Акт передачи материальных ценностей

Что такое материальная ответственность

Это обязанность сотрудника возместить причиненный организации материальный ущерб, произошедший по причине не надлежащего исполнения им должностных обязанностей. Материальная ответственность возникает уже после того, как ущерб предприятием понесен. К нарушителю применяют административные, уголовные меры, а также материальное взыскание.

Предприятия постоянно сталкиваются с вопросами, касающимися ответственности за сохранность и использование материальных ценностей. Среди них:

  1. прием на работу или увольнение лиц, имеющих отношение к ценностям}
  2. заключение договоров на полную материальную ответственность}
  3. проведение инвентаризаций, ревизий, прием-передача МЦ}
  4. установление фактов хищения, недостачи, повреждения ценностей.

Отвечать за использование и сохранность ценностей могут только сотрудники, имеющие трудовые отношения с работодателем, независимо от формы собственности предприятия.

Кто является материально-ответственным лицом

Давайте посмотрим, при каких условиях на работника возлагается материальная ответственность. Материально-ответственными лицами можно считать всех, кто по работе сталкивается с имуществом предприятия, за порчу которого каждый несет ответственность. Но одно дело —} те, кто обслуживает и пользуется МЦ, а другое дело работник, полностью отвечающий за сохранность и распределение этих ценностей. Вот об оформлении на работу таких лиц и пойдет речь далее.

Как было указано выше, с таким работником заключают письменный договор о полной материальной ответственности. А в трудовом договоре указываются должностные обязанности такого работника, напрямую связанные с хранением, обработкой, приемом и списанием, перевозкой МЦ и других процессов. В соответствии со ст. 348 ТК РФ на данную должность, как на основное место работы, так и по совместительству, не могут быть приняты лица, у которых есть судимости за преступления в корыстных целях, и если такие еще не погашены.

Министерство труда России в постановлении от 31 декабря 2002 г. № 85 указало на конкретный перечень должностей, с которыми необходимо заключать договора о полной материальной ответственности.

Это следующие специальности:

  1. кассиры-контролеры, а также временно исполняющие обязанности кассиров или контролеров}
  2. руководители, заместители и другие работники, связанные с банковскими депозитами}
  3. работники, связанные с изготовлением или уничтожением денежных знаков или ценных бумаг}
  4. специалисты, ведущие операции, связанные с оборотом денежных знаков государственной и иностранной валюты, драгоценных металлов}
  5. все, кто так или иначе связан с наличными деньгами}
  6. руководители , администраторы гостиниц, торговых предприятий, общепитов}
  7. работники торговли – продавцы, товароведы}
  8. начальники строительных и других производственных цехов}
  9. кладовщики, заведующие и работники ломбардов, хранилищ, другие работники, связанные с хранением, транспортировкой ценностей}
  10. руководители, провизоры, фармацевты и технологи, участвующие в производстве и реализации лекарственных средств}
  11. множество других должностей.

Кроме перечня должностей, с которыми при приеме на работу заключают договор о материальной ответственности, существует еще и ряд работ, связанных с обслуживанием имущества предприятия. Перечень работ, утвержденный Министерством труда, включает:

  • работа со всеми видами платежей, расчетом при продажах товара или услуг через кассу, продавца, официанта, другого лица}
  • работа в банке с депозитами, с оборотом денег и ценных бумаг. Все работы, касающиеся движения денежной массы}
  • расчетные операции при торговле товарами и услугами}
  • прием, хранение, движение, учет, выдача материальных ценностей}
  • прием ценностей от населения на ремонт или хранение или выдача на прокат каких-либо вещей}
  • перевозка груза, почтовой корреспонденции}
  • работы, связанные с хранением, обработкой и реализацией драгоценных камней и металлов и изделий}
  • выращивание и содержание сельскохозяйственных животных}
  • производство различного рода продукции.

Список ответственных должностей подразделяется по отраслям промышленности. Договора на полную ответственность за сохранность МЦ заключают не со всеми, кто указан в перечне. Если среди должностных обязанностей сотрудника нет хранения и операций с материальными ценностями, то заключение договора о полной материальной ответственности будет абсурдом, даже если занимаемая должность этого работника или выполняемая работа также указаны в перечне. Сотрудник, заключивший с работодателем материально-ответственный договор, отвечает за сохранность вверенных ему ценностей на основании акта и инвентаризационной описи.

В остальном дальнейшее оформление на работу происходит как обычно. Заключается трудовой договор, где указано, что человек является отвечающим за сохранность ценностей. Издается приказ о приеме на работу на основании трудового договора, и производятся все дальнейшие документальные оформления в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

Прием-передача материальных ценностей

Не бывает так, чтобы учет материальных ценностей (МЦ) был на 100% точным, все-таки люди – не машины и могут ошибаться. Поэтому принимающий работник должен быть уверен, что принимает дела в соответствии с документами, а для этого проводят приемку передачу или инвентаризацию МЦ. Инвентаризация проводится не только при увольнении-приеме ответственных лиц, но и при их уходе в отпуск, например, когда его будет заменять другое лицо.

Проводят ревизию МЦ на основе Методических указаний относительно инвентаризации. На предприятии для этих целей создается комиссия, состав которой определяется приказом по форме № ИНВ-22. В приказе указываются даты начала и окончания приемки-передачи МЦ и знакомят с документом всех заинтересованных лиц. До того, как начата ревизия, следует все приходные и расходные документы сдать в бухгалтерию, а все поступившие на хранение МЦ оприходовать, а списанные оформить соответствующим образом.

Инвентаризация проводится в присутствии материально-ответственных сотрудников, как увольняющегося, так и прибывающего. Также в проверке принимают участие все члены комиссии, указанные в приказе. Если хотя бы один будет отсутствовать и не заверит своей подписью акт, то такая инвентаризация может считаться недействительной. Датой проверки определяют фактическое вступление материально-ответственного лица в должность.

Все результаты приемки-передачи фиксируются в акте и описи по формам № ИНВ-4 и № ИНВ-3 соответственно. Далее проводится сравнение фактического наличия МЦ с бухгалтерскими данными и составляется ведомость формы № ИНВ-2б. Вся документация по инвентаризации заполняется, как вручную, так при помощи компьютера. Описи, заполненные ручкой, должны быть оформлены аккуратно, без помарок и исправлений. Исправления производятся с разрешения всех членов комиссии под их роспись и аккуратно перечеркивая и записывая правильные данные сверху. В описи не должно оставаться пустых строк, а если в конце страницы остаются не заполненные строчки, то их прочеркивают.

Одной описи и инвентаризации для принятия имущества не достаточно. Прием материальных ценностей при поступлении на работу производится путем составления акта. Законодательством не установлено типовой формы акта, поэтому составление его проходит произвольно с соблюдением некоторых требований, а именно:

  1. в акте отражается перечень принимаемого имущества подробно, включая ценовые и физические характеристики МЦ}
  2. перечень составляют согласно ведомостям инвентаризации}
  3. указывается дата проводимой приемки-передачи ценностей}
  4. акт подписывают обе стороны}
  5. следует заверить данный документ у главного бухгалтера и у руководителя структурного подразделения.

После того, как все документы должным образом оформлены и подписаны, сдающий МЦ работник может быть освобожден с должности или переведен на другую работу, в соответствии с его пожеланиями. Данная процедура проводится, когда еще прежний работник считается материально-ответственным лицом, чтобы в случае недостачи, урегулировать проблему на месте. Возмещение ущерба, причиненного работников из-за небрежности, невнимания в работе карается взысканием, которое не должно превышать среднемесячной заработной платы. В случае, если ущерб значительно выше, тогда предприятие вправе передать дело в суд для взыскания в судебном порядке.
Возмещение ущерба работниками в размере, не превышающем среднего месячного заработка, производится по приказу (распоряжению) собственника или уполномоченного им органа

Решаем проблемы с материальной ответственностью работников

Публикация

Для того чтобы взыскать с материально ответственного лица причиненный по его вине ущерб, необходимо помимо заключения дог вора о полной материальной ответственности правильно оформить приемку-передачу материальных ценностей. Например, при приеме на материально ответственную работу письменно зафиксировать, какое имущество и другие ценности сотруднику вверяются. А при его уходе в отпуск или при ином длительном отсутствии на рабочем месте, переводе на другую должность или увольнении — сверить их наличие с данными бухгалтерского учета. В противном случае доказать, что недостача или порча имущества произошла по вине этого сотрудника, будет проблематично.
Итак, давайте посмотрим, как же следует оформить приемку-передачу материальных ценностей.
Порядок проведения инвентаризации
Для начала необходимо провести инвентаризацию. Следует помнить, что при смене материально ответственных лиц, даже если материальная ответственность возлагается на другое лицо временно (например, на время очередного отпуска), проведение инвентаризации обязательно1.
Инвентаризация, как правило, проводится в соответствии с внутренними документами организации, которые разрабатываются на основе Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств2. Для проведения этой процедуры в организации должна быть создана комиссия, персональный состав которой назначается приказом (по унифицированной форме № ИНВ-223). В приказе указываются также даты начала проведения инвентаризации и ее окончания После подписания указанный документ нужно зарегистрировать в журнале контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (унифицированная форма № ИНВ-233) и ознакомить с ними всех заинтересованных лиц.
При проведении инвентаризации важно помнить следующее:
— до ее начала материально ответственные лица должны дать расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию (или переданы комиссии) и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход4;
— проверка фактического наличия имущества должна проводиться при обязательном участии материально ответственных лиц;
— в проведении инвентаризации должны участвовать все члены комиссии. Отсутствие хотя бы одного из них послужит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными;
— инвентаризация должна осуществляться на день приемки-передачи дел.
Документы по результатам проведения инвентаризации оформляются по унифицированным формам5. Так, например, данные проверок фиксируются в описи и акте по соответствующим формам № ИНВ-3 и ИНВ-4. Если данные описи и акта отличаются от данных бухгалтерского учета, составляется сличительная ведомость по форме № ИНВ-2б. Документы, составленные по результатам инвентаризации, должны быть подписаны всеми членами комиссии и материально ответственными лицами.
Цитируем закон
Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.
Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.
Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.
На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записан¬ных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны.
Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильныхзаписей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.
В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.
На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.
Пункт 2.9 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49
Оформляем приемку-передачу материальных ценностей
Согласно пункту 2.10 Методических указаний, при проведении инвентаризации в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество должен расписаться в описи в получении, а сдавший — в сдаче этого имущества. Однако следует отметить, что для полного завершения процедуры приемки-передачи этого недостаточно. При смене материально ответственных лиц (например, при переводе материально ответственного лица на другую должность или увольнении) кроме материалов обязательной инвентаризации должен быть оформлен также акт6.
Унифицированной формы акта приемки-передачи не имеется. Поэтому он составляется в произвольной форме, но с соблюдением следующих требований. В акте рекомендуется отражать наименование передаваемого имущества (материальных ценностей) с указанием по каждой позиции: единицы измерения; цены за единицу продукции; количества передаваемого имущества и на какую сумму (стоимость). Следует иметь в виду, что для заполнения этих данных могут использоваться результаты инвентаризации. В обязательном порядке в акте должна быть указана дата совершения приемки-передачи материальных ценностей. И по завершении процедуры приемки-передачи акт должен быть заверен подписями сторон (с расшифровкой Ф.И.О. и должностей).
Указанный документ, согласно приказу Минфина № 119н, должен быть завизирован главным бухгалтером (или уполномоченным им лицом) и утвержден руководителем организации, а по складам и другим местам хранения — руководителем соответствующего структурного подразделения. То есть данные, указанные в акте, должны быть еще раз сверены с данными инвентаризации и бухгалтерского учета. После чего работник, сдавший материальные ценности, освобождается от занимаемой должности (оформляется перевод на другую должность или увольнение), а с новым материально ответственным лицом заключается договор о полной материальной ответственности.
Обращаем ваше внимание, что процедуру приемки-передачи необходимо завершить до даты увольнения материально ответственного лица или перевода его на другую должность, с тем чтобы в случае выявления недостачи урегулировать разногласия на месте (запросить письменные объяснения; в случае отказа или уклонения работника от дачи объяснений — составить соответствующий акт и т. п.).
Определяем размер ущерба
В случае выявления недостачи (или порчи имущества) размер ущерба определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба. Но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета (с учетом износа этого имущества) (ст. 246 ТК РФ).
Пример
В ходе инвентаризации была выявлена недостача 2 новых телефонных аппаратов. Закупочная цена каждого из них составляла 5000 руб. А ры­ночная цена на момент причинения ущерба — 6300 руб. Кладовщик по данному факту в письменных объяснениях признал, что утрата произошла по его вине (два месяца назад он забыл закрыть складское помещение, в котором хранились телефонные аппараты). И добровольно согласился возместить причиненный ущерб, который составил 12600 руб.
При этом обращаем ваше внимание, что при взыскании ущерба в размере рыночной стоимости важно, чтобы у вас было докумен­тальное подтверждение этой суммы (на случай трудового спора). Для этого составьте бухгалтерскую справку. Например, на основе прайс-листов торговых организаций. Либо запросите заключение по аналогичному виду имущества у независимого оценщика.
Комментарий адвоката
Олег Попутаровский, адвокат, партнер юридической компании ООО «Джи Эс Эль – Право»
Как известно, если будет обнаружен материальный вред, работодатель вправе
взыскать его с виновного работника. Од­нако если причинитель вреда не признает себя виновным и отказывается возмещать его в добровольном порядке7, работодатель вправе потребовать возврата прямого дей­ствительного ущерба через суд8. При этом важно, чтобы ущерб, на который обращает­ся взыскание, был подтвержден материала­ми инвентаризации. К исковому заявлению следует приложить трудовой договор; при­каз о приеме на работу; должностную инс­трукцию (при наличии); договор о полной материальной ответственности. Кроме того, в суд необходимо представить документы, свидетельствующий о том, что в организации были созданы надлежащие условия для хра­нения указанных материальных ценностей, и письменные объяснения работника. Если работник отказался от дачи письменных объ­яснений по факту недостачи — подтвердите это соответствующим актом. Но самое глав­ное — необходимо располагать доказатель­ствами вины работника в причинении ущер­ба. В противном случае суд может отказать в возмещении вреда. Либо (в зависимости от степени и формы вины) снизить размер ущерба, подлежащего взысканию.
1Пункт 2 ст. 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-Ф3 «О бухгалтерском учете».
2Утверждены приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 (далее — Методические указания)
3Утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88
4Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.
5Утвержденным постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88
6Пункт 258 Методических указаний по бухгалтерскому учету производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. №2 119н (далее приказ Минфина № 119н).
7При условии, что сумма ущерба превышает среднемесячный заработок работника.
8Статьи 248, 392 ТК РФ

Автор статьи: Вера Култышкина, юрист, эксперт журнала «Кадровое дело»

>Формы документов по учету товарно-материальных ценностей в местах хранения