.

Пример с расположением реквизитов в углу о некорректном поведении («Об оскорблении и нанесении телесных повреждений в рабочее время»):

Отдел логистики

Начальнику отдела логистики

ООО «МЕГА»

Васильеву А.А.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

08.02.2018 №11

Об оскорблении и нанесении телесных повреждений в рабочее время

Довожу до Вашего сведения, что 08.02.2018 г. оператор отдела логистики, Ковалев Петр Иванович, недопустимо повел себя по отношению ко мне, употреблял нецензурные, бранные выражения и ударил меня в лицо.

Прошу рассмотреть вопрос о привлечении Ковалева П.И. к дисциплинарной ответственности, согласно внутренних правил организации.

Оператор по логистике / Тимореев / А.А.Тимореев

Рекомендации к оформлению

Докладной записке о нарушении трудовой дисциплины присвоен код 0286041 по ОКУД.

Документ может носить только информационный характер, в нем доводят информацию о процессе выполнения разных работ или прохождении мероприятий.

Отчетная докладная уведомляет о процессе или завершении выполнения поставленных задач, заданий, указаний, спецработ. Этим она обеспечивает связь субъектов правления на вертикальном уровне — снизу-вверх — и направляется от нижеуровневого должностного лица вышеуровневому.

В зависимости от адреса, записки могут быть:

  1. Внутренние — направляемые начальнику структурного подразделения или организации (в произвольной форме, бланк не требуется);
  2. Внешние — адресуемые в вышестоящие инстанции или руководящие структурированные органы (в обязательном порядке на бланке организации).

Перечень трудовой документации, ее формы, структура и образцы, а также требования по составлению приведены в Трудовом кодексе РФ. За исключением информационно-справочного документа, одним из видов которого является докладная записка.

Документ должен быть четким и структурированным и не должен содержать:

  • проявлений чувств или эмоций;
  • лишней информации, не касающейся сути;
  • ошибок или отсутствия обязательной информации, которые могут стать причиной признания документа недействительным.

Документы для скачивания (бесплатно)

Не стоит обращаться с докладной к руководству, если:

  • присутствует личное неприязненное отношение;
  • отсутствуют доказательства инцидента;
  • эксцесс не большой степени и не воздействовал вовсе на коэффициент полезного действия труда;
  • конфликтная ситуация была вовремя исправлена.

Отличия от служебной и объяснительной

Кроме того, стоит различать предназначение различных видов внутренне-организационного документооборота и подавать докладную, когда можно обойтись простой «служебкой».

Ее зачастую путают со служебной и объяснительной, однако, несмотря на схожесть, заменять одно другим недопустимо из-за их назначения и отличительной специфики.

Отличительные черты докладной от служебной записки: тип заявления – служебная является строго внутренним документом, тогда как докладная – документ как внутренний, так и внешний, и может быть направлен в инстанции за пределами организации.

Служебная записка обеспечивает взаимосвязь на горизонтально-прямом уровне «начальник – работник одного уровня», а докладная – на вертикально-служебном по иерархии «сотрудник-начальник».

От объяснительной записки докладная отличается смысловым изложением и структурой документа. Объяснительная состоит из двух частей, одна из которых отражает факт, инициировавший ее составление, а вторая объясняет, почему произошли конкретные обстоятельства.

Составить и подать докладную имеет право любой присутствовавший при нестандартной ситуации работник либо тот, в адрес кого данное поведение было направлено.

Докладная, в отличие от объяснительной и служебной, направляется исключительно вышестоящему руководству, уполномоченным лицам, начальству. Информация из содержания как раз и призвана вызвать какое-либо активное действие, какое именно – зависит от цели, сведений и пожеланий.

Мерой наказания может быть:

  • письменное замечание с последующим штрафом или увольнением;
  • выговор с последующим штрафом или увольнением;
  • увольнение в связи с недостаточно добросовестным отношением к работе или же неоднократным предупреждением и выговором.

Важно: при первом нарушении уволить сотрудника в связи с недостаточно добросовестным отношением к работе или же к коллективу без проведения с ним бесед, предупреждений и вынесения наказаний неправомерно и незаконно!

Никакие другие виды наказаний применять не допускается. Но каждая отдельная организация вправе применять собственные меры, которые сочтет необходимыми, в рамках допустимости и норм.

Такие меры должны быть прописаны в трудовом договоре с сотрудником либо в перечне и разъяснении по внутренним правилам трудового распорядка и поведения в коллективе. Сотрудник должен быть заранее ознакомлен с данными требованиями.

Докладная записка о некорректном поведении относится к внутренней корреспонденции. Это не вердикт и не гарантия применения санкций и наказаний, а лишь оповещение о нестандартной ситуации в коллективе и выявление нарушений.

Руководство ознакомляется, рассматривает обращение и делает вывод, ставит свою оценку, насколько обосновано применить санкции. Сотруднику обязательно дадут возможность оправдаться и пояснить сложившуюся ситуацию. Им пишется объяснительная записка со своим видением происшествия и пояснением конкретного поведения.

Если работодатель сочтёт оправдание неудовлетворительным, им издаётся и подписывается приказ о дисциплинарном взыскании. По закону это может быть замечание, выговор и увольнение. Если же она написана необоснованно и является клеветой, а работодатель это выявит, то отвечать и понести дисциплинарное наказание придется автору.

Правила оформления

Докладные записки должны оформляться в соответствии с правилами делопроизводства.

На бланке или нет

Унифицированного бланка для оформления таких документов не предусмотрено, ее составляют либо на бланке предприятия, либо на простом листе бумаги.

Составить ее можно от руки, либо напечатать на компьютере.

В любом случае, если докладная записка будет содержать все необходимые реквизиты, она будет иметь силу документа, независимо от того в каком виде она составлена.

Некоторые организации разрабатывают свои бланки для составления различных документов, которые не имеют унифицированных бланков. В том числе и для докладных записок.

Шапка документа

Составляется аналогично, как и в других документах, например заявлениях:

  • шапка должна располагаться в верхнем правом углу листа бумаги или бланка;
  • в первых двух строках пишется должность, фамилия и инициалы руководителя предприятия;
  • дальше пишется должность, фамилия и инициалы работника, который составил докладную.

Если на предприятии утвержден бланк для докладной записки, то в нем, как правило, уже есть шаблон для шапки.

Порядок написания

  1. Шапка документа.
  2. Наименование документа, в данном случае «Докладная записка». Наименование может располагаться либо слева, либо посередине строки. Оно пишется с заглавной буквы.
  3. Ниже наименования располагается непосредственно текст с информацией. Он должен содержать как можно более подробное описание проблемы.
  4. Ниже ставится дата и подпись лица составившего документ.

Пример оформления

Директору ООО «Луч»

И.И. Никитенкову

от главного бухгалтера

А.Н. Рыленковой

Докладная записка

Довожу до Вашего сведения, что в ходе проведенной инвентаризации склада обнаружена недостача товарно-материальных ценностей в сумме 1548,28 рублей.

Подпись

01.06.2017г.

Образцы докладных записок

Текст докладной записки составляется в произвольной форме, но для наиболее распространенных случаев можно использовать примерные образцы.

Об отсутствии работника на рабочем месте

Довожу до Вашего сведения, что сварщик А.А. Буренков отсутствует на рабочем месте без предупреждения с начала рабочего дня и по настоящее время (с 8 часов 00 минут до 12 часов 30 минут). Прошу распорядиться о проведении служебного расследования по данному факту.

О невыполнении должностных обязанностей

Довожу до Вашего сведения, что бухгалтер Н.А. Павлова допустила ошибку при начислении заработной платы работникам производственного цеха. Также она регулярно нарушает свои должностные обязанности и пренебрегает распоряжениями своего непосредственного руководителя. Прошу принять меры.

О некорректном поведении сотрудника

Довожу до Вашего сведения, что менеджер И.А. Езерский, общаясь с клиентами организации, позволяет себе использовать нецензурную лексику и оскорбления. Прошу принять меры.

О появлении работника на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения

Довожу до Вашего сведения, что электромонтер А.В. Юдин находится на своем рабочем месте с признаками алкогольного опьянения: нетвердая походка, несвязная речь, характерны запах. Прошу распорядиться об отстранении данного работника от исполнения служебных обязанностей и провести служебное расследование по данному факту.

Что является оскорблением согласно закону?

Прежде чем жаловаться на распущенное поведение сослуживца, необходимо знать, что вас именно оскорбили – это во-первых, а также чего вы хотите добиться и каковы ваши шансы на восстановление справедливости- во-вторых. Дело в том, что этот вопрос даже несмотря на отражение в действующем кодексе, весьма субъективен и не до конца освещен.

Согласно нормам административного законодательства (ст. 5.61 КоАП), под этим термином понимается выраженное в неприличной форме публичное унижение чести и человеческого достоинства.

Но дело в том, что разные люди имеют к этому разный подход. Например, начальник, узнав о мягко говоря, неквалифицированном поведении своего подчиненного, высказал ему то, что думает и назвал его действия дурацкими.

Оскорбление это или всего лишь переход на личности? Ведь никаких табуированных слов начальник не употреблял. А если вы после этого начали с ним пререкаться, то его слова соответствуют истине, потому что в данном случае некорректное поведение демонстрируете уже вы.

Другое дело, если вы услышали мат или бранные слова в свой адрес.

Однозначно оскорблением может считаться применение обсценной, нецензурной, бранной лексики. Целью такого деяния является унижение человека, подрыв его репутации, издевательство над ним, нанесение ему морального ущерба.

Правила написания и оформления

Если ваш коллега по цеху не просто не стесняется в выражениях, но перешел все рамки допустимого, следует обращаться к руководству в письменной форме. Ваша бумага на сотрудника за нецензурную брань должна содержать следующие данные:

  • полное наименование учреждения (например ООО «Спектрум – О»;
  • кто пишет («От заместителя руководителя АХО Ивановой Марии Ивановны»);
  • данные структурного подразделения («к примеру, отдел по работе с юридическими лицами);
  • кто , занимающий какую должность что сделал;
  • дата, номер;
  • информация, кому адресовано (например: руководителю Серпуховского филиала ООО «Спектрум – О»);
  • заголовок («О недопустимом поведении сотрудника.» «Об оскорблении, нанесенном на рабочем месте…»);
  • суть вопроса и просьба («например прошу принять меры в отношении..»);
  • подпись с расшифровкой, дата.

Возьмем конкретный пример докладной за хамство:

(в правом верхнем углу) Директору Серпуховского филиала ООО «Спектрум- О» Борисову Валерию Сергеевичу

от заместителя руководителя АХО Ивановой Марии Ивановны

докладная записка об оскорблении на рабочем месте (пишется по центру)

Сообщаю вам, что сегодня, 16 мая 2017 года, Сидоров Петр Михайлович, старший менеджер отдела по работе с юридическими лицами, оскорбил меня в присутствии сотрудников отдела, нецензурно выразившись в лично мой адрес, а также касательно важности моей работы и ее важности для фирмы, в результате чего часть присутствующих засмеялась. Согласно ст. 5.61 КоАП, оскорблением считается публично высказанное унижение чести и достоинства.

Прошу принять меры дисциплинарного характера в отношении Сидорова П. М.

16 мая 2017 года

подпись, Иванова М. И.

Скачать образец докладной записки на сотрудника за оскорбление

Ниже фото документа для наглядного ознакомления:

  1. Писать нужно четко и по сути дела, что именно случилось. Главное, о чем следует помнить – такой документ никогда нельзя писать на горячую голову. Необходимо успокоиться.

    Ни в коем случае нельзя вступать в перепалку с обидчиком – это сделает виноватым в недопустимом поведении уже вас. О вашем нарушении сообщат главе организации, вслед за чем вы можете получить взыскание, а то и лишитесь работы.

  2. Потому , если случай неоднозначный, наберите номер бесплатной юридической консультации и спросите, что вы можете сделать. Специалист обязательно подскажет, как нужно поступить. Только после этого можно приступать к составлению уже самого документа.
  3. Оформляется бумага от первого лица на стандартном листе А4. Писать нужно короткими и ясными фразами, без двусмысленности и грамматических и орфографических ошибок. Обязательно необходимо сослаться на действующее законодательство – ведь такое поведение официально запрещено законом и так вы покажете, что оскорбивший вас нарушил законодательство.
  4. Удостоверьтесь, что докладная принята – через канцелярию или лично боссом.
  5. После этого ждите реакции руководителя – она обязательно последует.

Защищать свою честь и достоинство бояться не нужно. Худший ваш враг – горячность и незнание основ законодательства. Поэтому если вы не уверены, что напишете все правильно, обязательно храните в вашем мобильном телефоне номер круглосуточной бесплатной юридической консультации – телефон такой фирмы можно найти в Интернете. Лишней такая информация в любом случае не будет, а в вопросах, где допускается множество разночтений – тем более.